Valide Daten für fundierte Verwaltungsentscheidungen

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Der Nutzen valider Daten hat sich jedem Fachbereichsleiter auch schnell erschlossen, wenn Begründungen für Maßnahmen gefordert werden, etwa bei Etatverhandlungen. Heute kann sich der Bereichsleiter auf belastbare Zahlen stützen. So lässt sich fundiert belegen, warum für ein bestimmtes Vorhaben Haushaltsmittel in welcher Höhe erforderlich sind. Und: Auch Personalbedarfsplanungen können aus den Zahlen der Kosten- und Leistungsrechnung solide abgeleitet und begründet werden.

Der Weg dorthin hat auch in der BAuA einige Zeit in Anspruch genommen. Auch die konkrete Ausgestaltung des Berichtswesens ist nicht über Nacht entstanden. Sie ist vielmehr das Ergebnis eines langen Prozesses mit intensiven Diskussionen im Steuerungskreis Kosten- und Leistungsrechnung, an dem alle Fachbereiche beteiligt waren. Erste Überlegungen gingen zunächst noch dahin, die Daten aus den sogenannten Betriebsabrechnungsbogen der Mach-Software zu exportieren und über eine Excel-Lösung monatlich rückblickend darzustellen. Das Operative Controlling der BAuA hat diese retrospektive Betrachtung aber verworfen, weil sich aus der Betrachtungsperspektive und dem Zeitverzug leicht eine ungenaue und damit verfälschende Entscheidungsbasis ergeben kann. Deswegen hat das Controlling auf aktuelle Auswertungen großen Wert gelegt und dem Steuerungskreis Kosten- und Leistungsrechnung entsprechende Vorschläge unterbreitet. Für die Berichte konnten dazu einerseits die Standardauswertungen der Mach-Software genutzt werden, andererseits der integrierte Berichtswerkzeug Reportgenerator.

Der Reportgenerator ermöglicht es, auf Basis der gesamten Datenbank sehr spezifische Berichte zu erstellen. Kosten- und Leistungsstrukturen lassen sich damit transparent darstellen und die Budget-Bewirtschaftung tagesaktuell überprüfen. Das Werkzeug steht zwei Benutzergruppen mit unterschiedlicher Zielsetzung zur Verfügung: den Berichtsdesignern und den Berichtsnutzern. Der Berichtsdesigner, bei der BAuA eine Mitarbeiterin der Stabsstelle Operatives Controlling, legt gemäß den zuvor definierten Anforderungen die Berichtsvorlagen hinsichtlich Aufbau, Inhalt und Layout fest.

Bei sehr komplexen Berichten unterstützen hier auch die Experten der Mach AG. Die Berichtsvorlagen werden dann als eigene Menüpunkte in der Software bereitgestellt, sodass die zugriffsberechtigten Berichtsnutzer, also die Fachbereichs- und Gruppenleiter sowie die Hausleitung mit dem Leistungsstab, die gewünschten Informationen mit aktuellem Stand komfortabel abfragen können.

Kostendeckende Gebühren ermitteln

Dass die Berichte im Alltag genutzt werden, zeigt sich nicht nur bei der Kalkulation neuer Projekte, bei Entscheidungen zu neuen Vorhaben oder der Personalbedarfsplanung. Auch für die Kalkulation von Gebühren und Entgelten werden die Zahlen herangezogen. Als einen ersten Bereich hat die BAuA die Entgelte überprüft, die sie für die Nutzung ihrer Räume durch Dritte erhebt. Über die Kosten- und Leistungsrechnung konnten die relevanten Größen, wie etwa Personalaufwand, Energieverbrauch sowie benötigtes technisches Equipment, erfasst und für eine kostendeckende Entgeltordnung herangezogen werden. Grundsätzlich soll dies auf alle Leistungen der Bundesanstalt ausgeweitet werden, für die Gebühren oder Entgelte erhoben werden. Denn erst wenn der konkrete Aufwand ermittelt wurde – etwa für die Anmeldung neuer Biozid-Produkte – lassen sich kostendeckende Gebühren ermitteln.

Plausibilisierung der Daten

Aktuell arbeitet die BAuA daran, die Plausibilität der Zeiterfassungsdaten zu verbessern, also die korrekte Zuordnung der erfassten Zeiten zum Produkt sicherzustellen. Das ist keine leichte Aufgabe, denn dabei dürfen die berechtigten Interessen der Personalräte in Bezug auf die Anonymisierung der Daten nicht verletzt werden. Wichtig ist es dabei, dass es keinen Rückschluss auf den Einzelnen geben darf in Bezug auf Zeiten und Leistungen. Deswegen sehen die Kostenstellenverantwortlichen nur den Zeitaufwand pro Produkt. Nach der Freigabe der erfassten Zeiten ist nicht mehr ersichtlich, welcher Mitarbeiter welche Zeiten und Mengen auf welches Produkt erfasst hat. Hier werden den Gesamtzeiten die Gesamtmengen gegenübergestellt, eine individuelle Leistungskontrolle wird damit ausgeschlossen.

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