SmartDocuments Deutschland GmbH

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13.03.2025

💡Tipps & Tricks: Anpassbare Autorendaten - So erstellen Sie Dokumente im Namen anderer Personen ...

In vielen Organisationen gibt es Situationen, in denen Mitarbeiter:innen Dokumente nicht nur für sich selbst, sondern auch im Namen einer anderen Person erstellen müssen.

Mit SmartDocuments ist es möglich, dass autorisierte Benutzer:innen anstelle ihrer eigenen Informationen auch die Daten einer anderen Person in Dokumente übernehmen können. Dadurch können beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder die Signatur flexibel angepasst werden, ohne dass diese manuell eingegeben oder überschrieben werden müssen.

Dies ist besonders hilfreich in hierarchischen Strukturen, wenn beispielsweise Assistent:innen im Namen eines Vorgesetzten ein Schreiben verfassen müssen oder wenn Teammitglieder Dokumente für andere Abteilungen oder leitende Personen erstellen.

Die Möglichkeit, zwischen eigenen und anderen Absenderinformationen zu wählen, bietet sowohl Flexibilität, als auch Effizienz. Gleichzeitig bleibt die Kontrolle über die Rechtevergabe gewahrt, denn nur autorisierte Nutzer:innen können diese Funktion nutzen.

👉 Und so funktioniert´s!