JCC Software GmbH

Gemeinde Heerlen digitalisiert sich 

Karsten Hakkenbroek, Leiter für Bürgerangelegenheiten in dem niederländischen Heerlen, zeichnete den Weg nach, den seine Gemeinde im Zuge der Digitalisierung und der Einführung eines Terminbuchungs- und eines Besucherleitsystems gegangen ist. War die Arbeit in den Bürgerservices bisher rein papierbasiert und von veralteten Prozessen geprägt, bekamen nun diese digitalen und bürgerorientierten Lösungen ihren Platz.  

Natürlich gab es auch hier den Widerstand, den viele bei solchen Neuerungen kennen werden: Die Skepsis vor den neuen Prozessen und die Scheu vor der Digitalisierung durften nicht ignoriert werden. Bei diesen Schmerzpunkten hat Karsten Hakkenbroek gute Erfahrungen mit einer offenen und transparenten Kommunikation gemacht. Dazu kamen Schulungen und eine konsequente Einbindung der Mitarbeiter in den Veränderungsprozess. In der Zukunft wird sich Heerlen weiterhin auf nachhaltige und benutzerfreundliche Lösungen stützen, um weiterhin zukunfts-und wettbewerbsfähig zu sein. Und vor allem: bürgerfreundlich.  

Prozessmanagement in der Grafschaft Bad Bentheim 

Nina Lögering und Franziska Löhr, jeweils Digitalisierungsbeauftragte der Grafschaft Bentheim, haben ihre Erfahrungen aus der Einführung eines Prozessmanagementsystems geteilt. Sie zeigten anhand des eingeführten eRechnung-Workflows, wie die Bearbeitungszeit für die Mitarbeiter so effizient gestaltet wird, dass sie deutlich verkürzt wurde. Ganz ohne Herausforderungen ging es auch hier nicht: Mangelnde Ressourcen, Mitarbeiter, die der Digitalisierung skeptisch gegenüberstehen, und schließlich auch die Abhängigkeit von externen Dienstleistern wurden hier herausgestellt.  

Interessant ist, dass die Grafschaft mit dem Einsatz von KI- gestützten Automatisierungen sehr gute Erfahrungen gemacht hat und auch Chatbots erfolgreich eingesetzt werden. Um generell die Akzeptanz für digitalisierte Verfahren zu erhöhen, sehen Nina Lögering und Franziska Löhr, genau wie Karsten Hakkenbroek , einen Schlüsselfaktor in den Schulungen für die Mitarbeiter und dessen konsequentem Miteinbeziehen. 

OZG und EfA – Zwischen Idealismus und Umsetzung 

Einen geschärften Blick auf das Onlinezugangsgesetz (OZG) und das „Einer für Alle“-Prinzip (EfA) warf Lena Reiners, die Digitalisierungsbeauftragte der Stadt Wiesmoor, für uns: Im Zentrum steht die Interoperabilität, die sicher stellt, dass Daten durch die Vernetzung verschiedener Systeme ohne Informationsverlust miteinander ausgetauscht werden können. Datenschutz, Benutzerfreundlichkeit und ein einheitliches Portal für alle relevanten Dienstleistungen sind hier zentrale Säulen. Lena Reiners identifizierte verschiedene Probleme für uns, die die Diskussion anregten: Unter anderem, ob die Digitalisierung in der jetzigen Form umsetzbar ist und einen optimierten Mehrwert für Bürger und Mitarbeiter bietet.  

Ein Blick nach vorne 

Mit diesen Impulsen schließen wir unseren Rückblick auf das Netzwerktreffen „Interkommunales bijeenkomst”. Wir bedanken uns bei allen Speakern, die sowohl ihre Projekte, Erfahrungen und Ratschläge mit uns geteilt haben sowie den Teilnehmern. Sie alle haben diesen Tag in seiner Gestaltung nicht nur erst ermöglicht, sondern ihn auch zu so einem Erfolg gemacht. Ein Wiedersehen gibt es bestimmt: Anfang 2026 treffen wir uns in den Niederlanden (Ems-Dollart-Region) für ein erneutes Zusammentreffen in dieser Form.  

Dieses Netzwerktreffen wurde gemeinschaftlich von den Unternehmen PICTURE GmbH, SmartDocuments Deutschland GmbH und uns organisiert. Wir bedanken uns für die enge und freundschaftliche Zusammenarbeit mit unseren Partnern und freuen uns bereits jetzt auf eine Wiederholung dieses Formates.