Digitale Akten bei der Ausländerbehörde der Stadtverwaltung Freiburg

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Inventur

Zum Transport haben die Mitarbeiter der Stadt Freiburg die Akten in verschließ- und verplombbare, bruchsichere und rollbare Datenschutzcontainer verpackt und dabei in einer Lieferliste festgehalten, welche Akten die Reise an den Hauptsitz von Tropper in Leverkusen antraten. Hierbei dienten der Name, Vorname und das Geburtsdatum als Indexkriterien. Da zum Projektstart der komplette Aktenbestand inventarisiert wurde, konnte zu jeder Zeit ein Abgleich erfolgen, welche Akten bereits digitalisiert worden waren und welche noch fehlten.

Digitalisierung

Tropper holte die Akten in insgesamt acht Chargen alle zwei Wochen aus Freiburg ab. Die Dokumente wurden doppelseitig mit einer Auflösung von 300 dpi digitalisiert und in schwarz-weiße PDF-Dateien gewandelt. Über einen intelligenten Algorithmus wurden während des Scannens leere Rückseiten automatisiert erkannt und aussortiert. Damit die Mitarbeiter schneller auf die Informationen zugreifen können, wurden zusätzlich die Dokumente per OCR mit einer Volltextsuchmöglichkeit ausgestattet.

Nach erfolgreicher Digitalisierung wurden die PDF-Dateien mitsamt den dazugehörigen Indexdaten täglich der KIVBF als XML-Datei über eine sichere Austauschplattform zum Download zur Verfügung gestellt, die diese in das Dokumenten-Management-System enaio® importiert hat, welches über eine Schnittstelle an das landeseinheitliche Dialogverfahren für Ausländer „LaDiVA“ angebunden ist.

LaDiVA umfasst sämtliche automatisierbare Bearbeitungsvorgänge der Ausländerbehörde und unterstützt somit die Mitarbeiter bei der Erledigung ihrer Verwaltungsaufgaben. „Wenn eine Akte, die zur Fallbearbeitung notwendig war, sich gerade in Leverkusen befand, haben die Sachbearbeiter kurzerhand unseren zuständigen Mitarbeiter von Tropper kontaktiert“, sagt Diane Walter, zuständige Abteilungsleiterin der Ausländerbehörde. „Daraufhin wurde diese vorgezogen und stand am nächsten Tag im System zur Verfügung.“

Fazit

Ende Mai waren alle Akten digitalisiert. Somit kann die Abteilung für Ausländer- und Staatsangehörigkeitsrecht mehr oder weniger papierlos umziehen. Die Mitarbeiter freuen sich nicht nur über mehr Platz, sondern vor allen Dingen über optimierte Abläufe. „Früher mussten die Kollegen bei der Bearbeitung erst einmal die dazugehörige Akte suchen. Im Idealfall war sie im eigenen Büro aufzufinden, andernfalls lag sie aber auch an einem anderen Ort“, so Margarete Höfflin-Stöhr, Koordinatorin Publikumsteam der Abteilung Ausländerrecht. „Heute loggen sie sich in LaDiVA ein und rufen dann die erforderlichen Akten per Tastendruck auf.“

Auch die Vorbehalte einiger Mitarbeiter, die Fallbearbeitung papierlos vorzunehmen, waren schnell vom Tisch. Denn die erstellten PDF-Dateien sind von hoher Qualität, so dass sie gut zu handhaben sind.

Außerdem wird der Zugriff auf die Unterlagen z.B. mittels Volltextsuche beschleunigt. Insgesamt können sich die Mitarbeiter jetzt intensiver um die Angelegenheiten ihrer Kunden kümmern und die Terminvorbereitung erfolgt ohne die vorherige zum Teil zeitaufwändige Aktensuche. Auch im Vertretungsfall oder für schnelle Auskünfte stehen die Daten unmittelbar zur Verfügung. Zudem müssen die Unterlagen für die täglichen Termine nicht mehr am Arbeitsplatz gestapelt werden.

Tastendruck für mehr Bürgerservice

Ein weiterer Vorteil: In der Ausländerbehörde gibt es einen Serviceschalter mit hohem Kundenaufkommen zur Übernahme schnell zu bearbeitender Prozesse und zum Managen von Eilfällen ohne Termin. Während die Sachbearbeiter früher erst die Akten suchen mussten, wenn der Kunde vor Ihnen stand, reicht heute ein Tastendruck und die erforderlichen Informationen bzw. Unterlagen stehen sofort zur Verfügung.

„Das verkürzt natürlich den Zeitaufwand erheblich, so dass mehr Kunden im Front Office Bereich bedient werden können“, sagt Frau Walter. Ein weiterer Mehrwert besteht darin, dass auf die Akten von Familienverbänden, bei denen einzelne Personen oft unterschiedliche Nachnamen haben, sofort zugegriffen werden kann. In dem vorherigen Organisationskonzept waren diese alphabetisch nach Nachnamen sortiert und somit an unterschiedlichen Stellen abgelegt.

Die digitalen Akten wirken sich darüber hinaus positiv bei der behördenübergreifenden Kommunikation aus. Für Rechtsanwälte, Polizeibehörden und Gerichte können die Akten oder Aktenauszüge in wenigen Arbeitsschritten aufbereitet und elektronisch versendet werden. Wechselt ein Ausländer mit befristetem Aufenthaltstitel den Wohnort, wird die Akte an die zuständige Behörde weitergeleitet. Dabei spart der datenschutzkonforme Versand von PDF-Dateien über die Virtuelle Poststelle (VPS) erheblich Zeit und Papier.

Noch sind die Akten unter datenschutzrechtlichen Aspekten bei Tropper in Leverkusen eingelagert. Sobald die Stadt Freiburg die Freigabe erteilt, werden sie über einen zertifizierten Entsorgungsfachbetrieb vernichtet nach DIN 66399 – Sicherheitsstufe 4, die für Datenträger mit besonders sensiblen und vertraulichen Daten empfohlen wird.

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