SmartDocuments Deutschland GmbH

Das liegt daran, dass wir unsere Vorlagendokumente grundsätzlich in vier unterschiedliche Bereiche: Corporate Design, Inhalt, Bausteine sowie variable Daten unterteilen.

☑ Corporate Design Management

Die Marketingabteilung kann das Design der Vorlagen, wie Logo, Farben, Schriftarten, Schriftgrößen etc. vorgeben und zentral an einer Stelle pflegen. Wenn Kolleg:innen im Rahmen der Dokumenterstellung (SmartWizard) nun Texte reinkopieren oder gar Schriftarten ändern, hat das keinen Einfluss auf das Dokument. Das Dokument erscheint im vorgegebenen Design.

☑ Bausteinverwaltung

Durch die Nutzung von Bausteinen sind Anpassungen innerhalb der Vorlagen, wie z.B. Änderung der Adresse, ein Kinderspiel. Sie müssen lediglich einmal den jeweiligen Baustein aktualisieren und nicht jede einzelne Vorlage anfassen.

☑ Verwaltung der Vorlageninhalte

Oft unterscheiden sich Vorlagen nur anhand eines Satzes, Textabschnitts oder Ähnliches. Gerade bei Arbeitsverträgen gibt es einen Standard und dann noch x weitere Versionen für die unterschiedlichen Stellen, Abteilungen oder Positionen. Mit SmartDocuments reicht Ihnen eine Version der Vorlage, denn über Regeln können Sie beliebige Texte ein- und ausblenden. So müssen Sie auch lediglich eine Vorlage pflegen.

☑ Nutzung variabler Daten

Dokumentenerstellung im Handumdrehen! Vorlagennutzer:innen pflegen die relevanten Daten mittels Frage-Antwort-Prinzip innerhalb des SmartWizards ein. So können Sie Inhalte, mit denen die Vorlage befüllt werden soll konkret abfragen, ggf. Hilfestellungen, wie Erklärungstexte oder auch Vorgaben hinsichtlich des Eingabeformats (z.B. PLZ, Datum, Zahlen, Texte) hinterlegen.

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