De-Mail verändert das Output Management der Behörden Zukunftsmusik? Weniger Drucker, weniger Papier in den Amtsstuben

Elektronische Akte und Dokumentenmanagementsystem konnten in den letzten Jahren eines nicht verhindern: Am Ende der Vorgangsbearbeitung gibt es das Ergebnis aus der elektronischen Schriftgutverwaltung wieder schwarz auf weiß – auf Papier. Ob sich das in den kommenden Jahren ändert, hängt vor allem vom Bürger ab. Denn wenn er nicht mitspielt, dann wird's nichts mit De-Mail.

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Obwohl – ähnlich der Nutzung der elektronischen Signatur – die De-Mail Nutzung zwischen den Verwaltung und mit der Wirtschaft ein guter Anfang für die sichere elektronische Kommunikation wäre. Die eGovernment-Initiative des Bundesministeriums des Inneren ist jetzt in die zweite Phase gegangen und kann aus der ersten Phase beachtliche Ergebnisse vorweisen.

Unterstützung nach dem „Einer-für-alle“-Prinzip

Das BMI: „Die Initiative greift zum einen konkrete Fragestellungen aus der Praxis auf und arbeitet am Abbau rechtlicher, technischer und organisatorischer Hürden. Zum anderen arbeitet sie nach dem ‚Einer-für-alle‘-Prinzip an dem Aufbau einer breiten Wissensbasis: Für die Durchführung von Einführungsprojekten mit hohem Mehrwert und Nachnutzungspotenzial erhalten teilnehmende Behörden Workshops zum Einsatz der De-Mail-Technologie, im Einzelfall auch Beratungen zum Projektmanagement, zur Umstellung der Prozesse oder auch zur technischen Integration von De-Mail. Dafür verpflichten sie sich, ihre Ergebnisse zu dokumentieren sowie Ansprechpartner für andere Behörden zu benennen. Mit der Veröffentlichung der Ergebnisdokumente und der Kontaktdaten wächst die öffentliche Wissensbasis für die Implementierung von De-Mail.“

So haben die Berliner Experten die Landeshauptstadt München (LHM) bei der Erarbeitung eines Fachkonzeptes unterstützt, dessen Ziel es ist, „in einer Pilotphase die Möglichkeiten und Funktionen von De-Mail zu erproben. Aus den Erfahrungen sollen dann Anforderungen und Möglichkeiten für einen weitreichenden bis stadtweiten Einsatz von De-Mail abgeleitet werden.

In der Pilotphase soll De-Mail im Kreisverwaltungsreferat eingesetzt werden. Zunächst soll mit nur wenigen externen Kommunikationspartnern und mit nur mit wenigen Dienststellen De-Mail pilotiert werden. Gleichwohl sollen ein gewisses Datenvolumen und eine gewisse Anzahl von De-Mails generiert werden. Im den Pilotbetrieb sollen daher noch keine Bürgerinnen und Bürger miteinbezogen werden.“

Catch-All-Postfach und Bestätigungsnachweise

Ein weiteres Ziel des Fachkonzeptes ist es, „jegliche Forderungen des Auftraggebers in messbarer Form zu erfassen“. Daher wurden besonders die folgenden Punkte ausführlich unter die Lupe genommen:

• Mengengerüst und Kosten,

• Konzept für De-Mail-Adressen und -Subdomänen,

• Zugangseröffnung,

• Ablage von De-Mails und deren Inhalten in Akten (Veraktung),

• Rechtswirkungen von De-Mails,

• Adresstransformation (De-Mail-Adressen <–> eMail-Adressen),

• Catch-All-Postfach,

• Mischadressierung,

• Weiterleitungs- und Vertretungsregeln,

• Bestätigungsnachweise sowie

• Plugins für eMail Clients (Thunderbird).

Besonders interessant erscheinen die Überlegungen zum Catch-All-Postfach und zu den Bestätigungsnachweisen.

Catch-All-Postfach: Alle an die Domäne „muenchen.de-mail.de“ adressierten De-Mails werden vom zuständigen De-Mail-Provider angenommen und im De-Mail-Postfach der LHM abgelegt. Damit gelten sie als eingegangen bzw. zugestellt. Dabei ist der Präfix vor muenchen.de-mail.de unerheblich.

Das De-Mail-Gateway ruft die De-Mails beim Provider ab und prüft auf Basis der Adress-Mapping-Tabelle, ob der jeweiligen De-Mail-Adresse (...@....muenchen.de-mail.de) eine (interne) eMail zugeordnet ist, an die die De-Mail ausgeliefert werden soll. Gibt es keinen entsprechenden Eintrag in der Tabelle, wird die De-Mail automatisch an ein sogenanntes „Catch-All-Postfach“ weitergeleitet.

Demzufolge ist sicherzustellen, dass werktäglich alle De-Mails aus diesem Postfach abgerufen und manuell an die zuständige Stelle weitergeleitet werden.

Im Rahmen dieser organisatorischen Klärung ist auch der Umgang mit Irrläufern festzulegen, die fehlerhaft an die LHM adressiert wurden. (Beispiel: eine steuerlich relevante Nachricht geht statt beim Finanzamt bei der LHM ein).

Dabei ist aufgrund der bestehenden Anstandspflicht zur Weiterleitung fehlerhaft adressierter Post an die korrekte Dienststelle die Frage nach der Art und Weise der Weiterleitung zu klären: Sofern über De-Mail ein Schriftstück in das De-Mail-Postfach der LHM gelangt, obwohl die LHM nicht zuständig ist, wird die LHM über De-Mail dies dem Absender mitteilen, damit er die Möglichkeit der rechtssicheren Zustellung elektronischer Dokumente über De-Mail-Dienste auch gegenüber dem richtigen Empfänger nutzen kann.

Bestätigungsnachweise: Versand-, Eingangs- und Abholbestätigungen werden analog zum bislang üblichen Verfahren zu den Akten genommen. Basiert die führende Akte auf Papier, sind die Bestätigungsnachrichten gemeinsam mit den Prüfberichten ausgedruckt zum Akt zu nehmen.

Bestätigungsnachweise müssen in der Regel den versendeten De-Mails zugeordnet werden, auf die sie sich beziehen. Dies ist durch Vergabe einer „PrivateID“ in der De-Mail, beispielsweise eines Aktenzeichens, einer Vorgangsnummer usw. möglich. Die Bestätigungsnachweise liefern diese PrivatID zurück und gestatten so eine Zuordnung.

Gibt es keine eindeutige PrivatID oder soll dieses Feld nicht verwendet werden, gibt es eine zweite Möglichkeit der Zuordnung, die allerdings das Zurückholen der versendeten De-Mail vom Provider voraussetzt. Die Bestätigungsnachweise enthalten die eindeutige ID der De-Mail, auf die sie sich beziehen. Diese ID wird allerdings erst beim De-Mail-Provider (und nicht bereits auf dem De-Mail-Gateway) gesetzt. Aus diesem Grunde ist eine Rückübertragung der versendeten De-Mail erforderlich.

Lernen Sie auf der nächsten Seite Maßnahmen zur besseren Nutzung von De-Mail kennen.

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