Das müssen Behörden beim Outsourcing beachten

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Besonderheiten bei der Öffentlichen Verwaltung

Auf der anderen Seite haben die spezifischen Gegebenheiten der Öffentlichen Verwaltung häufig eine nachteilige Auswirkung auf die Kosten des Outsourcings. So können Einsparpotenziale, zum Beispiel bei Personal- oder Raumkosten, häufig aufgrund von bestehenden vertraglichen Regelungen wie dem Beamtenrecht oder sonstigen Gegebenheiten (zum Beispiel könnte eine Behörde ihren Sitz in einem denkmalgeschützten Schloss haben, bei dem freiwerdende Räumlichkeiten nicht anderweitig genutzt werden können) nicht oder nur teilweise realisiert werden.

Des Weiteren ist der Grad der Einflussmöglichkeiten des öffentlichen Auftraggebers gegenüber dem (privaten) Auftragnehmer zu betrachten. Durch vertragliche Regelungen sowie durch Auswahl eines geeigneten Outsourcing-Partners lassen sich die Qualität der Leistungen, die Einflussnahme durch den Auftraggeber sowie die Überwachung und Bewertung der Leistungen in einer für beide Vertragsparteien erfolgreichen Konstellation bestimmen. Detaillierte Service Level Agreements sorgen für Klarheit über Pflichten, Rechte und Preise. Ein kontinuierliches Controlling sorgt für Klarheit über die erzielten Vorteile und Kosteneinsparungen.

Für eine zeitnahe Leistungsüberwachung können zum Beispiel regelmäßige Performance-Berichte des Providers die öffentliche Einrichtung über Aktivitäten und Qualität innerhalb der ausgelagerten Aufgaben und Funktionen informieren. Diese Berichte beschreiben für beide Seiten den Zielerreichungsgrad und dokumentieren die angestrebte Verbesserung der ausgelagerten Prozesse. Letztlich kann sogar die Bezahlung des Providers in Abhängigkeit von Qualität und Zielerreichungsgrad erfolgen. In einem gemeinsamen regelmäßig tagenden Überwachungsteam können außerdem alle weiteren wichtigen Angelegenheiten besprochen werden.

Der Outsourcing-Prozess

Die vorgestellten Entscheidungskriterien zur Beurteilung der Erfolgsaussichten des Auslagerns sind Bestandteil eines typischen Outsourcing-Prozesses. Bei diesem lassen sich unterschiedliche Phasen (siehe Grafik) unterscheiden.

In der Vorbereitungsphase werden in Form einer ersten Grobanalyse bestehende Aufgaben und Funktionen evaluiert, die Kernkompetenzen der öffentlichen Einrichtung identifiziert, ein strategischer Plan erstellt, Outsourcing-Möglichkeiten analysiert sowie eine geeignete Auslagerungsmethode entwickelt.

In der Providerauswahlphase werden Erfolgsfaktoren und Entscheidungskriterien definiert, die interne Projektorganisation gebildet sowie der Outsourcing-Partner ausgewählt. In der sich anschließenden Verhandlungsphase werden die Interessen und die daraus resultierenden Optionen der Partner offengelegt und optimiert. Die Bildung von Projektteams für den Übergang von Aufgaben, Funktionen und Personal, die Entwicklung eines Organisationskonzeptes sowie die Installierung der Kooperationsbeziehungen Outsourcing ist eine strategische Entscheidung und begründet eine längerfristige Partnerschaft. Bei der Auswahl des Dienstleisters kommt es nicht unbedingt darauf an, dass der Anbieter eine möglichst breite Palette an Leistungen abdeckt, sondern dass auf Basis einer sorgfältigen Analyse und Beratung ein kundenspezifisches Lösungspaket im Detail konzipiert werden kann. Für die Wahl eines geeigneten Outsourcing-Partners können die folgenden Fragestellungen als eine Art Checkliste herangezogen werden:

• Verfügt der Auftragnehmer über ausreichendes Know-how?
• Hat der Auftragnehmer bezüglich der auszulagernden Leistung und Funktionen hinreichende Erfahrungen und kann er daher die gewünschte Qualität garantieren?
• Ist das Angebot hinsichtlich Konzeption, Flexibilität, Leistungsumfang etc. überzeugend?
• Sind die personellen und technischen Ressourcen ausreichend (auch auf längere Sicht)?
• Kann der Auftragnehmer auf zukünftige Schwankungen des Leistungsumfangs angemessen reagieren?
• Ist der Auftragnehmer in der Lage, mittelfristig sinkende Kosten zu garantieren?
• Passen die Strategien des Anbieters grundsätzlich zu denen des Nachfragers?

Im Outsourcing sind darüber hinaus weiche Faktoren wie Vertrauen und gute Kommunikation mindestens ebenso erfolgsentscheidend wie die „hard facts“ Preis, Service oder Vertrag. Dies ergab eine aktuelle Studie der auf Outsourcing spezialisierten Unternehmensberatung microfin und der Universität Frankfurt.

Eines der wichtigsten Ergebnisse: Gegenseitiges Vertrauen und Verständnis sind das A und O für den Outsourcing-Erfolg.

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