gesponsertElektronische Aktenführung Das Amt Dänischenhagen setzt auf Expertise von Prosoz

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PROSOZ Herten GmbH

Mit Einführung der E-Akte soll eine funktionale und zukunftssichere Lösung im Sinne der Ende-zu-Ende-Digitalisierung im Amt Dänischenhagen umgesetzt werden.

Die Einführung einer einheitlichen und revisionssicheren digitalen ­Aktenführung über alle Bereiche und Ämter ist in den meisten Kommunalverwaltungen inzwischen ein wesentlicher Meilenstein innerhalb der Verwaltungsdigitalisierung. So auch im Amt Dänischenhagen. Die noch immer häufig vorherrschende Verwendung von Papierakten oder digitalen ­Insellösungen wurde bereits vor längerer Zeit als Hindernis für eine effiziente digitale Verwaltungsarbeit identifiziert, so Björn Petersen, Büroleiter Dänischenhagen und Auftraggeber des Projektes „E-Akte“.

Diese Arbeitsweise steht u. a. im Widerspruch zur zunehmenden Nutzung digitaler Kommunikationswege, behindert die Home-­Office-Fähigkeit und die medienbruchfreie Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes. Doch wie ging es nach dieser Erkenntnis in Dänischenhagen weiter?

Die Verwaltung entschied sich zunächst, nach erster Beratung durch Prosoz, auch die nächsten Schritte gemeinsam mit Prosoz zu gehen und so bei der Formulierung einer öffentlichen Ausschreibung im Rahmen eines Vergabeverfahrens für das Projekt „Einführung einer E-Akte“ auf die jahrelange Erfahrung der Berater*innen aus dem kommunalen Umfeld zu setzen.

Kern der Beratung war die fachliche und technische Expertise bei allen Fragen rund um die E-Akte, das digitale Ratsinformationssystem und das Scannen des Aktenbestands.

Für eine erfolgreiche Projektdurchführung samt technischer und fachlicher Vorbereitungen, Beschaffung und Start des Einführungsprojektes, wurden außerdem wesentliche Grundlagen des Projektmanagements vermittelt, sodass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis der vor ihnen liegenden Aufgaben hatten.

Die W-Fragen

Bevor es jedoch konkret an die Ausschreibung gehen konnte, musste die wichtigste Frage, nach dem „Warum?“, geklärt werden.

Grundsätzlich beantworten weder technische Möglichkeiten noch gesetzliche Anforderungen diese Frage ausreichend. Erst wenn der Verwaltung klar ist, welcher Nutzen für ihre Mitarbeitenden, genau wie Bürgerinnen und Bürger mit der Einführung einer E-Akte eigentlich mittel- bis langfristig realisiert werden soll, können klare Anforderungen definiert werden.

Ist das Warum verstanden, sind für den Projekterfolg weitere W-Fragen zu beantworten. So auch im Amt Dänischenhagen:

Wer? Die Aufgaben wurden gemeinsam abgestimmt und mit klaren Zuständigkeiten versehen.

Was? Es wurden Projektaufträge definiert, in denen die Erwartungshaltungen abgeglichen wurden.

Wann? Ein Zeitplan gibt Orientierung für das Gesamtprojekt.

Nach Klärung aller o. g. Fragen konnten, in gemeinsamen Workshops mit allen Bereichen der Verwaltung, die individuellen Anforderungen und Schwerpunkte des Amts Dänischenhagen für das Projekt „E-Akte“ identifiziert werden. Im Fokus stand eine funktionale und zukunftssichere Lösung im Sinne einer Ende-zu-Ende-Digitalisierung. Daher wurde gerade die Integration von Fachverfahren ­betont, die maßgeblich für eine ­Medienbruchfreiheit in der täglichen Arbeit ist. Wo immer möglich, sollten dazu bestehende Schnittstellen oder zentral bereitgestellte Lösungen von Land oder Bund genutzt werden. Zusammen mit technischen Anforderungen, die sich aus einem gewünschten Betrieb des Systems auf der hauseigenen IT ergaben, wurden diese in einen Anforderungskatalog überführt, der für die fachliche Wertung genutzt wurde.

Björn Petersen betont als Auftraggeber nach Abschluss des Vergabeverfahrens zufrieden: „Mit Hilfe von Prosoz waren wir in der Lage, unsere Anforderungen zu erkennen und am Ende im Ausschreibungsprozess eine fundierte Entscheidung für unsere neue E-Akte zu treffen.“

Ein ähnliches Vorgehen wurde für die Ausschreibung eines neuen ­Ratsinformationssystems gewählt. Hier konnten mit Hilfe einer Umfrage die Bedarfe der Kommunalpolitik als Grundlage für den Anforderungskatalog genutzt werden.

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