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01.08.2024

Gemeinde Wenden: Online-Terminbuchung im Sozialamt möglich

Die Gemeinde Wenden erweiterte am 26. Juni 2024 ihre digitalen Bürgerdienste in den Bereichen Asyl, Integration und Wohngeld. Diese Bereiche sind dem Fachdienst Soziales zugeordnet. Ab sofort können Bürger auch für diese Anliegen über das Online-Terminportal der Gemeinde Wenden Termine vereinbaren. Hier gab es im Juli zunächst einen Parallelbetrieb zwischen Bürgern mit und ohne Termin stattfinden. Allerdings werden die Besucher, die bereits einen Termin gebucht haben, vorrangig aufgerufen. Ab August wird ein Besuch in den betroffenen Bereichen nur noch ausschließlich nach Terminvereinbarung möglich sein.

Interaktive und praxisnahe Schulung für die Mitarbeiter

Im Ratssaal des Rathauses fand eine Schulung für die Mitarbeiter des betroffenen Fachdienstes statt. Unser Software Consultant Jeroen Voskuil erklärte vor Ort die Grundfunktionen von JCC-Terminvereinbarung und JCC-Besucher.

Die Schulung war interaktiv gestaltet, sodass die Teilnehmer ihre Fragen stellen und ihre Ideen einbringen konnten. So konnten direkt Anpassungen in der Software vorgenommen werden, um sie möglichst an den Prozess der Mitarbeiter anzupassen – und nicht umgekehrt. Herr Chris Rosenthal, Digitalisierungsbeauftragter bei der Gemeinde Wenden, unterstützte den Optimierungsprozess und gab hilfreiche Tipps an die Mitarbeiter weiter.

Mehr Transparenz unter den Mitarbeitern

Die Terminvereinbarungssoftware ermöglicht eine nahtlose Integration in den Outlook-Kalender des jeweiligen Mitarbeiters, wodurch die Termine live synchronisiert werden und somit stets aktuell sind. Dies sorgt für mehr Flexibilität und Transparenz unter den Mitarbeitern, da alle notwendigen Kalender einsehbar sowie die dazugehörigen Termine anpassbar und stornierbar sind. Chris Rosenthal hofft, diese Funktion den Mitarbeitern der Gemeinde Wenden schon bald zur Verfügung stellen zu können. Durch einen Cyberangriff auf den IT-Dienstleister im Oktober 2023 ist die sämtliche Infrastruktur noch nicht wiederaufgebaut worden.

Termine für bestimmte Dienstleistungen können erst für den nächsten Tag gebucht werden, um die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter nicht zu stören und spontane Unterbrechungen zu minimieren.

Die fortschreitende digitale Transformation der Gemeinde Wenden

Am gleichen Tag wurden die Dienstleistungen in den Bereichen Asyl, Integration und Wohngeld im Online-Terminportal für die Bürger freigeschaltet. Eine Erweiterung von JCC-Terminvereinbarung und JCC-Besucher wird da, wo es als sinnvoll erachtet wird, sukzessive erfolgen.

Zudem finden aktuell umfangreiche Renovierungsarbeiten im Sitzungszimmer statt. Dieses Sitzungszimmer wird nun räumlich aufgeteilt und in zwei moderne Besprechungsräume umfunktioniert. Über digitale Türschilder (Panel-PCs) können die Mitarbeiter zukünftig sehen, dass der Raum zu bestimmten Zeiten belegt ist. Die Raumbuchung wird über JCC-Terminvereinbarung erfolgen, indem die Mitarbeiter in ihren Termineinstellungen einfach den gewünschten Raum hinzufügen.

Doch neben der digitalen Terminvereinbarung und der Besuchersteuerung ist die Gemeinde Wenden in Sachen Digitalisierung weiterhin fleißig. So werden beispielsweise zurzeit rund 6.000 Bauakten digitalisiert, um sie systematisch in das neue Dokumentenmanagementsystem aufzunehmen. Auch an der neuen Internetseite wird gearbeitet, damit sie die aktuell provisorische Website ablöst, die nach dem Cyberangriff schnell online geschaltet wurde (wie im Mai 2024 im Interview mit der Kommune21 berichtet).