IT-Infrastruktur

Gewerkschaft macht’s jetzt mit Microsoft

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Verbesserte Arbeitsprozesse

„Dank verbesserter Funktionen und der neuen Oberfläche arbeiten unsere Mitarbeiter effizienter als zuvor.“ Als Beispiel nennt Schäfer die einfachere Bedienung der Pivot-Tabellen in Microsoft Excel 2007, welche die Mitarbeiter vor allem bei Tarifberechnungen, Gehältertabellen und in der Buchhaltung einsetzen. „Die neue Benutzeroberfläche unterstützt unseren Arbeitsfluss besser, da sie die richtigen Tools genau dann anzeigt, wenn unsere Mitarbeiter sie etwa beim Formatieren von Dokumenten benötigen“, so Schäfer. Neu ist die Multifunktionsleiste, die die alten Menüs und Symbolleisten ersetzt. Sie sammelt die Befehle auf verschiedenen Registerkarten, welche die Features aufgabenorientiert zusammenfassen.

Mit Office 2007 ist es über ein Add-in sehr einfach, Dateien im PDF-Format zu speichern. „Vorher war dazu eine Prozedur mit mehreren Arbeitsschritten und zusätzlicher Software notwendig. Jetzt genügt ein Mausklick, und wir erhalten ein PDF-Dokument“, sagt Schäfer. Da Verdi ausschließlich den Versand von PDF-Dokumenten an externe Stellen erlaubt, gewinnen die Mitarbeiter viel Zeit.

Um seine Mitarbeiter auf das neue Office-System vorzubereiten, veranstaltete Verdi Roadshows und bot bis zu drei Tage Schulung an. „Der Aufwand hat sich gelohnt. Unsere Mitarbeiter sind jetzt viel produktiver, zugleich akzeptieren sie Office 2007 in hohem Maße“, berichtet Schäfer.

Effiziente Zusammenarbeit

Da viele Mitarbeiter aus der Ferne auf ihre in der Bundesverwaltung in Berlin abgelegten eMails zugreifen, ist eine schnelle Netzwerkverbindung wichtig. Weil Outlook 2007 einen optimierten Cache für das Zwischenspeichern von Daten besitzt, reduziert sich das Datenvolumen während der Synchronisation deutlich.

Eine weitere Option ist Outlook Web Access. Damit können Gewerkschafter via Webbrowser über jeden beliebigen Computer mit Internetanschluss die Verbindung zu ihrem eMail-System herstellen.

Die Mitarbeiter sind oft in verteilten Projektteams oder Arbeitsgruppen tätig. Daher nutzt Verdi Microsoft Office SharePoint Server 2007, um Dokumente zentral abzulegen und gemeinsam zu bearbeiten. „Dank der integrierten Workflowdienste sind wir in der Lage, die Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten direkt und schnell aus Word 2007 zu starten und zu verwalten“, erklärt Schäfer. Office SharePoint Server 2007 ermöglicht es auch, Projekte zu dokumentieren, und er unterstützt die Kommunikation der Projektmitarbeiter mit Wikis, Blogs und Foren.

Mit der Entscheidung für Office 2007 sowie die anderen Produkte der Microsoft-Plattform ist Schäfer zufrieden. „Wir haben all unsere Ziele erreicht. Die homogenen Systeme laufen stabil und schnell, die Administration hat sich erheblich vereinfacht, und wir haben Remote-Zugriff auf alle Rechner. Außerdem sind unsere IT-Kosten gesunken.“ So benötigt Verdi für die Verwaltung und den Betrieb seiner IT-Infrastruktur weniger externe Dienstleister als früher.

Die Gewerkschaft evaluiert derzeit den Einsatz des Microsoft Office Communications Server 2007. Dieser kombiniert softwarebasierendes VoIP, Präsenzinformationen und Instant Messaging. So können Mitarbeiter beispielsweise erkennen, ob der gewünschte Gesprächspartner gerade erreichbar ist oder ob es besser ist, ihm eine eMail oder eine SMS zu schicken.

Office Communications Server 2007 ermöglicht auch Webkonferenzen. Die Gewerkschaft erhofft sich dadurch eine effizientere Kommunikation zwischen den einzelnen Standorten.

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