JCC Software GmbH

Der erste Schritt im Sommer letzten Jahres 

Bereits im Sommer 2024 entschied sich die Kreisstadt Olpe im südlichen Sauerland dafür, unsere Lösung JCC-Terminvereinbarung in ihr System zu integrieren und mit uns zusammenzuarbeiten. Auf diese Weise ist es gelungen, Termine vorausschauend und effizient zu organisieren. Und das funktionierte so gut, dass die „Stadt der tausend Linden”, wie Olpe auch liebevoll genannt wird, kurzentschlossen rund ein halbes Jahr später einen Schritt weitergegangen ist und ihr System durch JCC-Besucher ergänzt hat. 

Enge Zusammenarbeit in der Vorbereitungsphase  

Wie bei allen neuen Implementierungen, sind eine gründliche Vorbereitung und eine gute Teamarbeit im Hintergrund entscheidend. Geradezu vorbildlich ist dies bei dem Projektverantwortlichen der Kreisstadt Olpe, Raphael Müller, und unserem Consultant, Denis Andreev, gelungen: Rund einen Monat lang waren sie damit beschäftigt, das Besucherleitsystem in Absprache mit Tobias Schulte (Leitung Hauptamt) nach den Vorstellungen und den Bedürfnissen des Bürgeramtes anzupassen.   

Ein nahtloser Übergang für Mitarbeiter und Bürger  

Der Tag eines Go-Lives ist der Tag, an dem die vielschichtige Hintergrundarbeit Früchte trägt. Damit alles reibungslos läuft, ist Denis Andreev schon früh nach Olpe gefahren, um letzte Feinabstimmungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass das System wie gewünscht funktioniert. Der unermüdliche Einsatz hat sich gelohnt: Der Systemwechsel verlief reibungslos und war für die Bürger lediglich an den neuen Self-Service-Terminals (Anmeldesäulen) und Aufrufanlagen erkennbar – und an der deutlich verbesserten Abwicklung ihrer Termine. Denn diese werden durch das optimierte System so gestaltet, dass die Bürger zu ihrer Freude das Stadthaus meist sogar wieder schneller verlassen können, als erwartet.  

Auch die Mitarbeiter sind von der intuitiven Bedienung der Soft- und Hardware begeistert: Sie ist schnell nachvollziehbar und an den Arbeitsalltag angepasst. Selbst unerfahrene Kräfte fanden sich nach einer kurzen Einführung mühelos in dem neuen System zurecht. Durch die betont mitarbeiter- und bürgerorientierte Gestaltung gibt es nun mehr Zeit, auch innerhalb der Geschäftszeiten Arbeiten im Backoffice zu erledigen, die früher hinten anstehen mussten. Der Kommentar einer Mitarbeiterin – „ich kriege meine Schrittzahl nicht mehr voll“ – ist in diesem Fall eine Beschwerde mit Augenzwinkern. Denn auch die Laufwege verkürzen sich durch die durchdachte Gestaltung der Termine.  

Gefeiert wird mit einer besonderen Aufmerksamkeit 

Für den Go-Live ließen es sich auch unsere Account Manager Maik Osterholt und Raphael Hövener nicht nehmen, nach Olpe zu kommen. Und das natürlich mit einem besonderen Gruß: Mit dabei war die 1-meterlange Tradition aus den Niederlanden, das Krentenwegge. Das lange Brot gefüllt mit Trockenfrüchten wird üblicherweise zu besonderen Anlässen, wie Geburten und Neuanfängen, verschenkt – eine besonders wertschätzende Geste für die Beziehung zwischen der Stadt Olpe und JCC Software.  

Wir wünschen den Mitarbeitern des Bürgeramtes weiterhin viel Erfolg und Freude bei der Nutzung unserer Anwendungen. Gleichzeitig danken wir der Kreisstadt Olpe herzlich für die vertrauensvolle Zusammenarbeit. Wir sind überzeugt, dass unsere Lösungen dazu beitragen, die Arbeitsabläufe im Bürgerbüro zu optimieren und einen serviceorientierten und bürgerfreundlichen Ablauf zu unterstützen.