Kodak Alaris Germany GmbH

Das deutsche Steuersystem ist nach wie vor von Unmengen an Papierdokumenten geprägt. Deren Verarbeitung ist nur mit großem manuellem Aufwand zu bewältigen, was lange Bearbeitungszeiten und ineffiziente Workflows zur Folge hat. Eine Oberfinanzdirektion suchte nun eine Lösung, um ihren Posteingang zu automatisieren.

Die Herausforderung bestand darin, eine intelligente Erfassungslösung in die Prozesse zu integrieren, die die manuelle Vor- und Nachbearbeitung der Dokumente, wie beispielsweise das Aussortieren einiger Formulare nach dem Scannen, zu minimieren, um so die Produktivität zu steigern.

Intelligente Sortierfunktion verringert Nachbearbeitung

Hierfür wurden sechs ImageTrac 6540 Scanner mit Sortierfächern bei der Behörde installiert. Diese Hochleistungsscanner zeichnen sich dadurch aus, dass sie selbst unterschiedliche Papierformate und -stärken schnell im Stapel verarbeiten können. Anschließend werden die gescannten Dokumente auf Basis von OCR und Barcodes in die vorkonfigurierten Sortierfächer ausgegeben, was die manuelle Nachbearbeitung minimiert. Darüber hinaus werden die gescannten Daten auch automatisch validiert, um die Vollständigkeit der Chargen sicherzustellen, und zur weiteren Verarbeitung in die Folgesysteme weitergeleitet. Die Bedienung ist dank des übersichtlichen Touchscreens besonders benutzerfreundlich.

Mehr Effizienz bei weniger Fehlern

Dank dieser Hochleistungsscanner konnten die manuellen Prozesse drastisch reduziert werden, wodurch die Oberfinanzdirektion nun wesentlich effizienter und produktiver arbeitet. Durch die hohe Automatisierung werden Fehler auf ein Minimum reduziert, Kosten und Arbeitszeit gespart, sodass sich die Lösung schnell amortisiert.

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