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Die Mitarbeiter begeistern

Fort- und Weiterbildungen zu digitalen Themen sind demnach ein erfolgskritischer Baustein. Denn Digitalisierung beginnt in den Köpfen der Mitarbeiter und deshalb brauchen diese die nötige Einstellung und das Wissen, um die Digitalisierung selbst vorantreiben zu können. Sowohl das Angebot an Fort- und Weiterbildungen als auch die Teilnahmequote sind laut Umfrage jedoch noch ausbaufähig. Über die Hälfte der Mitarbeiter nimmt das Schulungsangebot nicht regelmäßig wahr. So lässt sich Digitalwissen nur schwer auf- und ausbauen und nachhaltig in der Organisation verankern. Es sollte daher aktiver gefördert werden.

Generell sollten die Verantwortlichen alle Mitarbeiter in die Digitalisierung einbinden, zum Beispiel, indem sie ihnen die Verantwortung für ein bestimmtes Thema übertragen. Das stärkt die behördliche Zusammenarbeit. Eine weitere Idee wäre die Einführung eines Ideen- und Innovationsmanagements, um aktiv Ideen oder Innovationen zur weiteren Professionalisierung im Hinblick auf die Automatisierung und voranschreitende Digitalisierung zu sammeln.

Für die digitale Zukunft von Verwaltungen und Behörden ist außerdem noch ein ganz anderer Aspekt von großer Bedeutung. Sie müssen sich als attraktiver Arbeitsplatz für junge Nachwuchstalente positionieren. Aktuell ist die Situation problematisch: Über 80 Prozent der Befragten gaben in der Studie an, dass sie erhebliche Schwierigkeiten haben, jüngere Arbeitnehmer zu gewinnen. Doch gerade diese jungen Mitarbeiter werden als Katalysator für die digitale Entwicklung der öffentlichen Verwaltung angesehen und dringend gebraucht. Dafür müssen eine attraktive Arbeitgebermarke und ein professionelles Personalmarketing aufgebaut werden. Ebenso sollte eine Strategie erarbeitet werden, um die oft „angestaubten“ Berufsbilder in der Verwaltung attraktiver zu machen. Diese müsste zum Beispiel auf die Verbesserung individueller Entwicklungsmöglichkeiten und gleichzeitige Erhöhung der Digitalkompetenz ausgerichtet sein.

Den Kunden in den Fokus rücken

Strukturen und Prozesse müssen sich nicht nur intern verändern, auch nach außen – in der direkten Kommunikation mit den Bürgern – gibt es Verbesserungsbedarf: Die Schnittstelle zum Kunden sollte in den Fokus rücken. Denn über 90 Prozent der Befragten erhalten Beschwerden über kundenunfreundliche Prozesse. Zwar haben sich während der Pandemie neue Möglichkeiten eröffnet: Gesundheitsämter haben zum Beispiel die Vergabe von Impfterminen digitalisiert und automatisiert, aber die Mängel des Systems sind trotzdem allzu deutlich und bestehen weiter.

Gut die Hälfte der angestoßenen Initiativen zur Digitalisierung hat zwar einen „externen“ beziehungsweise Kundenfokus, das die Verbesserung der Schnittstelle zu den Bürgern priorisiert wird, ist dennoch nicht klar erkennbar: Knapp 70 Prozent sprechen sich für die weitere Professionalisierung der IT aus, um dieses Problem zu lösen. Das führt allerdings zu einem höheren Bedarf an Unterstützung durch externe IT-Dienstleister. Aufwendige Ausschreibungsprozesse erschweren beziehungsweise verlangsamen jedoch häufig wichtige Projekte. Das muss sich dringend ändern, denn ohne die richtigen Partner sind Behörden auf sich allein gestellt und kommen bei der Digitalisierung nicht schnell genug voran.

Die Möglichkeit zur Direktvergabe von Projekten, verbunden mit der Erhöhung der jeweiligen Schwellenwerte zur direkten Vergabe – wie aktuell im Rahmen der Pandemie punktuell geschehen – sind ein erster Schritt in die richtige Richtung. Auch ein „Abspecken“ bei den geforderten Referenz-Anforderungen, sodass innovative Beratungs- und Serviceanbieter zum Zuge kommen können, wäre sehr hilfreich, um die gezielte Unterstützung zu Themen und Fragestellungen der Digitalisierung zu beschleunigen.

An die Zukunft denken

Der Grundgedanke des OZG ist, dass bei der digitalen Transformation und der Umsetzung keine Verwaltung auf sich allein gestellt sein sollte. Wichtig ist, dass deutschlandweit ein gemeinsames Verständnis der Bedeutung von Digitalisierung vorherrscht und gemeinsam an der Umsetzung gearbeitet wird. Das wäre auch ein starker Standpunkt nach außen für die Bürger. Was jede Behörde oder Verwaltung für sich selbst tun kann, ist eine gute Führungspersönlichkeit für diese Aufgabe zu bestimmen.

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