SmartDocuments Deutschland GmbH

Das Interkommunale bijeenkomst 2026 brachte am 19. Februar 2026 deutsch-niederländische Kommunen in Groningen zusammen, um sich über aktuelle Entwicklungen, Erfahrungen und Herausforderungen in der Verwaltungsdigitalisierung auszutauschen. Gemeinsam mit unseren Partnern JCC Software GmbH und der PICTURE GmbH durften wir ein Event organisieren, das von der EDR (Ems-Dollart-Region) gefördert wurde und gleich zu Beginn durch die Begrüßung von Henk Nicolai, Projektmanager der EDR, einen starken Impuls zur Bedeutung grenzübergreifender Zusammenarbeit setzte.

Schon in den ersten Gesprächen zeigte sich, wie wertvoll der Austausch zwischen deutschen und niederländischen Verwaltungen ist. Trotz struktureller Unterschiede in der Verwaltungsorganisation stehen beide Länder vor ähnlichen Herausforderungen – sei es beim strategischen Umgang mit Prozessen, bei der Einführung nutzerorientierter Online-Dienste oder beim Verständnis für die Bedürfnisse der Bürger:innen. Den Auftakt des Programms bildete der Vortrag der Stadt Oldenburg, in dem Nele Meinke und Aike Meinhold berichteten, wie ihre Verwaltung sich von ersten Pilotprojekten hin zu einem strategischen Prozessmanagement entwickelt hat. Sie zeigten anschaulich, wie strukturiertes Dokumentieren, Optimieren und Digitalisieren zu messbaren Erfolgen und höherer Prozesssicherheit beitragen. Im folgenden Beitrag gab Jordy Hovingh von der Gemeinde Midden-Groningen einen Einblick in die niederländische Perspektive auf Bürgerservice. Unter dem Motto „Balance zwischen Bytes und Verständnis“ zeigte er, wie wichtig es ist, bei aller Digitalisierung die Bedürfnisse der Menschen nicht aus den Augen zu verlieren.

Nach einer Mittagspause mit niederländischem Lunch berichtete Esther Schonhöft vom Landkreis Vechta über konkrete Herausforderungen und Erfolgsfaktoren bei der Einführung von Online-Diensten. Ihre praktischen Erfahrungen verdeutlichten, wie entscheidend klare Kommunikation, interne Abstimmung und ein guter Blick für Nutzeranforderungen sind. Am Nachmittag ging es daraufhin weiter mit einem praxisnahen Vortrag aus der Stadt Papenburg. Saskia Hartema schilderte eindrucksvoll, wie Digitalisierung gelebt werden kann – vom Online-Antrag bis hin zum smarten Schreiben. Der Fokus lag dabei auf echten Mehrwerten für Mitarbeiter:inen und Bürger:innen, die durch smarte, medienbruchfreie Abläufe entstehen.

Anschließend gewährte Efred Tolsma Projektverantwortlicher für die Gemeinde Assen einen Blick hinter die Kulissen ihrer Digitalisierungsstrategie und stellte das Bürgerportal "MijnAssen" vor, das als zentrale Kommunikationsplattform für Anliegen der Bürger:innen dient. Über "MijnAssen" können Bürger:innen jederzeit den Bearbeitungsstand der Anträge einsehen und die fertigen Dokumente herunterladen. Mit dem offiziellen Ende um 15:00 Uhr ging ein Tag voller wertvoller Impulse, inspirierender Einblicke und grenzüberschreitender Zusammenarbeit zu Ende. Das Interkommunale bijeenkomst 2026 war ein voller Erfolg und hat deutlich gemacht, wie bereichernd der deutsch-niederländische Austausch im Bereich der Verwaltungsdigitalisierung ist.

Wir bedanken uns ganz herzlich bei allen Referent:innen. Ihr Einsatz, Ihre Offenheit und der Mut, Projekte vorzustellen und persönliche Erfahrungen zu teilen, machen den besonderen Charakter dieses Events erst möglich. Gerade die Bereitschaft, Einblicke hinter die Kulissen zu geben– mit all ihren Erfolgen, Herausforderungen und Lernmomenten – schafft den wertvollen Austausch, von dem das Interkommunale bijeenkomst lebt. Ohne diese Beiträge wäre dieses grenzübergreifende Format nicht das, was es ist: ein inspirierender Raum für gemeinsames Lernen und Weiterdenken.

Wir freuen uns bereits auf die Fortsetzung im Jahr 2028.

Hier geht´s zur Bildergalerie

Das Event wurde durch das Interreg-Programm Deutschland-Nederland sowie seinen Programmpartnern ermöglicht und von der Europäischen Union (EU) kofinanziert.