gesponsertDigitaler Zwilling, intelligenter Agent Automatisierung und KI für eine effiziente öffentliche Verwaltung

Matthias Wodniok, Mitglied des Vorstandes und Chief E-Government Officer der Fabasoft, über das Potenzial der digitalen Transformation für mehr Effizienz und Bürgernähe in der öffentlichen Verwaltung.

Wie ist der Status quo der Automatisierung von Verwaltungsprozessen? Wo sehen Sie Potenziale?

Ich sehe in diesem Bereich zwei Themengebiete. Einerseits: Die Interaktion zwischen Bürger:innen und Unternehmen durch weitgehend automatisierte Verwaltungsleistungen. Andererseits: Optimierte, automatisierte interne Prozesse zur Abwicklung der Services. Die Teilnehmenden an den Fabasoft egovdays 2024 schätzten das Automatisierungspotenzial auf 60 bis 80 Prozent.
Deutschland macht durch das Onlinezugangsgesetz und die E-Akte Fortschritte. Österreich ist mit der ID Austria, den Apps „Digitales Amt“ und „eAusweise“ auf einem sehr guten Weg. Besonders spannend sind „No-Stop-Shop“-Services wie die antragslose Arbeitnehmerveranlagung und die Überweisung des Klimabonus direkt auf das Konto.

Was kann KI heute tatsächlich leisten?

Die KI erstellt u. a. Zusammenfassungen umfangreicher Dokumente oder liefert über die Chat-Funktion Antworten auf Fragen. Sie übernimmt Routineaufgaben und wirkt als intelligenter Agent auch interaktiv mit, etwa bei der Verarbeitung von Unterlagen, der Antragsprüfung oder der Vorbereitung von Entscheidungen. Mit unseren Fabasoft Softwareprodukten ist es möglich, Prozesse vom Antrag bis zum Dokumentenversand zu automatisieren – als Beispiel sind die nahezu durchgängig digitalisierten Solarförderanträge in Österreich anzuführen. Insgesamt ergibt sich je nach Förderprozess eine Zeitersparnis von 50 bis 80 Prozent. So hat die Sachbearbeitung mehr Kapazitäten für Kernaufgaben und die Bevölkerung profitiert von stark verkürzten Durchlaufzeiten.

Wie lässt sich Vertrauen in automatisierte Prozesse sicherstellen und der Sorge von Beschäftigten entgegenwirken, durch KI ersetzt zu werden?

Offene Kommunikation mit den Mitarbeitenden ist essenziell. Automatisierung und KI ersetzen keine Menschen, sie entlasten von Routinen. Der digitale Zwilling übermittelt Vorschläge, deren Prüfung und Bestätigung erfordert aber menschliches Urteilsvermögen und Sozialkompetenz. Zudem spielt Nachvollziehbarkeit eine bedeutende Rolle: Automatisierte Prozesse berücksichtigen alle definierten Rechte- und Rollenkonzepte und dokumentieren jede Aktion. KI macht Verwaltungsarbeit effizienter und bürgernäher – und steigert so die Attraktivität der öffentlichen Verwaltung als Arbeitgeber.

Welchen Aufwand haben Behörden bei der Einführung intelligenter Automatisierung?

Prozesse zu optimieren, ist entscheidend. Behörden, die bereits die E-Akte auf Basis der Fabasoft eGov-Suite einsetzen, können sofort starten und ihre Daten nutzen. Dank No-Code/Low-Code lassen sich Automatisierungsschritte ohne aufwendiges Vorprojekt freischalten. Und das System lernt kontinuierlich dazu.

Wie bewerten Sie die Regulativen zum KI-Einsatz?

Regulierung ist wichtig, aber Vorschriften mit Interpretationsspielraum bremsen. Praxistaugliche, transparente Regeln und Mut zur Realisierung sind gefragt, statt auf vollständige Klärung aller Details zu warten. Also Use Cases testen – und voranschreiten.

Abschließende Frage: Wie sehen Sie die Abhängigkeit von US-Anbietern, Stichwort digitale Souveränität?

Europa braucht Selbstbewusstsein und eigene Innovationen. KI ist eine der Schlüsseltechnologien und Grundlage für den Wohlstand und die digitale Souveränität. Fabasoft leistet durch die Entwicklung innovativer, intelligenter Solutions „von Europäern für Europäer“ und die sichere Datenhaltung in europäischen Rechenzentren einen wesentlichen Beitrag dazu.

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