Intelligentes Travel-Management für Behörden Auf Knopfdruck Dienstreise

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Digitales Reise-Management macht Schluss mit Zettelchaos und einem Blätterwald aus Anträgen und Genehmigungen. Mit hochentwickelter, speziell gesicherter Software sorgt die papierlose Verwaltung auch im Bereich der Sicherheitsbehörden und Politik für schnellere Workarounds und einen Abbau der Bürokratie.

Die nächste große Konferenz steht vor der Tür oder wichtige Gespräche im Ausland werfen ihre Schatten voraus: Dienstreisen sind ein wichtiger Bestandteil der Arbeit im politischen Umfeld, aber auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Sicherheitsbehörden und Forschungseinrichtungen sind im Rahmen ihrer Tätigkeit regelmäßig unterwegs. Eng damit verbunden war – und ist zum Teil immer noch – ein erheblicher bürokratischer Aufwand, der langwierige Prozesse aus Anträgen, Genehmigungen, Buchungen und Endabrechnungen in Papierform und in mehrfacher Ausführung umfasste.

Die gute Nachricht: Die Digitalisierung hat mit intelligenten Travel-Management-Lösungen bereits Abhilfe geschaffen. Die noch bessere: Mit der Weiterentwicklung von Technologien und Lösungen wird die Software nicht nur fit für das ultramobile Arbeiten mit Smartphone oder Tablet, sondern erleichtert mit smarten Prozessen und einem hohen Sicherheitsniveau den Alltag und die Abwicklung von Dienstreisen zukünftig so effektiv wie noch nie.

Grund genug, die leistungsstarken Software-Allrounder einmal genauer unter die Lupe zu nehmen, denn ein Blick unter die Haube der Travel-Management-Systeme zeigt schnell, welche komplexen Aufgaben sie in sich vereinen. Neben der Beantragung und Buchung von Reisemitteln verarbeiten sie Kreditkartenabrechnungen, berücksichtigen die Haushaltsüberwachung, legen elektronische Akten an oder stellen Schnittstellen zu Fremdsystemen bereit. Doch damit nicht genug: Neben den eigentlichen Dienstreisen verwalten sie auch das Trennungsgeld, wenn Beschäftigte also beispielsweise von Berlin nach Brüssel versetzt werden, sowie das Umzugskostenmanagement. Aufgaben, die im Bereich der kritischen Infrastrukturen nicht nur ein besonderes Sicherheitsniveau erfordern, sondern auch fundierte rechtliche Kenntnisse voraussetzen. Welche Anforderungen müssen also Anwendungen und Anbieter erfüllen, um Dienstreisenden und Verwaltungsapparaten durch effiziente Workflows das Leben zu erleichtern – und damit letztlich auch Kosten zu sparen?

Zwischen Gesetzen, Sicherheit und Usability

Die Kenntnis der durchaus umfangreichen Rechtslage bildet eine der tragenden Säulen, um komplexe Anwendungen mit fachspezifischen Workflows zu programmieren. Nur mit dem Know-how über Gesetzestexte wie das Bundesreisekostengesetz, die Trennungsgeldverordnung, die Auslandsumzugskostenverordnung, das Besoldungsrecht oder die Bundeshaushaltsordnung lassen sich die richtigen Prozesse abbilden.

Stolpersteine und Ausnahmen gibt es genug: So gilt für Minister und Staatssekretäre beispielsweise die Abrechnungsart von 1980, während alle anderen Mitarbeitenden unter das neue Bundesreisekostengesetz fallen. Für die Software bedeutet das, alle Vorschriften und Gesetze in der Logik zu verankern und je nach Rolle den richtigen Workflow anzubieten. Vergleichbar mit dem Gesundheitswesen müssen Anbieter vor dem Hintergrund der sich ständig wechselnden rechtlichen Lage ein hohes Maß an Agilität beweisen, denn auch kurzfristige Änderungen muss die Anwendung zeitnah umsetzen können – etwa bei der Änderung des Trennungsgeldes. Durch einfaches Customizing auf Kundenseite ist eine solche Flexibilität nicht realisierbar, nur Fachpersonal, agile Software und ein tiefgehendes Verständnis über die Prozesse auf Anbieterseite kann diese Anforderungen gewährleisten.

Als zweite Säule leistungsfähiger Travel-Management-Lösungen steht die eigentliche Programmierung im Fokus, die stark von Sicherheitsüberlegungen und Freigaben durch das BSI geprägt ist. Eine Besonderheit dabei: Anwendungen dürfen mit Stand April 2024 nicht über die Cloud angeboten werden. Der Teufel steckt im Detail, in diesem Fall in der noch nicht existierenden Bundes-Cloud. Nach Fertigstellung des neuen Rechenzentrums des ITZBund und der Vergabe des Großauftrags an Ionos zum Aufbau einer entsprechenden Cloud-Infrastruktur könnte diese Hürde allerdings genommen werden.

