Mobility im Öffentlichen Dienst Zwischen Traum und Wirklichkeit

Die digitale Behörde kommt spätestens dann, wenn sich durch den Generationenwechsel die Arbeitsweise und der Arbeitsplatz von alleine verändern. Aber vielleicht geht es auch früher? Ein Kommentar von Michael Krause.

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Deutsche Behörden wittern großes Potenzial in der Digitalisierung. Sie wollen Vorgänge verkürzen, Prozesse optimieren und am besten alles auch noch „on-the-fly“ automatisch archivieren. Sie träumen von einer integrativen Organisation und streben eine moderne, papierlose Organisation an, nicht zuletzt, um Kosten zu sparen.

Und dann werden sie auch noch vom Thema Mobility getrieben. Man hört von Stadträten, die das Papier aus ihrem Büro verbannen und nur noch mobil arbeiten möchten. Von Bauamtsmitarbeitern, die sich für ihre Arbeit in Parks und Grünanlagen ein Smartphone wünschen oder von Bauarbeitern, die bei Arbeiten auf der Baustelle ­Zugriff auf ihre Bürounterlagen haben möchten, um Abstimmungen gleich vor Ort vornehmen zu können.

Zwar gibt es immer mehr Kommunen, die Vorbildliches bei der Digitalisierung leisten, aber viele empfinden das Schlagwort von der „digitalen Behörde“ eher als Damoklesschwert. Sie stehen vor einer Masse von Herausforderungen und haben keine Vorstellung, wie sie diese bewältigen sollen. Die IT-Abteilungen der öffentlichen Einrichtungen wissen zwar um die Notwendigkeit der Digitalisierung und der Einbindung mobiler Endgeräte, doch vielfach werden ihre Vorschläge abgetan oder vertagt. Sie sind ebenso unsicher wie die Anwender – sind oft bereits an Desinteresse, Budgets, Sicherheitsrichtlinien, Betriebsräten o.ä. gescheitert.

Aber keine Angst, die „digitale Behörde“ kommt – egal wie groß die Herausforderungen sind. Sie kommt dann, wenn sich die Ämter um junge Mitarbeiter bemühen und feststellen, dass moderne Techniken und Vorgehensweisen die Voraussetzung dafür sind, dass jungen Menschen überhaupt in einem Amt anfangen zu arbeiten.

Spätestens kommt die „digitale Behörde“ aber dann, wenn sich durch den fortschreitenden Generationenwechsel die Arbeitsweise und der Arbeitsplatz von alleine veränderen.

Wer nicht so lange warten möchte, sondern das Arbeitsumfeld in einer Behörde vorausschauend gestalten möchte, kann das heute schon tun. Das Landrats­amt Konstanz hat beispielsweise eine BYOD-Strategie umgesetzt und erlaubt den Mitarbeitern die berufliche Nutzung ihrer persönlichen Smartphones.

Oder nehmen wir das Landratsamt Karlsruhe – hier wurde eine zentrale Dienstleistungsplattform eingeführt, wo die Mitarbeiter nicht nur ihre IT-Services beziehen ­können, sondern über die auch das Mitarbeiter-Management ab­gewickelt wird.

*Der Autor: Michael Krause, Geschäftsführer TAP.DE Solutions GmbH

Die Stadt Husum etwa hat einen „papierlosen Sitzungsdienst“ realisiert, indem sie an Stadtangestellte und Ehrenamtliche iPads ausgibt, sodass diese hier alle notwendigen Sitzungsunterlagen digital zur Verfügung haben.

Und die Uni Wien hat die Verwaltung ihrer 12.000 Arbeitsplätze ­automatisiert und dadurch messbare Mehrwerte erzielt.

All diese Bespiele zeigen, das der Wandel zur „digitalen Behörde“ längst im Gange ist. Jede Behörde muss letztlich nur noch für sich selbst entscheiden, ob sie zu den „First Movern“ gehören, in der ­Mitte mitschwimmen oder noch abwarten will. Eins steht in jedem Fall fest: Die „digitale Behörde“ kommt. So oder so.

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