SmartDocuments Deutschland GmbH

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03.06.2024

💡 Tipps & Tricks: Alles im Blick! - So erhalten Sie eine smarte Übersicht über die Nutzung Ihrer Bausteine

Für die smarte Vorlagenerstellung setzt SmartDocuments auf die Nutzung von Bausteinen. Ein Baustein ist ein Standardelement, welches Sie in mehreren (ggf. auch in allen) Dokumentvorlagen verwenden können. Es handelt sich hierbei um Elemente, die oft verwendet werden, sich ändern können und die Sie nicht immer wieder erneut manuell einpflegen möchten.

Beispiele für Bausteine (Standardelemente):

❎ (Standard-)Klausel

❎ Unterschrift

❎ Logo

❎ Firmenanschrift

❎ Bankverbindung

❎ Hinweistexte

❎ AGB

❎ u.v.m. Ihrer Kreativität sind hierbei keine Grenzen gesetzt.

Ein SmartDocuments Baustein wird nur ein einziges Mal angelegt und anschließend in allen relevanten Vorlagen verknüpft. So können Sie Ihren Arbeitsalltag deutlich effizienter gestalten. Ändert sich ein solches Standardelement muss dieses lediglich einmal angepasst werden.

Alle neu generierten Dokumente werden daraufhin mit der aktuellen Version des Bausteins versehen, ohne, dass die Vorlage angepasst werden muss.

Vielleicht müssen Sie einen Baustein überarbeiten oder auch vollständig entfernen. Bevor Sie das tun, möchten Sie wahrscheinlich prüfen, in welchen Vorlagenobjekten der Baustein „verbaut“ ist, ohne sämtliche Vorlagen zu öffnen. 🤔 – Kein Problem! neben der reinen Suche nach Texten, kann die Suchfunktion innerhalb SmartDocuments ebenso den Einsatz Ihrer Bausteine auflisten.

👉 Für noch mehr Komfort steht mit der Version 2024.1 jedoch auch eine neue Funktion "Bausteinbericht exportieren" zur Verfügung. Und so funktioniert´s ...

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