gesponsertProjekt von Kodak Alaris Bei der Digitalisierung an die Zukunft denken

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Kodak Alaris Germany GmbH

Kodak Alaris hat viel Erfahrung mit der Digitalisierung von Papierdokumenten öffentlicher Verwaltungen. Ein solches Projekt wird gerade für die Stadtverwaltung einer kleineren Großstadt mit rund 1.300 Mitarbeitenden realisiert.

Ziel ist die zentrale Erfassung der Eingangspost sowie dezentrales Scannen in den Fachbereichen. Entscheidend für die Zukunftsfähigkeit eines solchen Projektes ist neben den Scannern auch die Software zur intelligenten Dokumentenverarbeitung.

Papierdokumente sofort digitalisieren

In der Poststelle gehen täglich etwa 1.000 Briefe mit durchschnittlich drei Seiten ein. Zudem werden hier Archivakten digitalisiert. Dafür sind zuverlässige Scanner notwendig, um manuelle Eingriffe zu minimieren.

Nach eingehenden Tests fiel die Wahl auf Geräte der KODAK S3000 Scanner-Serie. Sie überzeugten durch reibungsloses Einzugsverhalten, auch bei gemischten Stapeln, die hohe Bildqualität, selbst bei schwierigen Vorlagen und Sicherheitsfunktionen wie verschlüsselte Übertragung.

Für die dezentrale Erfassung werden Scanner der KODAK S2000 Serie und KODAK E1000 Serie eingesetzt. Auch sie bieten beste Bildqualität, denn alle KODAK Scanner setzen auf die Perfect Page Bildverarbeitungstechnologie. Vorteilhaft ist, dass der Einzug auch Ausweis- und Gesundheitskarten problemlos verarbeitet. Für Reisepässe steht ein spezielles Flachbett optional zur Verfügung.

Im ersten Schritt wurden 25 Scanner installiert, weitere 300 folgen bis Ende nächsten Jahres.

Investition in die Zukunft

Kodak Alaris bietet nicht nur langlebige Scanner, sondern mit KODAK Info Input Solution auch eine Intelligent Document Processing (IDP)-Lösung an. Sie hat den Vorteil, dass sie als Erfassungslösung für verschiedene Eingangskanäle eingesetzt werden kann, d. h. sie verarbeitet gescannte sowie digitale Dokumente und Daten. Diese werden anschließend verteilt oder direkt in Folgesysteme integriert, z. B. in die eAkte, in diesem Fall kommt enaio^® von Optimal Systems zum Einsatz. Die komplette Prozesskette lässt sich TR-Resiscan konform gestalten.

Durch ihre webbasierte Architektur ist sie die ideale Anwendung sowohl für den zentralen Posteingang als auch für die dezentrale Erfassung wie im konkreten Beispiel. Aus Datenschutzgründen wurde die Software auf lokalen Servern installiert. Die zentrale Administration minimiert den IT-Aufwand. Durch das Concurrent-Modell werden im Schnitt je nach Anwendung nur ca. 5 - 25 % Lizenzen, gemessen an den Nutzern, benötigt. Eine Lizenz wird nur während des Vorgangs verwendet und dann wieder freigegeben.

Bei steigenden Anforderungen an automatisierte Dokumentenverarbeitung mit Künstlicher Intelligenz zeigt KODAK Info Input Solution ihre wahre Stärke. Mit ihrem Open Intelligence™ Design ist sie in der Lage, diverse KI-Modelle für den Dokumenten-Workflow zu nutzen. Um den Datenschutz zu gewährleisten, kann die KI von Microsoft On-Premise implementiert werden. Dies war ein wichtiges Argument für die Entscheidung der Stadtverwaltung, die diese Möglichkeiten in Zukunft nutzen möchte.

Handschriftenerkennung und Rechnungslesung

Handschriftlich ausgefüllte Formulare können mit KODAK Info Input Solution zusammen mit der KI von Microsoft verarbeitet werden. Die KI ist bereits mit unzähligen Handschriften angelernt und bietet eine hohe Erkennungsrate von über 90 Prozent.

Gleiches gilt für die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen. Die Rechnungsdaten werden durch die KI ausgelesen und können direkt in Folgesysteme zur Weiterverarbeitung extrahiert werden. In beiden Fällen kann die Microsoft-KI auf lokalen Servern installiert werden.

Weitere Informationen finden Sie unter www.alarisworld.com.

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