gesponsertRekordverdächtige Verwaltungsarbeit mit ELO eRecords Effiziente elektronische Aktenführung für Behörden und Verwaltungen mit einer innovativen Lösung

In der heutigen digitalen Ära ist die effiziente Verwaltung von Dokumenten und Akten für Behörden und Verwaltungen unerlässlich. Die Lösung ELO eRecords für elektronische Aktenführung des Stuttgarter Softwareherstellers für Enterprise-Content-Management (ECM) ELO Digital Office bietet eine umfassende und benutzerfreundliche Plattform, die speziell auf die Bedürfnisse des öffentlichen Sektors zugeschnitten ist.

Die traditionelle Papierakte hat in immer mehr Städten, Gemeinden und Verwaltungen in Deutschland ausgedient. Viele von Ihnen arbeiten täglich mit ELO und vertrauen auf die digitale Vorgangsbearbeitung und die E-Akte des ECM-Herstellers. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Elektronische Aktenführung ermöglicht eine rechtssichere, transparente und effiziente Verwaltung von Daten, alle relevanten Dokumente werden strukturiert an einem Ort abgelegt. Dies spart nicht nur Zeit, sondern bietet den Mitarbeitern auch neue Freiheiten: Sie können auch ortsungebunden arbeiten und sind jederzeit gegenüber den Bürgern auskunftsfähig – ohne, dass Sicherheitsaspekte leiden. Alle rechtlichen Vorschriften zur Datenhaltung und -aufbewahrung werden selbstverständlich eingehalten.

Aber die E-Akte von ELO bringt nicht nur Sicherheit und moderne Arbeitsweisen mit sich, sie bringt auch Struktur und Transparenz in Ihre Verwaltungsprozesse. So werden Routineaufgaben automatisiert, wodurch wertvolle Zeit gespart wird. Jeder Vorgang wird zudem nachvollziehbar dokumentiert, was rechtliche Sicherheit gewährleistet und die Einhaltung zentraler Vorschriften sowie Anforderungen gemäß des E-Government-Gesetzes (EgovG) und des Onlinezugangsgesetzes (OZG) sicherstellt.

Vorteile für Ihre Verwaltung

Die ELO E-Akte integriert sich optimal in vorhandene Aktenstrukturen und die jeweilige Arbeitsumgebung. Anwender haben damit die Möglichkeit, elektronische Akten nach bekannter Systematik zu bearbeiten und so alle Vorteile digitaler Arbeitsweisen zu nutzen. Dafür stehen unterschiedliche Vorlagen zur Verfügung, etwa Best-Practices für Posteingangsszenarien, Vertrauensdienste oder projektbezogene E-Zusammenarbeit. So bleiben Vorgänge übersichtlich, Fristen immer im Blick, neue Mitarbeiter finden sich schnell zurecht und werden schneller produktiv. Dies führt zu maßgeblichen Zeitersparnissen und einer höheren Zufriedenheit sowohl bei Mitarbeitenden als auch bei Bürgern. Zudem lässt sich die E-Akte von ELO schnell und einfach erweitern, ob um Personalakten, Besuchermanagement oder um eine Lösung für digitales Sitzungsmanagement.

Sitzungsmanagement als sinnvolle Erweiterung

Vorstands-, Rats- oder Gremiensitzungen sind nicht vergleichbar mit „gewöhnlichen“ Meetings auf Abteilungs- oder Teamebene. Die Vorbereitung ist zeitintensiv, komplex und an zahlreiche Vorgaben gebunden. Daher hat ELO Digital Office mit ELO Meeting Premium das Komplettpaket für die Planung, Durchführung und Nachbereitung solch formeller Sitzungen entwickelt. Speziell abgestimmte Tools und Funktionen helfen dabei, Sitzungen gut vorzubereiten und den strukturierten sowie übersichtlichen Ablauf zu gewährleisten. Hierbei werden rechtliche Vorgaben jederzeit eingehalten, bekannte Strukturen aus der bisherigen Sitzungsorganisation übernommen und digital abgebildet. ELO Meeting Premium passt sich durch Customizing individuell an Verwaltungsbedürfnisse an. Mit einer Jahreskalenderfunktion können Termine langfristig geplant, Einladungen sowie Erinnerungen automatisiert verschickt und die Agenda gemeinsam mit allen Teilnehmern erstellt werden. Während der Sitzung erfolgt die Protokollierung direkt im Tool, wodurch die Erstellung von Protokollen auf Knopfdruck funktioniert. Darüber hinaus können während einer Sitzung Abstimmungen durchgeführt und die Ergebnisse festgehalten werden.

Eine übersichtliche Sitzungs-App sorgt dafür, dass die Teilnehmer immer im Bilde sind – egal ob im Büro, von unterwegs oder im Homeoffice. Auch die Sitzungsmappen sind überall verfügbar, fassen die zentralen Unterlagen digital zusammen und stellen diese dann den Teilnehmern bereit.

Im Zusammenspiel mit der Business Solution ELO eRecords spielt ELO Meeting Premium seine Stärken voll aus: Medienbrüche werden damit vermieden und Papierberge reduziert – für eine zukunftssichere digitale Verwaltung.

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