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gesponsertEmbedded Documents von enaio® Die Revolution der PDF-Bearbeitung

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Gesponsert von

OPTIMAL SYSTEMS GmbH

In der heutigen digital geprägten Arbeitswelt sind PDFs allgegenwärtig und für die plattformübergreifende Dokumentation und Langzeitarchivierung unverzichtbar.

(© istock_embedded documents)
(© istock_embedded documents)

Jedoch scheitert die Arbeit mit ihnen oft an der Herausforderung, sie effizient zu bearbeiten und zu kommentieren. Das Embedded Documents-Feature von enaio® erleichtert die Arbeit, indem es schnellen mobilen Zugriff und Bearbeitung ohne lästiges Herunter- und Wiederhochladen von Dateien bietet. Es spart Zeit und minimiert Fehler, da die aktuellste Version eines Dokuments stets im Dokumentenmanagementsystem (DMS) verfügbar ist.

Transformation der PDF-Interaktion in einer papierlosen Welt

Benutzer*innen stehen oft vor dem Problem, dass sie PDFs nicht kommentieren oder bearbeiten können, weil sie keine Lizenzen für spezielle Bearbeitungssoftware wie Adobe Acrobat Pro oder PDF XChange Editor besitzen. Die Erweiterung Embedded Documents umgeht dieses Hindernis, indem sie die Kommentarfunktion direkt in das DMS integriert, so dass Benutzer*innen PDFs innerhalb des DMS bearbeiten können, ohne zusätzliche Software zu benötigen oder die gewohnte DMS-Umgebung zu verlassen.

Praktische Anwendungen und Vorteile

  • Korrektur gescannter Dokumente: Benutzer*innen können gescannte Seiten einfach anpassen – drehen, sortieren oder zuschneiden – direkt in ihrem DMS-Client.
  • Remote-Bearbeitung von PDFs: Besonders vorteilhaft für mobiles Arbeiten, gewährt es Benutzer*innen, Kommentare oder sensible Informationen zu bearbeiten und umgeht so die Einschränkungen von Desktop-only-Lizenzen.
  • Kostengünstige Lösung: Statt in teure Lizenzen oder umfangreiche Schulungen für Spezialsoftware zu investieren, bietet diese Funktion eine einfache, intuitive Bearbeitung direkt im DMS.

Fazit: Eine kosteneffektive, benutzerfreundliche Lösung

Das intuitive Design vereinfacht den Anmerkungsprozess, spart Zeit und reduziert den Bedarf an speziellem Wissen oder Software. enaio® bietet somit nicht nur eine verlässliche DMS-Lösung, sondern erweitert das Benutzererlebnis mit Funktionen wie Embedded Documents erheblich. „Mit Embedded Documents ermöglichen wir eine einfache PDF-Bearbeitung direkt im DMS. Unsere Kunden und Kundinnen sparen dadurch wertvolle Zeit und Ressourcen. Unser Ziel ist es, das Dokumentenmanagement intuitiv und effizient zu gestalten, damit sich die Teams auf das Wesentliche konzentrieren können", erklärt Björn Wittneben, Bereichsleiter Vertrieb bei OPTIMAL SYSTEMS Hannover.

Die Funktionen in einem Blick:

  • Lock/Unlock: Sichert Dokumente während der Bearbeitung.
  • Schwärzen: Entfernt sensible Daten unwiderruflich.
  • Seitenbearbeitung: Drehen, Verschieben und Löschen von Seiten.
  • Einfügen: Fügt Stempel, Häkchen oder Aufkleber hinzu.
  • Kommentieren: Ermöglicht das Einfügen von Anmerkungen.
  • Formen: Bietet Standardformen wie Kreise, Linien und Pfeile.

Weitere Informationen

Informieren Sie sich jetzt über das Embedded Documents-Feature.

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