SmartDocuments Deutschland GmbH

http://www.smartdocuments.de

07.02.2024

Tipps & Tricks für die Vorlagenverwaltung: So reduzieren Sie die Vorlagenanzahl durch variable Kopftexte

In Unternehmen und Organisationen mit einer Vielzahl an Abteilungen, Standorten oder Tochterfirmen ist es üblich, dass verschiedene Teams identische Vorlagen nutzen. Allerdings unterscheiden sich die inhaltlich identischen Vorlagen im Corporate Design.

So ist die einheitliche Verwaltung eine ganz schöne Herausforderung – sollte man meinen. SmartDocuments bietet eine innovative Möglichkeit, diesem "Wirrwarr" ein Ende zu setzen. Anstatt zahlloser Versionen derselben Vorlage zu erstellen und zu verwalten, genügt es, eine einzige Vorlage anzulegen und ihr dynamische Kopf- und Fußtexte zuzuweisen.

💡 Und so funktioniert´s!

Ganz einfach! Für jede Abteilung bzw. Gruppierung wird ein eigenes Kopf- oder Fußtextdokument erstellt und mit den entsprechenden Vorlagen verknüpft. Auf diese Weise werden die Designvorgaben jeder einzelnen "Einheit" berücksichtigt, ohne dass Sie eine Flut von Vorlagen im System verwalten müssen.

Das Ergebnis? Ein deutlich schlankeres und effizienteres Vorlagenmanagement, das Zeit und Ressourcen spart, während gleichzeitig sicherstellt wird, dass jedes erstellte Dokument den individuellen Designanforderungen entspricht.

🤓 Hier geht´s zum Beitrag