„Ein Bild sagt mehr als tausend Folien“

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Und wie geht man dann vor?

Im Gespräch: Linda Oldenburg, Senior-Beraterin und Prozessmanagerin bei der MACH AG

Oldenburg: Je nachdem, wie komplex und umfangreich der Prozess ist, wird zunächst eine Prozesslandkarte für den Gesamtprozess erstellt. Dann gucken wir, wie man den sinnvoll aufteilt und bei welchen Teilprozessen man ansetzt. Für so genannte „Quick Wins“ sucht man sich etwas Greifbares heraus, ein Problem, für das man eine relativ schnell umsetzbare ­Lösung erarbeiten kann. Die schnellen Ergebnisse helfen auch, die Akzeptanz für diese Methode zu schaffen – gerade, wenn sie noch nicht so etabliert ist.

Gibt sich die Öffentliche Verwaltung hinsichtlich dieser ­Methode eher offen oder zurückhaltend?

Oldenburg: Ganz unterschiedlich. Bundesverwaltungen sind tendenziell am weitesten mit dem Thema, aber viele haben noch „Luft nach oben“. Insgesamt sind die Verantwortlichen in den Projekten aber aufgeschlossen, zumal der Nutzen sehr schnell und sehr plastisch deutlich wird: Ein Prozess-Bild sagt mehr als 1.000 Powerpoint-Folien!­ Allein schon die gewonnene Transparenz ist viel wert – noch bevor IT ins Spiel kommt.

Dabei darf man aber nicht vergessen, dass Veränderungen, die das Prozessmanagement ja meistens bedeuten, auch Furcht einflößen oder diejenigen unsicher macht, die von den Veränderungen betroffen sind. Die Skepsis sollte man unbedingt ernst nehmen und gucken, was dahinter steckt, wenn Mitarbeiter sagen: „Bunte Bildchen hin- und herschieben, das bringt doch nichts“.

„Die Mitarbeiter mitnehmen“ ist mittlerweile ja fast ein Gemeinplatz. Wie sieht das konkret aus?

Oldenburg: Alle, die am Prozess beteiligt sind, sollten immer wieder zu persönlichen Gesprächen eingeladen werden und das Erarbeitete überprüfen: Ist der Ist-­Prozess richtig dargestellt, läuft er tatsächlich so ab? Und macht der Soll-Prozess aus ihrer Perspektive Sinn, ist er logisch, und ist es realistisch und effizient, ihn so umzusetzen? Ihre Anmerkungen und Korrekturen sind einerseits immens wichtig für gute Ergebnisse, andererseits werden die Mitarbeiter sich so auch in der zukünftigen Vorgehensweise wiederfinden und die Veränderung eher mittragen.

Das Interview geht auf der nächsten Seite weiter.

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