Aber auch außerhalb der Cloud gelten hohe Anforderungen: So muss die vom BSI freigegebene Software in der Lage sein, reine HTML-Workflows bereitzustellen, Schnittstellen zu Drittsystemen wie Bund OBE, xRechnungsportal, MACH M1 oder der Bahn-Booking-Engine enthalten und je nach Einsatzgebiet unterschiedliche Geheimhaltungsstufen aufweisen – bis hin zu VS-NfD (Verschlusssache – Nur für den Dienstgebrauch). Die Notwendigkeit, Anwendungen für das ultramobile Arbeiten, also auf Smartphones oder Tablets, zu konzipieren, hat neue Fragen aufgeworfen, die führende Anbieter mit innovativen Technologien bereits beantwortet haben. Im Mittelpunkt stehen dabei Container-Lösungen, die auf dem Endgerät einen besonders geschützten Bereich schaffen, auf den weder neugierige Apps noch Unbefugte Zugriff haben. Laufen Travel-Management-Applikationen über diese Container, können alle Sicherheitsanforderungen immer und überall eingehalten werden – selbst Konzepte wie BYOD (Bring Your Own Device), bei denen die Nutzer ihre eigenen Endgeräte auch für dienstliche Zwecke nutzen, wären denkbar.

Die Entwicklung hin zum ortsunabhängigen Arbeiten rückt zudem die responsive Programmierung in den Fokus, die das Design auch für Smartphones und Tablets anpasst. Während der Einsatz von ultramobilen Lösungen in der freien Wirtschaft bereits weit verbreitet ist, unterliegt der behördliche Bereich von Natur aus strengeren Regularien – weshalb auf Seiten der Software-Anbieter bereits in entsprechend sichere Weiterentwicklungen und Anpassungen investiert wurde.

Ein Blick nach vorne

Von der technologischen Seite betrachtet sind Travel-Management-Anwendungen ihrem tatsächlichen Einsatz bei Behörden weit voraus: Cloud, Automatisierung, das Hochladen von Bildern und Belegen oder das direkte Buchen von Dienstreisen durch die Antragsteller über gesicherte Kanäle sind dafür nur einige Beispiele. Auch wenn die Software all diese Aspekte bereits umsetzen kann, ist ihr Einsatz im Alltag aus guten Gründen an die Vorgaben des Gesetzgebers gebunden. Auch hier ist bereits Bewegung im Spiel: Das riesige Potenzial einer zentralen, automatisierten Software-Lösung zeigt sich so beispielsweise bereits in einem neuen Pilotprojekt für Selbstbucher. Nach der erteilten Genehmigung können Antragsteller ihre Dienstreise über die zentrale App selbstständig buchen. Die Software vergleicht dabei Antrag, Genehmigung und Buchung – und kann so sehr viel schneller eine Freigabe erteilen.

Ein Blick in die digitale Glaskugel zeigt, dass diese Entwicklung einen wichtigen und richtigen Schritt darstellt. In der automatisierten Abwicklung von Anträgen und Genehmigungsprozessen liegen enorme Chancen, um den gesamten Bereich des Travel-Managements effizient und kostensparend zu gestalten – Aspekte, die besonders in Zeiten des Fachkräftemangels mit einer großen Entlastung einhergehen und Kosten erheblich senken können.

Effiziente und sichere Organisation von Geschäftsreisen im Verteidigungssektor

Auch für Sicherheitsbehörden wie die Bundespolizei oder die Streitkräfte der Bundeswehr sind effiziente und mobile Travel-Management-Lösungen die Basis für eine nachhaltige und papierlose Verwaltung von Dienstreisen. Besonders bei der Bundeswehr werden mobile Lösungen und der BYOD-Ansatz interessant, da die überwiegende Mehrheit der Soldaten weder über ein Diensthandy noch über einen Dienst-PC verfügt. Technologisch stellen die Anforderungen des Gesetzgebers für etablierte Softwarelösungen keine großen Hürden dar, wenn sie über die Geheimhaltungsstufe VS-NfD verfügen und ihre Architektur von vornherein auf Sicherheit ausgelegt ist. Mit einem aktuellen Personalstamm und einem Hierarchiemodell erkennt das System, welche Benutzer wie abgerechnet werden und welche Berechtigungen erforderlich sind – alles über eine zentrale, sichere Anwendung, die keinen ungewollten Datenabfluss zulässt.

Travel-Management-Lösungen bergen ein enormes Potenzial, das zunehmend genutzt werden kann, wie das Pilotprojekt für Selbstbucher bereits eindrucksvoll zeigt. Anbieter, die sich seit Jahrzehnten auf sichere Anwendungen im Bereich kritischer Infrastrukturen konzentrieren und über umfassendes regulatorisches Know-how verfügen, können Politik, Verwaltung, Sicherheitsorganen und auch Forschungseinrichtungen helfen, Prozesse noch weiter zu verschlanken, Kosten einzusparen und Mitarbeiter zu entlasten.

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