gesponsertGovernikus-Lösungen für die „besonderen Postfächer“ Austausch mit der Justiz so ­einfach wie eine E-Mail

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Governikus GmbH & Co. KG

Digitale Kommunikation mit der Justiz ist nicht neu: Die in der Justiz etablierte EGVP-Infrastruktur wurde bereits 2004 eingeführt und wird seither kontinuierlich ausgeweitet und weiterentwickelt.

Behörden, Körperschaften oder Anstalten des öffentlichen Rechts sind dazu verpflichtet, einen sicheren Übermittlungsweg für die ­Zustellung (den Empfang) von und die Übermittlung elektronischer Dokumente an die Gerichte zu ­eröffnen. Die EGVP-Infrastruktur kann aber auch zur Kommunikation mit der Verwaltung und anderen Teilnehmenden des EGVPs verwendet werden.

Diese Verpflichtung gilt auch für gesetzliche Krankenkassen, kassenärztliche Vereinigungen und öffentlich-rechtliche Krankenhäuser. Für privatrechtliche Versicherungen gibt es ebensolche Verpflichtungen: Seit dem 1. Januar 2024 sind auch alle anderen an einem Prozess beteiligten Personen, Vereinigungen und Organisationen, bei denen von einer erhöhten Zuverlässigkeit ausgegangen ­werden kann, zur Teilnahme am Elektronischen Rechtsverkehr ­verpflichtet.

Die gesetzliche Regelung umfasst unter bestimmten Voraussetzungen auch privatrechtliche Einrichtungen sowie Betreuer:innen und bevollmächtigte Personen.

Darüber hinaus ist die Nutzung eines sicheren elektronischen Kommunikationsweges nicht nur aus Gründen des Datenschutzes im ­Gesundheitsbereich unabdingbar: Sie ist ein wesentlicher Baustein bei der Umstellung von analoger auf digitale Datenhaltung.

Für den Versand sensibler Daten, wie er im Gesundheitsbereich regelmäßig erfolgt, sollte nach der Empfehlung des BfDI (Bundesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationssicherheit) das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) genutzt werden.

Die „Rollen“ der EVGP-Kommunikation

Eine Besonderheit der EVGP-Kommunikation ist die Existenz verschiedener „Rollen“ für unterschiedliche Nutzer:innengruppen. Die Rollen sind mit einer bestimmten Postfachart verbunden, deren Nutzung jeweils eine eigene technische Lösung erfordert.

Für die Nutzung im Gesundheitswesen sind dies das besondere ­elektronische Behördenpostfach (beBPo), das Organisationen des öffentlichen Rechts vorbehalten ist, und das besondere elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO), zur Anwendung durch Bürger:innen und Organisationen.

Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass ein eBO zur eBO-Kommunikation nur eingeschränkt möglich ist. Während das beBPo uneingeschränkt mit sämtlichen Rollen kommunizieren kann.

Lösungen für die EGVP-Kommunikation im Überblick

Für die Kommunikation mit der Justiz und der Verwaltung stellt Governikus verschiedene Lösungen zur Verfügung. Welche Lösung für Anwender:innen die richtige bzw. optimale ist, hängt von mehreren Faktoren ab:

• Die Rolle in der EGVP-Kommunikation:
  Behörden, Körperschaften oder Anstalten des öffentlichen Rechts sind kraft Rechtsform berechtigt, ein beBPo zu nutzen, haben aber alternativ oder zusätzlich die Möglichkeit ein eBO einzurichten. Privatrechtlich organisierte Unternehmen bzw. Privatpersonen können (nur) das eBO nutzen.

• Anforderungen an die Lösung:
  Die intensive Nutzung der EGVP-­Kommunikation mit vielen Anwender:innen erfordert eine komfortabel zu bedienende „E-Mail“-Lösung oder eine Direkt­anbindung an die vorhandenen IT-Systeme über XTA2. Diese kann durch Einsatz des Governikus MultiMessengers (GMM) in Eigenbetrieb oder als Software as a Service-Lösung erfolgen.

• Technische und fachliche Rahmenbedingungen:
  Für den Eigenbetrieb des GMM sind sehr hohe Anforderungen (auch organisatorisch, personell) zu erfüllen. Der Betrieb als Software as a Service kann hier eine gute Alternative sein.

Auswahl der geeigneten Lösung

• Durch die Governikus as a Service­ Lösungen werden die EGVP- (eBO- oder beBPo) Nachrichten als E-Mails an ein „öffentliches“ Postfach zugestellt, sodass die Nachrichten wie jede andere E-Mail verarbeitet und gesendet werden können. Zum Senden können mehrere separate (E-Mail-)Postfächer verwendet ­werden, für die unabhängige Berechtigungen vergeben werden können. Zur Lösung gehört auch ein Adressverzeichnis (Live-Abfrage) und ein Tool zur Erstellung von elektronischen Empfangsbekenntnissen (eEBs) und XJustiz-Strukturdatensätzen (für den Verkehr mit Gerichten).
  Technische Voraussetzung ist ein eigener E-Mail- oder Proxy-­Server (zum Aufbau eines VPN-Tunnels).

