„Ein Bild sagt mehr als tausend Folien“

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Neben allgemeinen Vorteilen wie Effizienz und mehr Wirtschaftlichkeit – was bringt Prozessmanagement konkret?

Oldenburg: Auf jeden Fall viele Aha-Momente! Nein, im Ernst: die Transparenz über den Ablauf, die Prozessbeteiligten und ihre Rollen sowie die klaren Abgrenzungen gegenüber anderen Prozessen ist ein echter Gewinn und Basis für konkrete Verbesserungen: Viele Behörden organisieren damit die Umsetzung von flexibleren Arbeitsmodellen und Telearbeit.

Vertretungen können so effizient übernommen werden, weil die Vertreter von transparenten Aufgaben und Informationen profitieren.

Auch die schon erwähnte Erfüllung der gesetzlichen Pflichten sowie der Anforderungen der Rechnungshöfe sind ganz konkrete Vorteile. Und die Vorbereitung von IT-Projekten natürlich, die damit reibungsloser und schneller verlaufen.

Würden Sie empfehlen, externe Berater hinzuzuziehen?

Oldenburg: Nicht unbedingt, das ist abhängig vom Reifegrad des Prozessmanagements in der Verwaltung. Werden die Methoden bereits angewendet, und ist die Prozess-Sicht etabliert? Dann braucht es keine Externen mehr. Wir unterstützen Behörden auch dabei, selbstständig zu arbeiten und zukünftig auch ohne externe Beratung erfolgreich die Methoden und Vorgehensweisen anzuwenden. So haben wir zum Beispiel ein Prozessmanagement-Team an der Vietnamese-German-University ausgebildet.

Abgesehen davon können Dritte mit dem Blick von außen aber auch neue Impulse geben und einen anderen Hebel nutzen als die Mitarbeiter: Weil sie explizit beauftragt sind, Veränderungen herbeizuführen, fällt es ihnen oft leichter als internen Mitarbeitern.

Stichwort Veränderung: Betrifft das Prozessmanagement nur organisatorische Strukturen oder auch die IT?

Oldenburg: Zunächst sind erstmal die organisatorischen Veränderungen unser Thema – ganz unabhängig davon, ob dann auch IT zum Einsatz kommt. Wo Abläufe effizienter und schlanker gestaltet werden, ist das heutzutage allerdings fast immer auch mit IT-Unterstützung verbunden. Das ist dann aber ein anderes Projekt, für das wir die Prozessmodelle in BPMN 2.0 nutzen: Die Modelle werden dann direkt in die Software eingegeben.

Mir ist vor allem der Unterstützungs-Charakter der Arbeit wichtig: Die Arbeitsprozesse verändern sich in der modernen Welt, und Prozessmanagement unterstützt die Menschen dahinter, diese Veränderungen mitzumachen – und mehr noch: diese selber zu bestimmen. Mit Prozessmanagement strukturiere ich die Veränderungen und sorge im besten Fall dafür, überanspruchte Mitarbeiter zu entlasten und die Prozesse so zu gestalten, dass sowohl die einzelnen Beteiligten hinterher zufriedener sind als auch die Einrichtung als ganze profitiert.

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