Das müssen Behörden beim Outsourcing beachten

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Ist eine sinnvolle Trennung von Teilaufgaben überhaupt möglich?

Die Besonderheiten liegen hier vor allem auf der rechtlichen und arbeitsrechtlichen Seite. Vor der Entscheidung zum Outsourcing sollten die Verwaltungen deshalb zuerst eine Bestandsaufnahme machen: Welche Aufgaben werden aktuell erbracht, welche sind vom Gesetzgeber vorgeschrieben? Sind erst einmal Outsourcing-Kandidaten identifiziert, sollte über den Umfang des Outsourcings nachgedacht werden. Dabei ist die Frage zu stellen, ob die gesamte Aufgabe oder nur ein Teil ausgelagert werden soll.

Hier ist eine genaue Betrachtung notwendig, denn es kann im Einzelfall besser sein, gleich ein ganzes Funktions- oder Service-Bündel an eine Fremdfirma zu übergeben (Grund: Attraktivität des Service-Bündels am Dienstleistermarkt), wohingegen in anderen Fällen die Abgabe einzelner Funktionen ratsamer ist. Entscheidend ist in diesem Zusammenhang, ob überhaupt eine sinnvolle Trennung von Teilaufgaben möglich ist oder ob bei einer Teilung bestehende Synergiepotenziale zunichte gemacht werden.

Auch die Bedürfnisse der bisherigen – unter Umständen von dem Anbieter zu übernehmenden – Mitarbeiter der Öffentlichen Einrichtung sind bei Outsourcing-Überlegungen grundsätzlich besonders zu würdigen, denn hierbei handelt es sich um ein sensibles Thema, das für den Erfolg der Auslagerung entscheidend ist. Im Übrigen ist nach Erfahrungen der microfin – im Gegensatz zur gewerkschaftlich häufig aufgestellten Behauptung – Outsourcing kein „Jobkiller“. Vielmehr ist es in der Regel so, dass Mitarbeiter beim zukünftigen Dienstleister bessere und nachhaltigere Perspektiven vorfinden.

Kosten- und Effizienzaspekte

Die im Rahmen der ersten Outsourcing-Analyse festgelegten Ziele betreffen fast immer auch Kostenaspekte. In diesem Zusammenhang sollte die Frage gestellt werden, ob Aufgaben durch Outsourcing effizienter erfüllt werden können. Dafür müssen sowohl die monetären als auch nicht-monetären (qualitativen) Vorteile eines Outsourcing den hierfür anfallenden Kosten gegenübergestellt werden.

Die angestrebten Vorteile des Outsourcing umfassen regelmäßig wirtschaftliche Aspekte (wie die Einsparung von Hardware-, Software-, Personal- und Raumkosten oder die Vermeidung von materiellen Investitionen), organisatorische Aspekte (Lösung von Kompetenzproblemen zwischen einzelnen Einheiten, zum Beispiel bei IuK, Beseitigung „lästiger“ Funktionen, etwa Buchhaltung), personelle Aspekte (unzureichende Qualifikation und Fähigkeiten bei den vorhandenen Mitarbeitern) und strategische Aspekte wie die Reduzierung von Unsicherheiten, Verbesserung der Qualität der Leistungen durch Zugriff auf anerkannte Experten, Anpassung an schnelle Veränderungen, Reaktion auf stark schwankende Nachfrage.

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