Software AG optimiert Kernprozesse der KV Hessen Auf dem Weg zum digitalen Unternehmen

Als Bindeglied zwischen Politik, Ärzten und Patienten spielen Kassenärztliche Vereinigungen (KV) eine große Rolle für die Qualität und die Verfügbarkeit der ambulanten medizinischen Versorgung in Deutschland. Hier werden die Leistungen der Vertragsärzte abgerechnet, Abrechnungen geprüft und etwaige Widersprüche bearbeitet.

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Eine weitere Aufgabe, die der Gesetzgeber den KVen überträgt, ist die Sicherstellung der ambulanten medizinischen Versorgung. Die KV Hessen hat sich nun das Ziel gesteckt, durch eine umfassende Digitalisierung dieser Aufgaben Arbeitsschritte zu optimieren und mit geringerem Kostenaufwand eine höhere Qualität zu erzielen: Kernprozesse wie die Widerspruchsbearbeitung werden künftig um bis zu 25 Prozent effizienter ablaufen.

Ebenso wichtig wie die so erreichte höhere Effizienz ist die visionäre Vorreiter-Rolle der KV Hessen: Sie demonstriert, wie Behörden sich im Zeitalter der Digitalisierung aufstellen können, um für ihre Mitglieder und Mitarbeiter den größten Nutzen zu erzielen. In einer strategischen Partnerschaft mit der Software AG ist die KV Hessen ihrer Vision eines zukunftsfähigen, digitalen Unternehmens einen großen Schritt näher gekommen.

Die Herausforderung: Heterogen-gewachsene Datenbanken

Bisher mussten die Mitarbeiter der KV Hessen zu jedem zu bearbeitenden Widerspruchsfall Informationen aus bis zu zehn verschiedenen Datenbanken vergleichen, manuell zusammenführen und bearbeiten – ein Vorgang, der viel Zeit in Anspruch nahm. Ursache für diesen aufwändigen Prozess war die fehlende Möglichkeit der horizontalen Skalierung: Aufgrund des interdisziplinären Qualifikationsprofils war es nicht möglich, weitere Mitarbeiter in der Widerspruchsabteilung einzustellen.

Aber auch die vertikale Skalierung – die Optimierung der Durchlaufzeit eines Widerspruches – blieb aufgrund der Vielzahl der Datenbanksysteme und Software-Applikationen problematisch. Für jeden Kernprozess existierten eigene Anwendungen, teilweise selbst entwickelt, zum Teil hinzu gekaufte Applikationen. Diese mussten beispielsweise für den Kernprozesss der Abrechnung in jedem Quartal aufgrund neuer gesetzlicher Regularien modifiziert und angepasst werden – ein Zustand, den die KV Hessen im Frühjahr des vergangen

Alexander Bender, Bereichsleiter Innere Dienste der KV Hessen

Jahres verändern wollte. „Uns war von Anfang an klar, dass eine reine Modernisierung der IT-Infrastruktur zu kurz gegriffen war. Wir wollten einerseits unsere Dateninformationsquellen konsolidieren, um damit alle Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten und unseren Mitarbeitern einfache, intuitive User Interfaces zur Verfügung stellen“, beschreibt Alexander Bender, Bereichsleiter Innere Dienste der KV Hessen und verantwortlich für IT-, Personal-, Finanz- und innere Verwaltungsthemen, den Startschuss des Projekts.

Gleichzeitig sollte damit die Ausgangsbasis für eine umfassende Digitalisierung der Kernprozesse geschaffen werden, damit die KV Hessen zukunftsfähig bleibt und eine Vorreiter-Rolle als digitale Behörde unter den KVen in Deutschland einnimmt. „Erfolgsentscheidend war und ist der strategische Partner, den wir bei diesem Projekt mit ins Boot geholt haben“, so Bender weiter. „Er sollte dieselben Werte zugrunde legen, die gleichen Ziele verfolgen und unsere Vision der digitalen Behörde teilen. Das haben wir zu 100 Prozent bei der Software AG vorgefunden.“

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