gesponsertDigitaler Beschaffungsprozess Mehr schaffen? E-beschaffen!

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Immer mehr Aufgaben bei immer weniger Personal und steigenden Kosten – die Einführung der E-Beschaffung im öffentlichen Dienst verspricht die Bewältigung einer ganzen Reihe von Problemen. Durch eine effiziente digitale Beschaffung werden Prozesse vereinfacht, vereinheitlicht und beschleunigt; sie werden sicherer, transparenter und weniger fehleranfällig.

Die Nutzung eines integrierten Systems, das alle relevanten Daten bereitstellt, ist ein entscheidender Schritt, um die Potenziale der E-Beschaffung und damit der Digitalisierung voll auszuschöpfen. Teilautomatisierung entlastet Mitarbeiter:innen zudem von Routineaufgaben.

Verwaltungen sollten daher Beschaffungslösungen nutzen, die auch sogenannte Gelegenheitsnutzer:innen berücksichtigen. Das ideale Angebot für Bedarfsmelder:innen außerhalb der zentralen Verwaltung sind Selfservices. Diese bieten einen einfachen Zugang zu ausgewählten ERP-Funktionen und eine selbsterklärende, benutzerfreundliche Oberfläche. Mobile Anwendungen ermöglichen viele Bearbeitungen auch von unterwegs.

5 Praxistipps für die erfolgreiche Einführung der E-Beschaffung

Die Einführung eines E-Beschaffungssystems bietet ein großes Verbesserungspotenzial, birgt aber auch die Gefahr, dass Mitarbeiter:innen dagegen aufbegehren oder sich der Neuerung verweigern. Daher empfiehlt es sich, die E-Beschaffung im Rahmen eines Projekts zu implementieren und dabei folgende Aspekte zu beachten:

Einbindung künftiger Nutzer:innen ins Projekt

Das Projektteam sollte nicht nur aus internen und ggf. externen IT-Expert:innen bestehen, sondern auch diejenigen berücksichtigen, die das System später einmal nutzen werden; das ist wichtig für die allgemeine Akzeptanz nach der Umsetzung.

Analyse der Ist-Prozesse und Konzeption der Soll-Prozesse

Die papiergebundenen Beschaffungsprozesse sollten in den wenigsten Fällen 1:1 in einen digitalen Prozess überführt werden. Oft ist es sinnvoll, die Prozesse deutlich zu vereinfachen. Dazu wird zunächst eine Analyse der Ist-Prozesse durchgeführt, auf deren Basis dann die Soll-Prozesse modelliert werden. Dies kann in der Folge in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess überführt werden.

Offene und nachvollziehbare Kommunikation und Dokumentation

Über das Intranet sollten Planungen, Entwürfe und andere Dokumente des Projekts der ganzen Belegschaft zugänglich gemacht werden. So haben alle die Möglichkeit, sich jederzeit über den Fortgang des Projekts zu informieren.

Offene und konstruktive Zusammenarbeit

Dies betrifft zum einen die Arbeit innerhalb des Projektteams, zum anderen aber auch die Kooperation mit internen Bereichen, wie der IT-Abteilung oder dem Personalrat. Die direkt oder indirekt an der Einführung des E-Beschaffungssystems Beteiligten sollten erfahren, dass ihre Vorschläge und Bedenken ernst genommen werden.

Pilotbetrieb

Sinnvoll ist in jedem Fall ein Pilotbetrieb des neuen Systems in einem (Fach-)Bereich, der den Neuerungen besonders aufgeschlossen gegenübersteht. Auf diese Weise können Fehler im Ablauf oder womögliche Ungereimtheiten erkannt und behoben werden, bevor das System in der ganzen Behörde, Hochschule oder Dienststelle ausgerollt wird.

Mehr zum Thema E-Beschaffung in der öffentlichen Verwaltung erfahren Sie im Expertisepapier „E-Beschaffung: Die Problemlöserin in der Verwaltung“. Lesen Sie, wie Prozessbeschleunigung, Qualitätsverbesserung und Kostensenkung effektiv erreicht werden können.

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