Der Mensch im Mittelpunkt einer erfolgreichen Datenstrategie Datenkompetenz im öffentlichen Sektor

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Datengestützte Entscheidungen werden in fast allen Bereichen zunehmend wichtiger – auch im öffentlichen Bereich. Sei es, die Polizei dabei zu unterstützen, die Kriminalitätsrate zu senken, die Gesundheitsbedürfnisse von Patienten besser wahrzunehmen oder soziale Maßnahmen individueller zu gestalten. In der Theorie sind die Umsetzung und die Vorteile moderner Analytics-Lösungen klar, aber wie sieht es in der Praxis aus?

Die Lücke zwischen dem, was mit Daten-basierten Entscheidungen erreicht werden kann und dem, wie gut die Mitarbeiter im öffentlichen Sektor dafür gerüstet sind, ist groß. Das zeigt die aktuelle Studie „The Human Impact of Data Literacy“ von Qlik und Accenture. So fühlt sich nur ein Prozent aller Befragten gut auf den Umgang mit Daten vorbereitet, wenn sie eine neue Stelle antreten.

Ergebnisse im Überblick:

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Außerdem geben 66 Prozent an, mit dem Lesen, Bearbeiten und Analysieren von Daten am Arbeitsplatz überfordert zu sein. 33 Prozent der Befragten sind bei der Konfrontation mit Daten so überfordert, dass sie das Erledigen ­solcher Aufgaben komplett vermeiden.

Trotzdem sehen 85 Prozent der Studienteilnehmer aus dem öffentlichen Sektor die Notwendigkeit von Datenkompetenz in ihrem Arbeitsumfeld. Doch wie lässt sich die Datenkompetenz in Behörden, Ämtern und sonstigen Einrichtungen der Öffentlichen Hand erhöhen? Die folgenden fünf Schritte legen die Basis für mehr Datenkompetenz in der gesamten Organisation.

Ernennung eines ­Datenverantwortlichen

Am Anfang sollte dabei immer die Fragestellung stehen: Welche Ziele möchte die Organisation erreichen und welche Daten können dafür hilfreich sein? Ist dies definiert, lässt sich im nächsten Schritt festlegen, welche Abteilung mit welchen Daten wie arbeiten muss, um die gesteckten Ziele zu erreichen.

Jede/r einzelne Mitarbeiter/in sollte erklärt bekommen, was von ihr oder ihm erwartet wird. Der Datenverantwortliche fungiert in der kompletten Organisation als Datenbotschafter und arbeitet mit den unterschiedlichen Interessensgruppen zusammen. Gemeinsam definieren sie die besten Möglichkeiten zur Datennutzung in den einzelnen Segmenten und erstellen anschließend einen Plan für das damit verbundene Change-­Management.

Vorarbeit leisten

Der Überblick über die bisherige Datennutzung der Mitarbeiter/innen und über ihre Datenkompetenz ist unerlässlich. Antworten auf die folgenden Fragestellungen sollten erarbeitet werden:

• Wie wurde bisher mit Daten gearbeitet?

• Über welche Kompetenz bzw. über welches Wissen verfügen die Mitarbeiter aktuell?

• Ist die passende Technik vorhanden, um die richtigen Daten zu generieren und zu analysieren bzw. um daraus Rückschlüsse und Erkenntnisse abzuleiten?

So wird klar, was in Bezug auf Datenkompetenz und Zielerreichung künftig notwendig ist. Der Datenverantwortliche identifiziert dabei, welche Änderungen auf Prozess­ebene nötig sind und welche Investitionen getätigt werden müssen, um den Mitarbeitern die entsprechende Datenkompetenz zu vermitteln.

Kevin Hanegan, Chief Learning ­Officer bei Qlik, betont in dem Zusammenhang: „Die meisten Organisationen sitzen auf einer Goldmine von Talenten. Sie müssen ­diesen aber das Wissen und die richtigen Werkzeuge an die Hand geben, damit der wahre Wert von Daten erkennbar wird. Nur so werden sie in der Lage sein, das Potenzial ihrer Belegschaft freizusetzen und von den Vorteilen datengesteuerter Entscheidungen zu profitieren.“

Bereitstellung der ­passenden Tools

Um Mitarbeiter datenkompetent zu machen, bedarf es neben der Definition neuer Prozesse auch der Ausstattung mit entsprechenden/r Tools und Technik, wie Datenanalyse- und Business-Intelligence-Software. Dabei sollten die Tools folgende Kriterien erfüllen:

• Relevanz: Liefert das Tool nützliche Erkenntnisse, die in den Entscheidungsprozess miteinfließen?

• Verständlichkeit: Werden die Informationen so wiedergegeben, dass sie leicht verständlich sind?

• Integrationsfähigkeit: Kann das Tool in bestehende Software, wie z.B. HR- oder CRM-Lösungen ohne großen Aufwand eingebettet werden?

Schulung für mehr ­Datenkompetenz

Das Potenzial, das in Daten schlummert, kann sich nur dann komplett entfalten, wenn sich jede/r – unabhängig von ihrer/seiner Rolle – sicher im Umgang mit Daten fühlt und diese als Grundlage für ihre/seine täglichen Entscheidungen nutzen kann. Doch wie die Studie zeigt, ist das Defizit hier groß: Weltweit hat nur ein Fünftel der Befragten volles Vertrauen in die eigene Datenkompetenz. 32 Prozent der Befragten im öffentlichen Sektor sind der Meinung, Weiterbildung und Training würden ihnen helfen, produktiver im Umgang mit Daten zu werden. Schulungen können viele verschiedene Formen annehmen, wobei die Datenkompetenz-Schulung oftmals in andere Weiterbildungen integriert ist. Alternativen sind eLearning-Kurse oder spezialisierte Schulungen.

Wichtig ist, dass die Weiterbildung kontinuierlich erfolgt, um künftigen Entwicklungen und Möglichkeiten Raum zu geben. Aufgabe des Datenverantwortlichen ist es, hier eng mit dem HR-Team zusammenzuarbeiten, um das Schulungsprogramm regelmäßig anzupassen.

Kontinuierlicher Prozess

Damit wertvolle Erkenntnisse aus Daten gezogen werden können, sollten Ziele und Prozesse kontinuierlich überprüft und nachjustiert werden. Führungskräfte haben hier zwei entscheidende Aufgaben, die sie in Zusammenarbeit mit dem Datenverantwortlichen angehen müssen:

• Die Verankerung von Datenkompetenz in der DNA der Organisation. Datenkompetenz muss eine Selbstverständlichkeit sein und kein notwendiges Übel.

• Die regelmäßige Neubewertung des Datenkompetenzniveaus der Mitarbeiter, des Zugangs zu den Daten und der Tools zur Datenanalyse. So wird sichergestellt, dass neue Möglichkeiten voll ausgeschöpft werden können.

Fazit

Verfolgen Organisationen der Öffentlichen Hand die fünf genannten Schritte, bestehen sehr gute Chancen, die Lücken in Sachen Datenkompetenz mittel- bzw. langfristig zu schließen und bisher verschwendetes Potenzial richtig einzusetzen. Dabei ist Datenkompetenz ein fortlaufender, iterativer Prozess, bei welchem die gesamte Organisation stets am Ball bleiben sollte. Aber es lohnt sich – sowohl für die Organisation als auch für die Mitarbeiter selbst, weil die Erkenntnisse aus den Daten Prozesse vereinfachen, beschleunigen und den Arbeitsalltag erleichtern sowie interessanter machen.

*Der Autor: Wolfgang Kobek, SVP EMEA beim Data-Analytics-Spezialisten Qlik

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