Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben mit BPM-Plattform Elektronisches Fördermittelmanagement beim BAFzA

Fördermittel können künftig beim Nachfolger des Bundesamtes für Zivildienst, dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA), elektronisch beantragt werden. Denn zu seinen neuen Aufgaben gehört jetzt auch, Fördermittel des Bundes und des Europäischen Sozialfonds (ESF) zu verwalten und entsprechende Förderprojekte abzuwickeln.

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Für eine kundenfreundliche und elektronische Durchführung des gesamten Antragsverfahrens hat sich das BAFzA entschieden, ein Web-Portal auf Basis der Business Process Management (BPM)-Software inubit BPM-Suite zu einzuführen.

Auf Dauer verfolgt das BAFzA das Ziel, Bürgern eine moderne Dienstleistungsinfrastruktur zur Verfügung zu stellen und im Zuge der Ausweitung seiner Tätigkeitsfelder sämtliche Bereiche prozessorientierter zu gestalten. In einem ersten Schritt wird nun die elektronische Abwicklung von ESF-Mitteln von der Antragstellung über die gesamte Mittelbewirtschaftung bis zum und Berichtswesen umgesetzt.

Damit werden nicht nur das Antragsverfahren vereinfacht und Bearbeitungszeiten reduziert, sondern auch die Qualität der Bearbeitung gesteigert. Nach erfolgreicher Einführung ist geplant, die Nutzung der BPM-Suite auf weitere Bereiche auszuweiten.

Elektronische Antragsstellung über Web-Portal mit integrierter Fehlerprüfung

Antragsteller können zukünftig über ein Web-Portal ihre Förderanträge einreichen. Dabei finden bereits bei der Erfassung der Antragsdaten umfangreiche Validierungen statt. Dies wird die sonst sehr aufwendigen Prüfprozesse beschleunigen, sodass BAFzA-Mitarbeitern mehr Zeit für die eigentliche persönliche Betreuung der Kunden bleibt.

Dies gilt auch für den gesamten Folgeprozess, der z.B. die Mittelabrufe unterstützt, die Erstellung von Verwendungsnachweisen und Schlussbescheiden als auch das umfassende Prüfwesen für die Mitarbeiter des BAFzA. Dieses sichert auch die Einhaltung der Vorgaben der EU. Außerdem stellt die Lösung alle Schnittstellen zu nachgelagerten Systemen, beispielsweise für die Zahlungsabwicklung und das Reporting an die EU, bereit.

Den Mitarbeitern des BAFzA steht mit der Lösung darüber hinaus ein umfangreiches Monitoring zur Verfügung, über das jederzeit einsehbar ist, wie viele Anträge eingegangen sind, welche davon bewilligt oder abgelehnt wurden, und in welchen Fällen noch Klärungsbedarf besteht. Antragssteller können über das Web-Portal ihre Daten bequem und übersichtlich einsehen und verwalten und dabei auf die gesamte Historie des Förderfalles zurückgreifen.

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