Gastkommentar zur Verwaltungsmodernisierung Fax abschaffen? Herr Digitalminister, wir müssen reden

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In einem Interview erklärte Digitalminister Karsten Wildberger kürzlich selbstbewusst: „Wenn ich ein Faxgerät sehe, fliegt es raus.“ Ein markiger Satz, der Schlagzeilen macht und der bei vielen wohl das Bild vom verstaubten Gerät in einer Amtsstube wachruft. Doch so eingängig diese Botschaft klingt, so sehr verkennt sie die Realität in der öffentlichen Verwaltung. Digitalisierung ist mehr als nur die Ablösung von Altsystemen.

Wer glaubt, mit dem Entfernen des Faxgeräts die Verwaltung zu modernisieren, verwechselt Symbolpolitik mit echtem Fortschritt. Das Problem liegt nicht im Medium, sondern in den Prozessen. Fakt ist: In Deutschland versenden und empfangen Behörden, Jobcenter, Krankenhäuser, Krankenkassen, Gerichte und andere öffentliche Einrichtungen täglich Millionen Faxe. Fax hat sich dort gehalten, weil es sicher, nachvollziehbar, interoperabel und rechtlich belastbar ist.

Gerade in sensiblen Verwaltungsprozessen – etwa bei Anträgen auf Bürgergeld, im Austausch zwischen Sozial- und Gesundheitsämtern oder bei der Übermittlung medizinischer Dokumente – braucht es verlässliche Kommunikation, die auch dann funktioniert, wenn IT-Systeme nicht kompatibel sind. Diese Realität zu ignorieren, hieße, die Infrastruktur abzuschneiden, bevor reibungslos funktionierende Alternativen bereitstehen.

Aus der Cloud statt auf Thermopapier

Quietschende Faxgeräte und Thermopapierrollen sind längst Geschichte. Moderne Faxkommunikation ist digital, wird in der Cloud betrieben und erfüllt höchste Sicherheits- und Datenschutzstandards. In Deutschland werden die meisten Fax-Dokumente automatisiert aus betrieblichen Anwendungssystemen wie SAP, elektronischen Aktenlösungen oder branchenspezifischen Verwaltungssystemen verschickt.

Im Gegensatz zur E-Mail-Kommunikation werden Fax-Dokumente dabei nicht auf Zwischenservern gespeichert, sondern von Punkt zu Punkt übertragen. Dabei wird neben dem erfolgreichen Versand auch die vollständige Übermittlung der Informationen seitenweise bestätigt. Das ist gerade in der Verwaltung und im Gesundheitswesen entscheidend, wenn Patientendaten, Gerichtsbeschlüsse oder vertragsrelevante Unterlagen zuverlässig und nachweisbar ankommen müssen. Retarus beispielsweise verarbeitet täglich rund zwei Millionen Faxe – DSGVO-konform, auditfähig und verteilt über hochverfügbare Rechenzentren.

Sicher und ohne Einstiegshürden

Fax ist niedrigschwellig und Teil eines ausgewogenen Kommunikationsmixes. Es erfordert keine teuren Endgeräte, keine permanente Internetverbindung und umgeht einige der größten Einfallstore für Cyberangriffe – etwa Phishing-Mails und Ransomware. Für eine Kreisverwaltung, ein Gesundheitsamt oder einen kleinen Träger im Sozialbereich kann Fax der schnellste und sicherste Weg sein, ein Dokument zuzustellen, ohne dass neue Hardware beschafft, Software verteilt oder die Belegschaft geschult werden muss. Denn da das digitale Fax auf offenen, lizenzfreien Standards basiert, ist es universell zugänglich. Proprietäre Lösungen hingegen verursachen oft Lizenzkosten, erfordern auf Endgeräten spezielle Software oder Cloud-Dienste und beschränken den Austausch auf geschlossene Nutzergruppen.

Zudem ist das Fax besonders robust: Es funktioniert auch dann, wenn Internetverbindungen instabil sind oder Systeme nicht miteinander kompatibel sind. Für Menschen, die keine komplexen digitalen Identitäten oder Portallösungen nutzen, bleibt es ein direkter Draht zur Verwaltung – egal ob vom Homeoffice, aus einer Arztpraxis oder vom Rathaus.

Digitaler Pragmatismus statt Ideologie

Die eigentliche Aufgabe bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen besteht darin, funktionierende Kommunikationswege intelligent in durchgängig digitale Prozesse zu überführen. Cloud-Fax ist kein Anachronismus, sondern ein verlässlicher Baustein moderner Verwaltungsarbeit. Andere Länder verfolgen hier eine Politik der kleinen Schritte: Sie sichern bestehende Verfahren und ergänzen schrittweise digitale Alternativen, die sie erst dann ersetzen, wenn sie flächendeckend und stabil funktionieren.

In Deutschland werden dagegen oft große Pakete geschnürt: ambitioniert in der Ankündigung, zäh in der Umsetzung. Während über föderale Identitätslösungen, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder Big-Bang-Reformen debattiert wird, geraten pragmatische Brücken wie das digitale Fax aus dem Blick. Wer sie vorschnell abbricht, riskiert nicht nur Prozessunterbrechungen, sondern auch zusätzlichen Druck auf ohnehin stark belastete Verwaltungs- und Gesundheitssysteme.

Cloud Fax ist digital, sicher, skalierbar und auch ohne milliardenschwere Migrationsprojekte sofort einsatzbereit. Es lässt sich nahtlos in Workflows, moderne Arbeitsplätze und Compliance-Strukturen integrieren. Geeignete Anbieter haben idealerweise ihren Sitz in Europa und verarbeiten dort auch alle Daten. Die Devise für die öffentliche Beschaffung sollte daher lauten: „Buy local“.

Die digitale Zukunft gewinnt man nicht, indem man Kanäle abschafft, die Millionen Menschen und Organisationen zuverlässig verbinden. Man gewinnt sie, indem man alle funktionierenden Werkzeuge nutzt, modernisiert und intelligent vernetzt.

Kolumne

Drucken: leider geil!

Ministerium statt Museum

Noch Hunderte Faxgeräte in hessischer Landesverwaltung

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