JCC Software GmbH

Gründliche Vorbereitung als Fundament 

Der Go-Live ist nur die Spitze des Eisbergs: Dahinter steckt eine intensive Vorbereitungs- und Realisationsphase, die entscheidend für den Erfolg ist – das zeigt sich auch in Freudenberg. Es geht nicht nur darum, die Software nach den Wünschen der jeweiligen Gemeinde zu konfigurieren, sondern es ist auch entscheidend, die Mitarbeiter aktiv in den Prozess einzubeziehen, die neue Software verständlich zu machen und sie ihren Alltagsbedürfnissen anzupassen. 

Auch umfassende Schulungen der Mitarbeiter im Vorfeld haben sich bewährt: Unser Consultant Denis Andreev nahm sich nicht nur für die korrekte Umsetzung der Software Zeit, sondern er erklärte auch den Mitarbeitern die neue Lösung ausführlich und beantwortete alle offenen Fragen. 

Erfreuliche Mundpropaganda 

Nicht ganz zufällig ist die Stadt Freudenberg auf uns gestoßen: Über die befreundeten Nachbarstädte Olpe und Wenden – beide bereits Kunden von uns – konnte Freudenberg aus erster Hand erleben, wie sehr ein digitales Terminvereinbarungs- und Besucherleitsystem den Tagesablauf in den Bürgerbüros beiderseits für Mitarbeiter und Bürger erleichtert. 

Eine letzte Anpassung zum Start 

Am Tag des Go-Lives war Denis Andreev bereits früh am Rathaus Freudenberg vor Ort, um die technische Realisation zu begleiten. Dabei blieb noch ausreichend Zeit für letzte Anpassungen, die sich die Mitarbeitenden kurzfristig wünschten. Eine spontane Konfiguration, der er gerne und unkompliziert nachgekommen ist. 

Tatsächlich verlief die Inbetriebnahme der neuen Soft- und Hardware erfreulich reibungslos. Passend dazu war auch unser Account Manager Raphael Hövener anwesend, um die Mitarbeitenden mit einer unserer traditionellen Krentenwegge zu beglückwünschen. 

Ein optimierter Ablauf für die Mitarbeiter 

Für die Bürger war kaum spürbar, wie aufregend dieser Morgen für das Team im Rathaus war. Die Mitarbeiter selbst hatten mit deutlich mehr Stolpersteinen am ersten Betriebstag gerechnet – und waren umso positiver überrascht, wie ruhig und nahtlos alles ablief. 

Ein weiterer Vorteil zeigte sich ebenfalls ab Tag eins: Endlich war es möglich, auch während der Öffnungszeiten Backoffice-Aufgaben zu erledigen. Bislang blieb dafür nur am Ende des Tages Zeit – was zu längeren Bearbeitungszeiten der Dienstleistungen geführt hatte. 

Gute Aufnahme der Bürger 

Ebenso reibungslos verlief die Einführung auf Seiten der Bürger: Das intuitiv gestaltete Terminvereinbarungs- und Besucherleitsystem wurde ohne Zögern angenommen. Bei vereinzelt kleinen Anlaufschwierigkeiten, fanden sie sich rasch zurecht – mit Unterstützung der Mitarbeitenden oder durch gegenseitige Hilfe. 

Dank

Wir freuen uns, die Stadt Freudenberg weiterhin auf dem Gebiet der Digitalisierung zu begleiten. An dieser Stelle möchten wir allen Mitarbeitern des Bürgeramtes Stadt Freudenberg, allen voran Herrn Carsten Schenk (Haupt- und Personalamt), für die positive Zusammenarbeit danken.