Digitalisierung bei knappen Mitteln Zentrale Rolle der IT

Die Informationstechnologie muss als wichtiger Gestaltungspartner künftig noch stärker in die Modernisierung öffentlicher Einrichtungen integriert werden, meinen die Berater der Lünendonk GmbH.

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Im Branchendossier „Öffentliche Verwaltung“ sehen die Lünendonk-Berater die Behörden in einem „prekären Spannungsfeld“ wachsender Aufgaben, knapper Mittel und Digitalisierung. Mario Zillmann, Leiter Professional Services, bringt es auf den Punkt: „Die Öffentlichen Verwaltungen – egal ob auf Bundes-, Landes- oder Kommunalebene –, haben häufig mit denselben Problemen zu kämpfen: eine hohe Schuldenlast, hohe Kosten für die Verwaltung aufgrund langsamer analoger Prozesse und ein immer älter werdendes Fachpersonal.“

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Im Mittelpunkt: eGovernment

Daher sei das Thema eGovernment in den letzten Jahren in den Vordergrund gerückt. „eGovernment kann – auch kurzfristig – dabei helfen, die Effizienz der Verwaltung zu erhöhen und dadurch Kosten und Zeit zu sparen. Dies ist sowohl im Sinne der Verwaltung als auch der Bürger und Unternehmen“, fasst Zillmann zusammen. Und: „Damit Entscheidungen von einer breiteren Akzeptanz der Bürger getragen werden, müssen sie an ihnen beteiligt werden.“ Die Digitalisierung könne das wichtige Instrument „Bürgerbeteiligung“ stärken, da sie den Abstimmungsprozess schneller, transparenter und effizienter mache.

Was will der Bürger?

Die Bürger erwarten zeitgemäße Verwaltungsprozesse. Beispielhaft nennt das Dossier:

• Aktualität der Inhalte und Angebote von Ämtern,

• Vielfalt der online angebotenen eGovernment-Dienste,

• Zeitliche Unabhängigkeit von Öffnungszeiten von Dienststellen,

• Behördengänge online erledigen,

• Durchgängige/vollständige Abwicklung der Verwaltungsakte online,

• Schnelligkeit der behördlichen Vorgangserledigung zur persönlichen Zeitersparnis,

• Statusinformationen über aktuellen Bearbeitungsstand,

• Vertrauen in die jeweilige Behörde und in die eGovernment-Dienste.

Gleichzeitig aber werden vorhandene eGovernment-Angebote zu wenig genutzt. Die Online-Services seien zu komplex und unübersichtlich, Quantität gehe vor Qualität. Neben einer höheren Benutzerfreundlichkeit seien der Ausbau der Breitband-Infrastruktur und des mobilen Internets unabkömmlich. Für die Realisierung dieser Voraussetzungen sei die IT der zentrale Hebel. Sie fördere Produktivität und Bürgernähe und spare durch Servervirtualisierung, Zentralisierung der Rechenzentren und Standardisierung außerdem noch Kosten.

Best Practices

Lünendonk nennt zwei Praxisbeispiele. So hat das Bundesland Niedersachsen den Betrieb seiner PC-Arbeitsplatzsysteme an T-Systems ausgelagert. Das Projekt mit einer Laufzeit von zwölf Jahren hat ein Gesamtvolumen von 280 Millionen Euro und sieht vor, dass im ersten Schritt etwa 7.500 PC-Arbeitsplätze an den Behördenstandorten in ganz Niedersachsen sowie an den Außenstellen in Berlin und Brüssel modernisiert, standardisiert und durch den IT-Dienstleister betrieben werden.

Das Bundesland Baden-Württemberg hat zur Optimierung der Prozess-Effizienz ein zentrales SAP-System eingeführt, um das Reporting und – auf Basis eines einheitlichen Datenbestands – das Controlling zu verbessern.

Im Rahmen einer Studie betrachtete Lünendonk 30 öffentlich-rechtliche Unternehmen und Behörden bei entsprechenden Projekten. „Die Studie bestätigt, dass die Verbesserung der Prozess-Effizienz sowie der Kostenstrukturen oberste Priorität bei den geschäftlichen Zielen einnimmt“, erklärt Lünendonk. Ebenfalls oben angesiedelt sei die verbesserte Servicequalität.

„In diesem Zusammenhang spielt eGovernment eine zentrale Rolle“, so das Statement. Bessere und effizientere Abläufe innerhalb der Verwaltung seien zudem wichtig, um die Produktivität zu erhöhen – und die Attraktivität gegenüber potenziellen Mitarbeitern. „Reibungslose Verwaltungsabläufe durch ein Minimieren der Schnittstellenbrüche zwischen den Verwaltungen und Behörden sowie der Einsatz moderner Technologien wie Business Analytics, Dokumenten- und Archivierungsmanagement oder Automatisierungslösungen helfen ferner, die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern und die Öffentliche Verwaltung als Arbeitgeber attraktiver zu machen“, wird in der Studie bestätigt.

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