Kodak Alaris Germany GmbH

Scannen nach dem Stand der Technik

Das initiale Projekt war der Aufbau eines zentralen Scanprozesses in der Scanstelle des Versorgungsunternehmens. Ein wichtiger Punkt von TR-Resiscan ist „Scannen nach dem Stand der Technik“. Aus diesem Grund wurden verschiedene Scanner und Erfassungslösungen im Hinblick auf die Erfüllung der Richtlinie getestet. Überzeugt haben der KODAK i4250 Scanner und die Scansoftware KODAK Capture Pro Network Edition, als Schlüssel für die Resiscan-Zertifizierung. Insgesamt wurden zwölf Scan-Arbeitsplätze ausgestattet. Entscheidende Merkmale, die für den Scanner sprachen: Die hohe Bildqualität und damit OCR-Genauigkeit auch bei schwierigen Vorlagen, der intelligente Dokumentenschutz, der über Metalldetektoren und Mikrofon den Einzug bei geklammerten Belegen sofort stoppt und die Ultraschallsensoren, die sicherstellen, dass jedes einzelne Blatt erfasst wird. Ein weiterer Aspekt war, dass alle Bilddaten nur auf einem nicht permanenten Speicher abgelegt und spätestens beim Ausschalten des Gerätes gelöscht werden.

Alle digitalen Dokumente werden als PDF/A Dateien mit Metadaten und Transfervermerken zentral auf einem Server gespeichert. Je nach Schutzklasse auch mit entsprechendem Siegel.

Software von zentraler Bedeutung

Ein wichtiges Element ist die Scansoftware KODAK Capture Pro Network Edition, die eine rollenbasierte Rechtevergabe ermöglicht, was auch für die Nachvollziehbarkeit von entscheidender Bedeutung ist. Sie bietet alle klassischen Funktionen einer Erfassungslösung wie Klassifizieren, Extrahieren und Validieren. Sie ist intuitiv zu bedienen und wiederkehrende Standardaufgaben lassen sich als Scanjobs anlegen und per Tastendruck starten. Die Software generiert automatisch Metadaten und verknüpft diese mit dem PDF/A-Dokument sowie den Transvermerk. Zudem bietet sie ein Dropdown-Menü, das eine aktive Bestätigung der visuellen Kontrolle und der Vollständigkeit der Dokumente erfordert. Um TR-Resiscan-konform zu scannen ist das Vier-Augen-Prinzip zwingend. Das bedeutet, der Mitarbeitende in der Scanstelle ist für die Eingangskontrolle, die Vorbereitung der Dokumente, das Scannen und die erste Sicht- bzw. Vollständigkeitsprüfung verantwortlich. Danach erfolgt die Übergabe an die nächste Stufe – hier prüft ein weiterer Mitarbeitender nochmals die Lesbarkeit, Bildqualität, Plausibilität, Vollständigkeit und eventuelle Fehlermeldungen von mindestens 2 % des verarbeiteten Stapels. Je nach Schutzklasse können die Papierdokumente anschließend vernichtet werden.

Produktivere Workflows

KODAK Capture Pro ist eine hochentwickelte Erfassungslösung, die Arbeitsprozesse automatisiert und beschleunigt. Für Flexibilität sorgen die verschiedenen Schnittstellen zu Folgesystemen, wodurch Dokumente und Daten direkt in Dokumentenmanagement-/E-Akten-Lösungen, in digitale Fachverfahren sowie in Cloud-Anwendungen integriert werden können. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Darüber hinaus lässt sich Scan-to-E-Mail ohne großen Aufwand realisieren und automatisieren.

Fachlich begleitet wurde die Umsetzung der TR-Resiscan und die anschließende BSI-Zertifizierung von Alexander Dörner, Director Public, European IT Consultancy EITCO GmbH. Er ist Experte für rechtssicheres Scannen und die Digitalisierung papiergebundener Geschäfts- und Verwaltungsprozesse.

 „Wir freuen uns sehr, dass unsere Hard- und Software wesentlicher Bestandteil der Zertifizierung war. Obwohl Produkte selbst nicht zertifiziert werden, sind wir stolz, dass wir nun den Beweis haben, dass diese TR-Resiscan ready sind und strengsten Prüfungen standhalten“, so Markus Fleischer, Geschäftsführer der Kodak Alaris Germany GmbH.