JCC Software GmbH

Viele Wege führen zum Bürgeramt

Rund 16.000 Menschen der Gemeinde Ascheberg können nun über verschiedene Arten einen Termin für ihr Anliegen im Bürgerbüro vereinbaren – ob digital, telefonisch oder persönlich vor Ort.

Die Gemeinde legt Wert auf ein offenes Konzept, sodass die Bürger und Besucher von allen Seiten des Rathauses eintreten und zum gesuchten Fachbereich gelangen können. Dazu sind weitere Maßnahmen zur Optimierung des Besucherstroms im Haus geplant, wie beispielsweise großzügige Displays, die als Wegweiser dienen sollen.

Der Weg zum papierlosen Rathaus

Ausdrucke an der Tür und Unterschriften auf Papier gehören bei der Gemeinde Ascheberg in Kürze der Vergangenheit an. Mithilfe eines Digital Signage Displays am Eingang, wie man es von Schaufenstern in Einkaufsgeschäften kennt, werden zukünftig rund um die Uhr wichtige Informationen angezeigt.

Auf der digitalen Wunschliste der Gemeinde steht u. a. ein Fotoautomat, damit die Bürger keine ausgedruckten Passfotos mehr mitbringen müssen, die wiederum für die Bundesdruckerei eingescannt werden. Die digital erstellten Fotos sollen dann direkt in das System geladen werden.

Trotz stiller Einführung werden Termine bereits über den digitalen Weg gebucht

„Obwohl noch wenig über die Einführung der Software kommuniziert wurde, nutzen bereits grob geschätzt 30 % der Bürger die digitale Terminvereinbarung“, sagt Daniel Szugat, Sachbearbeiter im Bürgerservice.

Im Eingangsbereich werden die Bürger von einem modernen und freundlich eingerichtetem Empfangs- und Wartebereich begrüßt. In unmittelbarer Nähe befindet sich ein Self-Service-Terminal (Ticketsäule), über das sich die Bürger anwesend melden können, wenn sie zuvor einen Termin über das Online-Terminportal der Gemeinde Ascheberg gebucht haben.

Bürger, für die der persönliche Kontakt sehr wichtig ist, die den Terminablauf noch nicht kennen oder spontan ihr Anliegen erledigen möchten, melden sich am Empfang an. Die freundliche Mitarbeiterin bucht dann den Termin für den Bürger ein.

Die Wartezeiten dauern im Schnitt nur wenige Minuten. Dennoch bleibt den Mitarbeitern im Bürgerbüro häufig Zeit zwischen den Besuchen, um das aktuelle Anliegen abzuschließen und sich direkt vollständig um den nächsten Bürger kümmern zu können.

Nach Optimierung steht der Erweiterung des Terminangebots nichts mehr im Wege

„Sobald die ersten Wochen der Testphase überstanden und ‚Kinderkrankheiten‘ beseitigt sind, steht einer Erweiterung der Software nichts mehr im Wege“, so Ingo Taubitz (Mitarbeiter Zentrale Dienste, Bildung und Mobilität), der für die Softwareeinführung verantwortlich bei der Gemeinde ist.

Mit JCC-Terminvereinbarung und JCC-Besucher ist das Bürgerbüro der Gemeinde Ascheberg gut auf die erhöhte Nachfrage nach Reisepässen und Personalausweisen vor den Ferien vorbereitet.

Aktuell wird ein Video produziert, das den Bürgern schrittweise den Terminprozess in ihrer Gemeinde erklären soll.

Wir von JCC Software arbeiten weiter daran, die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit unserer Lösungen für die Ascheberger Bürger und Mitarbeiter der Gemeinde zu verbessern!

Foto: JCC Software Rick Niehof mit Ingo Taubitz und Daniel Szugat von der Gemeinde Ascheberg