Alles für einen lückenlosen papierlosen Workflow im eGovernment

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Der Bereich Dokumentenverwaltung- und verarbeitung wurde im Ausstellungsbereich der Messe ebenfalls abgebildet: So präsentierte die DM Dokumenten Management GmbH (Stand: 5D51) ihr Dokumentenmanagement-System Lobodms als Kommunikationsinstrument für öffentliche Einrichtungen.

Das System unterstützt Mitarbeiter in den Bereichen Dokumenten- und Informationsverwaltung, Sitzungsorganisation und Protokollverwaltung sowie Projekt- und Geschäftsverwaltung.

iXenso Software-Solutions präsentierte das DMS von OpenText (Stand: 5C32) mit Funktionen zur Verarbeitung von eMails, Faxen, Briefen oder anderen elektronischen Formularen. Speziell für die Öffentliche Verwaltung (DOMEA) bietet das System die Archivierung sämtlicher Daten inklusive umfangreicher Such-, Sicherungs- und Verwaltungsfunktionen mit Revisionssicherheit.

Auch die Grau Data AG (Stand: 5C63) präsentierte mit FileLock ein Produkt zur revisionssicheren Archivierung, die auf „write once read many“ (WORM)-Technologie basiert. Diese ist in bestehende IT-Systeme integrierbar und speichert Formulare, Anträge und Bescheide über viele Jahre hinweg unveränderlich ab.

Die Saperion AG (Stand 5C41) zeigte mit „file & share“ ein digitales Archiv für die langfristige sichere Speicherung in der Cloud. Der Zugriff ist über einen Browser oder via App möglich. Und für Öffentliche Verwaltungen, die ihre Dokumentenarchivierung auslagern wollen, stellte die DMI GmbH & Co. KG (Stand: 5C41) ihr Dienstleistungsspektrum vor. Das Unternehmen erfüllt die Vorgaben für die Archivierung vollständiger, unveränderter, verfügbarer, prüfbarer, reproduzierbarer und sicherer verwaltungsrelevanter Informationen mit einem nachvollziehbaren Prozess.

Beim Output Management geht es vor allem um die effiziente und schnelle Kommunikation mit dem Bürger. Lösungen für diese Herausforderungen gab es unter anderem bei der Conet Solutions GmbH (Stand: 5C41) zuu sehen.

Mit seiner Anwendung OfficeBridge zeigte das Unternehmen hier eine Lösung zur Dokumentenerstellung. Diese verarbeitet Daten aus vorhandenen Systemen automatisiert in Microsoft Word und bereitet sie in definierten Vorlagen auf. Anschließend können die Dokumente individuell angepasst und in weiterführenden Systemen genutzt werden.

Pitney Bowes Software (Stand: 5E59) präsentierte mit EngageOne eine Web-basiertes Schriftguterstellung, die mittels Dokumentvorlagen und Textbausteinen eine standardisierte Brieferstellung ermöglicht und es dank Multi-Channel-Versand erlaubt, den Empfängern Schreiben über deren präferierten Kommunikationskanal (etwa per eMail) zukommen zu lassen.

Fachverfahren

Die Output AG hingegen verfolgt mit SmartOutput einen neuen Ansatz: Der Hersteller scannt den Druckdatenstrom des Versenders nach der postalischen Empfängeradresse und übermittelt dann den Bürgern über verschlüsselte Postfächern ihre Post. Nicht abgerufene Briefe werden innerhalb einer bestimmten Frist gedruckt und per Post zugestellt.

Die Seal Systems AG (Stand: 5C41) stellte eine Lösung für die Zusammenstellung und Ausgabe von Vergabeunterlagen vor. Diese sind in der Regel sehr umfangreich und müssen aus verschiedenen Quellen zusammengestellt, einheitlich konvertiert, sortiert und elektronisch oder auf Papier ausgegeben werden. Das auf der Messe gezeigte Workflow-basierte System – die Digital Process Factory – ist in der Lage, die komplette Dateiverarbeitung vom Sammeln, über das Aufbereiten bis zur Ausgabe zu automatisieren.

Auch Anbieter von Signatur-Lösungen sind in Stuttgart vor Ort. So stellt die Signotec GmbH (Stand: 5D51) die Unterschriften-Pads Sigma und Omega vor, die unter anderem in Einwohnermeldeämtern für die Beantragung neuer Personalausweise und Reisepässe zum Einsatz kommen. Die beiden Produkte gehören zu den wenigen, die von der Bundesdruckerei für das digitale Antragsverfahren freigegeben sind.

Auch die Wacom Europe GmbH präsentierte Lösungen, die insbesondere für Einwohnerämter relevant und von der Bundesdruckerei zugelassen sind. Dazu gehören interaktive Stiftdisplays und Signatur-Pads. Mit ihnen werden Arbeitsschritte wie das Archivieren von Papier überflüssig, weil ein lückenloser papierloser Workflow entsteht. Nicole Körber

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Nachlese zur DMS Expo

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