Deutlich weniger Inventuraufwand durch Cloud-basierte Stichproben

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INVENT Xpert errechnet daraufhin den Stichprobenumfang, die Schichteinteilung und die aufzunehmenden Inventurpositionen. Nachdem die Stadtwerke die Inventur mit nur noch wenigen Stichproben durchgeführt haben, startet INVENT Xpert mit der Hochrechnung des Lagerbestands.

Die Ergebnisse können von den Inventurverantwortlichen schließlich einfach über das Internet abgerufen werden.

Den ersten Inventurlauf mit der neuen Cloud-basierten Stichprobeninventursoftware führten Simone Güldner und ihr Team im Dezember 2011 durch. Durch die standardisierten Schnittstellen zwischen INVENT Xpert und LIMA kann die Inventur im laufenden Betrieb kontrolliert und verfolgt werden.

„Im direkten Vergleich mit der Vollinventur hat sich der Zeit- und Personalaufwand deutlich reduziert. Während früher acht Mitarbeiter insgesamt 130 Stunden lang gezählt haben, wickeln wir die Inventur heute zu fünft in gerade einmal 35 Stunden ab. Das entspricht einer reinen Zeitersparnis von 73 Prozent“, freut sich Güldner.

Statt 2.216 Artikel bei der Vollerhebung, müssen bei der Stichprobeninventur insgesamt nur noch 598 Artikel gezählt werden. Das hat den Inventuraufwand bei den Stadtwerken Bad Nauheim von 16 auf 4 Manntage gestrafft. Durch die Bereitstellung in der Cloud ist zudem ein schneller und flexibler Zugriff auf den Inventurbericht möglich.

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Herausforderung: Umstellung von Vollinventur auf permanente Stichprobeninventur in der Cloud, Schnittstelle zu IT-System LIMA (ASP) von rhenag

Ziel: weniger Zeit- und Personalaufwand, geringer IT-Aufwand, transparentes Reporting, Inventurergebnisse auf einen Blick

Durchführung: Stadtwerke übermitteln Buch- und Ergebnisdaten über standardisierte Schnittstellen an INFORM, INVENT Xpert liefert Planungsvorgaben, Hochrechnungen und stellt Inventurergebnisse in der Cloud zur Verfügung

Resultate: Erhebungsaufwand von 2.216 auf 598 Artikel gestrafft, Inventuraufwand von 130 auf 35 Stunden reduziert, 73 Prozent reine Zeit gespart, Personalaufwand von 8 auf 5 Mitarbeiter gesenkt

Stadtwerke bleiben Cloud-optimistisch

Bedenken, die Inventurdaten in die Cloud zu verlagern, hatte die Leiterin für Rechnungswesen und Controlling Güldner nicht:

„Wir sind natürlich daran interessiert, dass Daten wie der Lagerwert nicht für jedermann sichtbar sind. Deshalb war für uns wichtig zu wissen, mit welchem Cloud-Anbieter INFORM zusammenarbeitet und welche Sicherheitsvorkehrungen es gibt.“ INFORM nutzt einen Cloud-basierten Datenbankservice, der auf SQL-Server Technologie beruht und in Microsoft-Rechenzentren gehostet wird.

Die Datenbank ist in einer mandantenfähigen Umgebung implementiert, sodass die Kunden zwar Anwendungen miteinander teilen, ihre Daten aber getrennt voneinander gesichert und aufbewahrt werden. Die komplette Datenübertragung ist an spezielle Sicherheitsprotokolle geknüpft. Außerdem simulieren die IT-Experten bei INFORM in regelmäßigen Abständen Hacker-Angriffe, um potenzielle Sicherheitslücken zu identifizieren und zu beseitigen.

Simone Güldner kommt nach dem ersten Inventurabschluss in der Cloud zu folgendem Fazit: „Der Inventurlauf und die Zusammenarbeit mit INFORM liefen reibungslos. Rückfragen konnten wir stets unkompliziert und schnell am Telefon oder per eMail klären. Wir würden INFORM weiter empfehlen.“

Für die Auswertung der Inventurergebnisse will sie künftig weitere Analysetools von INVENT Xpert ausprobieren: „Das können wir uns durchaus vorstellen, um unser Lager noch besser kennenzulernen und Optimierungsmöglichkeiten aufzuspüren.“

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