Transparente Bauanträge im Ortenaukreis

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Zugriff und Sicherheit

Mit dem Ortenaukreis definierte PROFI, dass vor jeder Auskunft eine Benutzer-Authentisierung erfolgt, das heißt, es gibt keinen allgemein zugänglichen Datenbereich. Wer einen schriftlichen Bauantrag stellt, erhält als Erstvergabe vom zuständigen Bauordnungsamt neben den üblichen Unterlagen einen Zugangscode und ein Passwort. Der Benutzer darf dieses jederzeit verändern. Mit diesen Daten melden sich Bauherren über einen HTML-Link auf der Homepage des Ortenaukreises an. Eine spezielle Maske zeigt den Internetbenutzern die über ihn im Verfahren gespeicherten Daten. Sie erhalten Einsicht in alle Akten, bei denen ihre Adressnummer hinterlegt ist. Kontaktdaten des zuständigen Sachbearbeiters, den bisherigen Schriftverkehr und den jetzigen Verfahrensstand liest der Bürger online nach. Der Bauherr erkennt, welche Stellungnahmen noch erwartet werden, oder ändert jetzt seine Adressdaten einfach per Mausklick. Die Änderungen werden jedoch nicht automatisch übernommen, sondern als Workflow-Dokument an einen Bearbeiter weitergeleitet.

Dieser kann die Anforderung entweder verwerfen oder korrigieren und übernehmen. Auch der Architekt oder der Bauleiter können ihre Projekte aufrufen und den aktuellen Stand der Genehmigung einsehen. „Mit der digitalen Anwendung ist eine viel größere Bürgernähe gegeben“, erklärt Thomas Falk, Mitarbeiter bei PROFI.

Auch die Stadt- oder Gemeindeverwaltung des Bauortes und das Bürgermeisteramt sind in die baurechtlichen Verfahren mit eingebunden. Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, Zugriff auf die Vorgänge und den freigegebenen Schriftverkehr zu nehmen. Zwischen Bauherr, Architekt, Gemeinde und Landratsamt ist über das Online-Verfahren eine direkte Kommunikation gewährleistet. Durch das Hinterlegen des kompletten Antrags oder von beurteilungsrelevanten Teilen des Antrags ist die Kommunikation des Ortenaukreises mit den Fachbehörden garantiert. Bei der Einrichtung des Zugriffs unterliegen die abrufbaren Daten in Abhängigkeit von der Rolle des Auskunftssuchenden unterschiedlichen Filterungen.

Es wird generell nur Schriftverkehr angezeigt, der nicht mehr editiert werden kann und deshalb Urkundencharakter hat. Diese Regelung stellt sicher, dass nicht auf Schreiben zurückgegriffen werden kann, die sich noch im Entwurfsstatus befinden oder die das Bauamt generell nicht zur Veröffentlichung vorsieht. Der Antragsteller und von diesem benannte Planverfasser oder Bauleiter kann nur den Schriftverkehr einsehen, der an die entsprechende Adresse geknüpft ist, wodurch sie als Antragsteller identifiziert werden – ebenso können sie nur in dementsprechende Verfahren einblicken. Für die Gemeinde erfolgt die Filterung der Verfahren nach örtlicher Zuständigkeit und inhaltlich durch den Administrator beim Ortenaukreis. Der Schriftverkehr wird hier auf den Status hin geprüft, ansonsten aber vollständig angezeigt. Die Fachbehörden finden aufgelistete Verfahren, zu denen aktuell eine Stellungnahme erforderlich ist. Zwei unterschiedliche Filterungen sind hier bei der Anzeige des Schriftverkehrs möglich: Der Nutzer hat bei Notwendigkeit Einblick in den kompletten Schriftverkehr oder er lässt sich, geprüft vom Administrator, nur die zum Antrag gehörenden Unterlagen anzeigen.

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