SmartDocuments Deutschland GmbH

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12.08.2025

Benutzerverwaltung im Flow - Mehr Komfort für Administrator:innen ...

Die Verwaltung von Personalzugängen und -abgängen ist in großen Organisationen eine anspruchsvolle Aufgabe. Neben der vertraglichen und organisatorischen Abwicklung müssen neue Mitarbeiter:innen in zahlreichen Systemen angelegt und ausgeschiedene Personen zuverlässig entfernt werden. Hier kommt Active Directory (AD) ins Spiel, ein zentrales Werkzeug für die Benutzerverwaltung in IT-Infrastrukturen.

Was ist Active Directory?

Active Directory ist ein von Microsoft entwickelter Verzeichnisdienst, der in vielen Unternehmen und Organisationen als zentrale Instanz für die Verwaltung von Benutzerkonten, Computern, Gruppen und weiteren Ressourcen dient.

Es ermöglicht:

☑️ Zentrale Authentifizierung und Autorisierung

☑️ Gruppenbasierte Rechtevergabe

☑️ Automatisierte Verwaltung von Benutzerprofilen

☑️ Integration mit anderen Systemen und Anwendungen

Mit Active Directory können IT-Teams sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf bestimmte Daten und Systeme haben – und das effizient, skalierbar und sicher.

Active Directory trifft SmartDocuments

Die Active Directory-Verknüpfung von SmartDocuments erweitert diese Funktionalität um eine entscheidende Komponente: die automatisierte Synchronisation der Benutzerdaten mit dem Vorlagenmanagementsystem. So sind alle relevanten Informationen (wie z.B. Funktionsbezeichnungen, Kontaktdaten oder Abteilungszugehörigkeiten) stets aktuell und direkt in der Dokumentenerstellung verfügbar.

Ihre Vorteile auf einen Blick ...

☑️ Automatisierter Benutzerimport: Neuzugänge werden automatisch ergänzt, Abgänge zuverlässig entfernt.

☑️ Tagesaktuelle Datenbasis: Alle Mitarbeiter:innen sind stets korrekt im System erfasst.

☑️ Effiziente Dokumentenerstellung: Benutzerinformationen aus dem Active Directory werden direkt in Vorlagen übernommen.

☑️ Entlastung der Administration: Weniger manuelle Pflege, mehr Zeit für strategische Aufgaben.

☑️ Erhöhte Sicherheit und Konsistenz: Durch zentrale Datenpflege im Active Directory werden Fehlerquellen minimiert.

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