SmartDocuments Deutschland GmbH

Je länger SmartDocuments in einer Organisation eingesetzt wird, desto mehr Abteilungen integrieren das Vorlagenmanagementsystem in ihre internen Arbeitsprozesse. Damit wächst auch die Anzahl der im System angelegten Vorlagen. Oftmals handelt es sich dabei jedoch nicht nur um langfristig genutzte Vorlagen, sondern auch um temporäre, die mit der Zeit veraltet sind und somit nicht mehr benötigt werden.

Um den Überblick zu behalten, welche Vorlagen noch aktiv genutzt werden, bietet SmartDocuments die Möglichkeit, eine sogenannte "Generierungshistorie" einzusehen und zu speichern. Diese Funktion protokolliert präzise, welche Anwender:in zu welchem Zeitpunkt über eine SmartDocuments-Vorlage ein Dokument generiert hat. So lässt sich schnell herausfinden, welche Vorlagen über einen längeren Zeitraum nicht mehr genutzt und gegebenenfalls aussortiert werden können.

Und so funktioniert´s!