Baustein einer übergeordneten Digitalisierungsstrategie Wie E-Rechnungsprojekte gelingen

Um ihre spätestens seit April 2020 geltende Verpflichtung zu erfüllen, elektronische Rechnungen im XML-Format zu empfangen und zu verarbeiten, führen öffentliche Auftraggeber dafür geeignete Software ein.

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xSuite Group GmbH

Erfolgreich wird ein E-Rechnungsprojekt aber erst, wenn man dieses als Baustein einer übergeordneten Digitalisierungsstrategie versteht. Nicht nur die Annahme von E-Rechnungen ist wichtig, auch die anschließende Verarbeitung in regelbasierten Workflows. Beratung in den Organisationsprozessen und Akzeptanz der Beteiligten begründet den Erfolg. Mit der Chance den gesamten Arbeitsablauf neu zu denken, wird ein Arbeiten ohne Medienbrüche möglich.

Gemeinsame Spielregeln

Die häufigsten Fragen drehen sich um drei Themen: Welche Eingangskanäle werden angeboten? Wie erfolgt die Visualisierung? Werden Leitweg-IDs genutzt? Für den Rechnungseingang bieten Bund und Länder verschiedene Möglichkeiten wie Weberfassung, Upload in einem E-Rechnungsportal, Versand per E-Mail. Mit den Lieferanten ist zu klären, welcher Kommunikationsweg bevorzugt wird, welche Formate (XRechnung, ZUGFeRD), welche Informationen die Rechnung enthalten muss (Leitweg-ID, Bestellnummer, Kostenstelle…) und wie mit Anlagen umzugehen ist.

xSuite Group, Spezialist für die digitale Rechnungsverarbeitung, hat mehr als 50 E-Rechnungsprojekte bei öffentlichen Auftraggebern und Rechenzentren umgesetzt — mit den Verbandsmitgliedern in Summe über 400 Kunden. Roll-out-fähig, SAP-integriert, zertifiziert und lauffähig unter S/4HANA erfüllt die Lösung alle Ansprüche öffentlicher Auftraggeber/Kommunen. Sie bedient die SAP Module FI/MM, PSCD/PSM und den Kommunalmaster-Finanzen. Angenommen und verarbeitet werden alle Rechnungsformate: Papier, PDF, E-Mail, XRechnung, ZUGFeRD 2.x.

Buchhalter, Prüfer/Freigeber im Home-Office arbeiten wie gewohnt, da vom Rechnungseingang bis zur Zahlung alles digital und standortunabhängig läuft. Ein E-Rechnungsprojekt wird so zu einem echten „Game-Changer“.

Erfahrungsbericht

Wie ein erfolgreiches E-Rechnungsprojekt zu einem echten „Game-Changer“ für öffentliche Auftraggeber und Kommunen werden kann, erfahren Sie in diesem aufgezeichneten Webinar.

Die Autorin: Dina Haack, Produktmarketing Manager, xSuite Group

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