• GMM on prem: Der Governikus MultiMessenger (GMM) ist ein Multikanal-Enterprise-System. Es ist in der Lage, zwischen sämtlichen gesetzlich vorgesehenen Kommunikationskanälen auf der einen Seite und E-Mail oder XTA2 auf der anderen Seite „zu übersetzen“. Der Funktionsumfang geht also deutlich über die reine Justizkommunikation hinaus. Es ist aufwändig und damit kostenintensiv in der Pflege und erfordert entsprechende Expertise. Der Einsatz wäre erst bei einer sehr hohen Anzahl von Nutzer:innen, Nachrichten und Postfächern und darüber hinaus bei einer Nutzung auch außerhalb der Justizkommunikation sinnvoll.
  Der Betrieb liegt in der Verantwortung der nutzenden Stelle.

• COM Vibilia (je nach Ausprägung eBO; beBPo) – Clientsoftware: Die Kommunikation mit dem Vibilia ist dem analogen Postverkehr nachempfunden. Es kann nur eine Person zur selben Zeit am System angemeldet sein. Die abgeholte Nachricht liegt auf dem „Schreibtisch“ des/der Nutzer:in und ist von dort zu exportieren. Eine automatische ­Virenprüfung findet nicht statt. Die Lösung eignet sich für einen kleines Nutzerkreis mit geringem Nachrichtenaufkommen. Die technischen Anforderungen sind gering. In der Variante COM Vibilia beBPo Edition ist sie für bezugsberechtigte Stellen kosten­frei.

Einfach und sicher: eBO aaS und beBPo aaS

Zur einfachen Einführung und sicheren Nutzung der besonderen Postfächer bietet Governikus sowohl das eBO als auch das beBPo als Software as a Service Lösungen an. Den Service kennzeichnen eine sehr einfache Handhabung und geringer Aufwand auf Seiten der Anwender:innen. Grundlage des Serviceangebots sind dabei ausschließlich von Governikus entwickelte, etablierte und vielfach eingesetzte Softwareprodukte (für den OSCI-gestützten elektronischen Rechtsverkehr durch die Justiz ­registrierte Drittprodukte).

Der komplette Service basiert auf dem Produkt des IT-Planungsrats „Anwendung Governikus MultiMessenger (GMM)“. Er steuert die Kommunikation von und mit den beteiligten Stellen zentral, führt Zertifikats- und Viren-Prüfungen durch, protokolliert diese und überführt die auf dem EGVP-System basierenden Nachrichten in die vorhandene E-Mail-Infrastruktur. Die Anbindung eines besonderen Postfachs erfolgt unter Nutzung des bestehenden E-Mail-Servers, sodass Mitarbeitende für den elektronischen Rechtsverkehr die gewohnte E-Mail-Infrastruktur nutzen können. Sowohl ein- als auch ausgehende Nachrichten können in bzw. mit Microsoft Outlook oder anderen E-Mail-Systemen empfangen und versendet werden. Das elektronische Empfangsbekenntnis kann mit einem komfortablen Client angezeigt, bestätigt und per Drag&Drop via E-Mail an die Justiz zurückgesandt werden.

Durch den zentralen Eingang der Nachrichten und offene Schnittstellen kann die Lösung problemlos in die bestehende IT-Infrastruktur (wie Firewall, Backup-Systeme, Langzeitaufbewahrung, Anbindung von DMS oder Fachverfahren auch über XTA2 möglich) integriert werden. Die Verwaltung der Zertifikate erfolgt durch Governikus, sodass die ununterbrochene Nutzung sichergestellt ist.

Durch die Nutzung etablierter und für den Einsatz im Elektronischen Rechtsverkehr zugelassener Produkte erfüllen eBO aaS und beBPo­ aaS immer die aktuellsten gesetzlichen und fachlichen Anforderungen. Die Basis-Software GMM sowie die zusätzlich im elektronischen Rechtsverkehr benötigten Anwendungen werden von Governikus im Auftrag von Bund und Ländern kontinuierlich gepflegt und weiterentwickelt. Neue Funktionalitäten stehen automatisch im Rahmen von eBO bzw. beBPo as a Service zur Verfügung.

Sichere ­Langzeitaufbewahrung

Akteure des Gesundheitswesens sind per Gesetz zur Aufbewahrung unterschiedlichster Dokumente für diverse Zeiträume verpflichtet. Governikus bietet hierfür ein beweis­werterhaltendes System an, das z. B. an ein bestehendes Doku­mentenmanagementsystem angebunden werden kann.

Ein sog. TR-ESOR-System (Technische Richtlinie BSI TR-03125), wie u. a. auch im Prüfleitfaden für Elektronische Kommunikation und Digitalisierung in der Sozialversicherung empfohlen, ermöglicht ­eine nahezu automatisierte Langzeit-Beweiswerterhaltung der ­Daten. Auch im Kontext des ­elektronischen Rechtsverkehrs kommen Signaturen und Siegel zum Einsatz, die in der Folge über lange Zeiträume prüfbar zu halten sind. Die Software-Lösung ­Governikus DATA Aeonia gewährleistet die langfristige und sichere Aufbewahrung elektronischer ­Dokumente.

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