Durch eine effiziente digitale Beschaffung werden Prozesse vereinfacht, vereinheitlicht und beschleunigt; sie werden sicherer, transparenter und weniger fehleranfällig. Darüber hinaus entlastet die Teilautomatisierung Mitarbeiter:innen von Routineaufgaben. Dabei ist die Nutzung eines integrierten Systems, das alle relevanten Daten bereitstellt, ein entscheidender Schritt, um Potenziale der E-Beschaffung und damit der Digitalisierung voll auszuschöpfen. Verwaltungen sollten daher Beschaffungslösungen nutzen, die auch sogenannte Gelegenheitsnutzer:innen berücksichtigen. Das ideale Angebot für Bedarfsmelder:innen außerhalb der zentralen Verwaltung sind Selfservices. Diese bieten einen einfachen Zugang zu ausgewählten ERP-Funktionen und eine selbsterklärende, benutzerfreundliche Oberfläche. Mobile Anwendungen ermöglichen viele Bearbeitungen auch von unterwegs. Insgesamt zeigt das Expertisepapier, wie Prozessbeschleunigung, Qualitätsverbesserung und Kostensenkung effektiv erreicht werden können.