Erkenntnisse aus dem Scheitern des OZG 1.0 Das OZG 2.0 – ein Schritt in die richtige Richtung?

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In sieben Jahren wurde nur knapp ein Drittel der Leistungen, die das erste Onlinezugangsgesetz, also das OZG 1.0 versprach, tatsächlich umgesetzt. Das OZG 2.0 nimmt einen neuen Anlauf – mit einem Ansatz, der weitaus vielversprechender zu sein scheint.

Die Erwartungen waren groß, das Ergebnis ist ernüchternd: Von den vorgesehenen Online-Leistungen des OZG 1.0 sind auch eineinhalb Jahre nach der Deadline Ende 2023 kaum mehr als ein Drittel umgesetzt, und Besserung ist nicht in Sicht. Bei diesem Tempo würden bis zur vollständigen Umsetzung noch Jahre vergehen, falls dieses Ziel überhaupt je erreicht wird. Angesichts dieser Lage drängt sich die grundsätzliche Frage nach den Ursachen dieses Scheiterns auf – nicht um vermeintliche Schuldige zu finden, sondern um die wichtigsten strukturellen Probleme als Ansatzpunkte für einen Neuanfang zu identifizieren.

Mit so einfachen Erklärungen wie der Schuldzuweisung an die IT-Verantwortlichen ist es dabei nicht mehr getan. Sie mussten und müssen nur ausbaden, was anderswo unterschätzt oder vernachlässigt wurde. Beispielsweise die nicht gerade neue Erkenntnis, dass die Digitalisierung schlechter analoger Prozesse bestenfalls nur eines hervorbringt – schlechte digitale Prozesse. Und auch bei den problematischen rechtlichen Rahmenbedingungen war und ist die IT außen vor. Hinzu kommen überkomplexe Gesetze mit einer Flut von Ausnahmen und Einzelfallregelungen.

Das wohl größte Manko ist selbst bei den bislang erfolgreich eingeführten 1.0-Leistungen nicht gelöst: Was nützt die Frontend-Digitalisierung über teure Online-Portale, wenn bei der internen Bearbeitung anschließend immer noch papierne Formulare ausgefüllt, Aktenordner expediert und Faxe verschickt werden müssen? Digitales Frontend plus analoges Backend? Das passt nicht zusammen. Für das OZG-Änderungsgesetz sind die primären Problemfelder also klar.

Das OZG 2.0 packt an den richtigen Stellen an

Die erfreuliche Nachricht ist, dass diese Schwachstellen im Vorfeld offensichtlich erkannt und angegangen wurden. Aber was ändert sich nun mit dem OZG 2.0? Die beiden wichtigsten Stichworte sind die Ende-zu-Ende-Digitalisierung und die Anpassung der rechtlichen Rahmenbedingungen.

Kompromiss von Bund und Ländern erzielt

Der Weg für das OZG-Änderungsgesetz ist frei

Der wohl schwierigste Punkt bei der rechtlichen Sicherheit ist das Thema Identifizierung und Authentifizierung. Das OZG 2.0 sieht die verbindliche Abschaffung der Papierform vor. Aus Prozesssicht mag das ein logischer Schritt sein, aus juristischer Sicht ist die digitale Signatur aber durchaus problematisch. Denn sie gilt ja nicht nur für den finalen Bescheid, sondern auch für jede interne Weitergabe während der Bearbeitung. Dort aber ist die Abschaffung der Schriftform für Zwischenschritte in vielen internen Verwaltungsvorschriften ein Problem, das erst noch gelöst werden muss. Erst dann kann digital und ohne Medienbrüche gearbeitet werden. Der Weg dorthin ist aber bereits vorgezeichnet.

Dieser Schritt wiederum ist die Voraussetzung dafür, dass die zweite elementare Verbesserung umgesetzt werden kann, nämlich die datengetriebene Automatisierung. Bei den Daten haben es Behörden in der Regel mit zwei Arten zu tun: erstens mit Prozess- oder Ablaufdaten und zweitens mit Stammdaten. Letztere liegen immer noch häufig auf Legacy-Systemen, vom Mainframe bis zu Client-Server-Installationen, die alles andere als agil sind, aber dennoch für die Fallbearbeitung mit den Ablaufdaten zusammengeführt werden müssen. Dafür ist es möglich, entweder Data Warehouses oder eine Datenvirtualisierungsschicht einzusetzen.

Data Warehouses werden typischerweise durch ETL-Prozesse (extrahieren-transformieren-laden) gefüllt, die eine entsprechende Vorlaufzeit benötigen. Bei der Datenvirtualisierung wird dagegen direkt auf die Quelldaten zugegriffen. Das bringt häufig Geschwindigkeitsvorteile und reduziert die Systemlast und Speicherkosten, kann aber je nach Systemlandschaft auch zu unliebsamen Verzögerungen führen, wenn keine entsprechend agilen Compute- oder Storage-Ressourcen zur Verfügung stehen. Ihr Einsatz muss also im Einzelfall geprüft werden.

Auf der Prozessebene wiederum werden die typischen Maßnahmen im Rahmen von Workflow-Automatisierung und Process Mining durchlaufen – von der Messung der Durchlaufzeiten (Discovery) über die Identifizierung der Abweichungen und Schwachstellen (Conformance) bis zur Restrukturierung und Optimierung der Prozesskette (Enhancement).

OZG 2.0 und Künstliche Intelligenz

Auf dieser Basis können dann die Maßnahmen zur weitergehenden Workflow-Automatisierung greifen. Dabei kommt dann auch Künstliche Intelligenz auf allen Ebenen ins Spiel. Analytische KI kann beispielsweise dafür eingesetzt werden, Altlasten zu identifizieren, Widersprüche zu entdecken oder überflüssige Bearbeitungsschritte sichtbar zu machen. Generative KI dagegen ist unter anderem in der Lage, Vorschriften zu recherchieren oder große Dokumentenbestände zu durchforsten und daraus Zusammenfassungen zu erstellen, die eine schnellere und einfachere Bearbeitung ermöglichen. Sie kann sowohl bei der Automatisierung manueller Prozessschritte und wissensbasierter Tätigkeiten als auch bei der Prozessoptimierung selbst hilfreich sein.

Das ist aber erst der Anfang, die Möglichkeiten der Unterstützung durch KI sind noch nicht annähernd ausgereizt. Gerade bei der angesprochenen Ende-zu-Ende-Automatisierung interner Vorgänge und Prozesse wird KI analytisch, prädiktiv und generativ als Komplexitätsreduzierer und Problemlöser eine tragende Rolle spielen. Sie unterstützt bei der Recherche, der Abstimmung, der Automatisierung, der Entscheidungsfindung sowie der Kommunikation mit den Antragstellern – und beschleunigt so die Bearbeitungszeiten. Das OZG 2.0 bietet dafür endlich die passende Grundlage.

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