Zeiterfassung und Dienstplanung im Klinikum Zeit und Regalmeter sparen

Das Klinikum Garmisch-Partenkirchen ist mit 1.250 Mitarbeitern der zweitgrößte Arbeitgeber im Landkreis. Die Dienstplanung und Personalzeiterfassung komplett digital abzubilden, spart der Klinik mit ihren bis zu 600 verschiedenen Arbeitszeitmodellen Zeit und etliche Regalmeter.

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„Unser Ziel war es, die Arbeitszeiten all unserer 1.250 Mitarbeiter zu erfassen, zu dokumentieren und in einem System zusammenzuführen, was ja auch unsere Pflicht ist“, fasst Personalleiter Hansjörg Müller die Planungen seiner Klinik zusammen. Angesichts der beinahe täglichen Veränderungen im deutschen Arbeitsrecht war es eine ungeheure Herausforderung, den 24-Stundenbetrieb einer Klinik mit bis zu 600 verschiedenen Arbeitszeitmodellen zu organisieren.

Nun hat sich das Klinikum Garmisch-Partenkirchen für den Einsatz der „Zeus“-Software „Zeiterfassung“ und „Dienstplanung“ entschieden. Für die Personalleitung falle jetzt beispielsweise die zeitaufwendige Berechnung von Urlaubs- und Stundenrückstellungen zum Jahresende weg, die Mitarbeiter können im PC jederzeit ihr aktuelles Zeitkonto einsehen inklusive Überstunden und Schichtarten sowie Krankheitstage und Urlaubsansprüche.

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Für die Klinik ist die Verwaltung der zahlreichen Arbeitszeitmodelle einfacher geworden. Die ehemals getrennt erfassten Bereiche „Pflege“ und „Verwaltung“ laufen jetzt über die beiden Zeus-Module, sodass die Arbeitszeiten aller Klinikmitarbeiter erfasst und dokumentiert werden. Laut Softwarehersteller Isgus kann sich die Geschäftsführung nun via Auswertungen und Ausfallstatistiken jederzeit ein exaktes Bild über Effizienz und Auslastung des Klinikums machen und somit Abläufe und Prozesse kontinuierlich optimieren.

Tarifgesetz

Eine der größten Herausforderungen ist für Müller die praktische Umsetzung rechtlicher Vorgaben aus dem Tarifgesetz. „Es wird immer komplizierter und schwieriger“, urteilt er. Früher habe man als Pflegekraft wechselweise in allen drei Schichten, also Früh-, Spät- und Nachtschicht, arbeiten und in jeweils fünf Wochen durchschnittlich 40 Nachtdienststunden absolvieren müssen. Heute müsse man binnen eines Monats zweimal mehr als eine Nachtschicht absolvieren, um die Zulage zu bekommen.

Laut Urteil des Bundesarbeitsgerichts zählen Umkleide- und Wegezeiten zur Arbeitszeit, sodass es keine Rolle mehr spielt, wie weit der jeweilige Weg bis zur Station ist. Diese Praxis entspricht nicht nur der aktuellen Gesetzgebung, sondern beendet auch so manche Diskussion um gerechte Berechnung der Arbeitszeiten. Umsetzen lässt sich das höchstrichterliche Urteil laut Isgus mit Transpondern oder Chipkarten. Ohne eine solche Regelung wären Klinikmitarbeiter, die einen weiten Weg von der Umkleide bis zu ihrem Arbeitsplatz haben, benachteiligt. Da das Urteil im Dezember 2012 rechtskräftig wurde, muss das Klinikum Garmisch seinen Mitarbeitern die Umkleidezeiten durch entsprechende Zeitgutschriften nun rückwirkend vergüten.

Um auch in Zukunft ein attraktiver Arbeitgeber zu bleiben und ausreichend Fachkräfte für das Klinikum zu gewinnen, sei es erforderlich, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle anzubieten, schildert Müller den Wettbewerb um Fachkräfte im Pflegesektor – dieser sei im Wintersport-Mekka Garmisch besonders stark.

Wünsche berücksichtigen

In der neuen Dienstplanungs-Software könne man seinen individuellen Wunschdienstplan eingeben – zum Beispiel, mit welchen Kollegen am liebsten zusammengearbeitet wird. Anhand dieser Wunschdienstpläne kann die Stationsleitung dann die bevorzugten Arbeits- und Schichtzeiten einsehen und mit dem jeweiligen Personalbedarf abgleichen.

Zuviel Personal kann die Stationsleitung dabei nicht einplanen, da sofort ein roter Button als Warnmeldung erscheint, wenn mehr Personal im Dienstplan auftaucht, als die Pflegedirektorin des Klinikums Garmisch in den Voreinstellungen vorgegeben hat. Dazu kommt noch: Nicht nur die Anzahl der Mitarbeiter pro Station muss stimmen, sondern auch deren jeweilige Qualifikation. Ebenso müssen die Arbeitszeitkonten der Pflegekräfte im Wesentlichen ausgeglichen sein.

Der Faktor Personal sei im Krankenhaus mit 70 Prozent der höchste Kostenfaktor. Zwischen den Anforderungen der Geschäftsführung, den Wünschen der Mitarbeiter und den Notwendigkeiten der Patientenversorgung liegt der schmale Grat, auf dem sich Personalleiter Hansjörg Müller bewegt.

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