JCC Software GmbH

Wie wird der Prozess für digitale Passfotos ablaufen?

Die digitalen Passfotos können entweder direkt bei der Behörde oder bei zertifizierten Fotografen erstellt werden. Selbst aufgenommene Fotos oder Bilder aus nicht zertifizierten Fotokabinen sind nicht mehr zulässig.

​Einige Kommunen planen, Selbstbedienungsterminals in ihren Bürgerämtern einzurichten, um Bürgern die Möglichkeit zu geben, ihre biometrischen Daten direkt vor Ort zu erfassen. Auch die Bundesdruckerei stellt Self-Service-Terminals für die digitale Erfassung und Übermittlung von Passfotos bereit.

Trotzdem gibt es derzeit viele offene Fragen und Unklarheiten hinsichtlich der Umsetzung dieser neuen Regelungen.

Wie wird sich die Neuerung auf den Bürgerservice auswirken?

Für den Bürgerservice könnten die Änderungen angesichts des bestehenden Fachkräftemangels zusätzliche Herausforderungen und einen spürbaren Mehraufwand für die Mitarbeiter mit sich bringen.

Es ist zu erwarten, dass sich aufgrund fehlender Vorbereitung die Bearbeitungszeiten pro Bürger verlängern und es vermehrt zu mehrfachen Terminbuchungen oder wiederholten Besuchen im Rathaus kommen könnte – vermeidbar sowohl für die Bürger als auch für die Sachbearbeiter.

Wie kann der Prozess im Bürgerservice optimiert werden?

Eine mögliche Lösung besteht darin, eine Terminvereinbarungssoftware einzusetzen. In dieser können die Bearbeitungszeiten für jede Dienstleistung, die ein Bürger in Anspruch nimmt, individuell festgelegt werden.

So kann beispielsweise ein Termin für die Beantragung eines Personalausweises 10 Minuten dauern, wenn das Foto zuvor bei einem zertifizierten Fotografen erstellt wurde. Muss das Foto jedoch noch vor Ort aufgenommen werden, lässt sich die Bearbeitungszeit entsprechend anpassen.

Beide Terminoptionen werden den Bürgern über ein Online-Terminportal zur Auswahl gestellt, sodass sie selbstständig den passenden Termin buchen können:

• Personalausweis beantragen (digitales Foto bereits vorhanden)
• Personalausweis beantragen (digitales Foto im Bürgerbüro erstellen)

So wählt der Bürger direkt die benötigte Dienstleistung aus.

Alternative: Intelligente Terminsteuerung mit Entscheidungsbaum

Eine zweite Möglichkeit besteht darin, die Bürger vorab über einen digitalen Entscheidungsbaum (Fragebaumlogik) zu leiten:

• 1. Schritt: Personalausweis beantragen
• 2. Schritt: Haben Sie bereits ein digitales Foto bei einem zertifizierten Fotografen machen lassen?
• Antwortmöglichkeiten: Ja / Nein

Wählt der Bürger „Ja“, bleibt die Bearbeitungszeit auf der Standarddauer. Wählt der Bürger „Nein“, wird die Bearbeitungszeit automatisch verlängert, um die Erstellung des Passfotos im Bürgerbüro einzuplanen.

Beide Lösungen ermöglichen eine flexible Anpassung der Bearbeitungszeiten im Bürgerbüro, vermeiden unnötige Wege für die Bürger und verbessern sowohl die Kommunikation als auch den Service.

Fazit

Gesetzesänderungen wie diese werden stetig für neue Aufgaben im Bürgerbüro sorgen und können immer wieder ein kleines Chaos in den Arbeitsalltag der Sachbearbeiter bringen. Durch den Einsatz einer Terminvereinbarungssoftware lassen sich diese Abläufe von Anfang an effizienter steuern, Bearbeitungszeiten flexibel anpassen und den Bürgerservice spürbar verbessern.

Digitale Lösungen bieten damit sowohl Bürgern als auch Kommunalverwaltungen einen echten Mehrwert — heute und in Zukunft.