Definitionen Was ist die eAU?

Mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – kurz: eAU – wird der bisher analoge gelbe Schein abgelöst. Das entlastet die Arbeitnehmer: Sie müssen die AU nicht mehr selbstständig an die Krankenkasse und den Arbeitgeber weiterleiten, denn der Austausch der Daten findet digital über die Telematikinfrastruktur statt.

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Mit der Arbeits­unfähig­keits­beschein­igung (AU) – auch als „gelber Schein“ bekannt – weisen Arbeitnehmer nach, dass sie aufgrund einer Erkrankung nicht arbeitsfähig sind. Nach der Diagnose beim Arzt wird ihnen dafür jeweils eine Ausführung für den Arbeitgeber, die Krankenkasse und zum Selbstbehalt ausgestellt. Dass diese auch den jeweiligen Adressaten erreichen, musste der Arbeitnehmer bisher jedoch selbst sicherstellen – etwa indem er die AU per Post weiterleitete.

Dieser Schritt entfällt mit der elektronischen Arbeits­unfähig­keits­beschein­igung (eAU). Die Daten werden stattdessen direkt von der Praxis an die Krankenkassen übermittelt. Dafür sind die Vertreter des Gesundheitswesens – Praxen, Apotheken, Kliniken und Krankenkassen – an die Telematikinfrastruktur angeschlossen.

Vom Gesetz bis zur Einführung

Die Einführung der elektronischen Arbeits­unfähig­keits­beschein­igung wurde bereits 2019 im Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) beschlossen. Ab 1. Oktober 2021 sollten demnach die Praxen den gelben Schein nur noch elektronisch an die Krankenkassen übermitteln. Mit dem Entwurf des Dritten Büro­kratie­entlastungs­gesetz (BEG III) wurde das Vorhaben im September des selben Jahres nochmals bestätigt.

Die Einführung erfolgt dabei in zwei Schritten. Bis zum 1. Januar 2021 sollte zunächst der Versand der eAU von den Praxen an die Krankenkassen der Patienten und Patientinnen digitalisiert werden. Das Bundesministerium stimmte jedoch einer Übergangsregelung zu, die der Spitzenverband der Gesetzlichen Krankenkassen (GKV) zusammen mit der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) ausgearbeitet hat. Das Startdatum für die Anwendung verschob sich dadurch auf den 1. Oktober 2021. Praxen, die technische Schwierigkeiten bei der Umsetzung haben, dürfen jedoch noch bis 30. Juni 2022 die altbekannten Papierbelege ausgeben.

Der zweite Schritt befasst sich mit dem Arbeitgeberabrufverfahren. Ursprünglich sollte dieses bis zum 1. Juli 2022 umgesetzt werden, das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hatte jedoch im Parlament einen Änderungsantrag eingebracht und damit die verpflichtende Einführung um ein halbes Jahr auf den den 1. Januar 2023 verschoben.

Technische Voraussetzungen

Mit der Umstellung auf das digitale System müssen bei allen Beteiligten natürlich auch die technischen Voraussetzungen gegeben sein. So müssen Arztpraxen beispielsweise ihr Praxis­verwaltungs­system durch ein Update für die Erstellung der eAU fit machen und für den Versand den KIM-Dienst integrieren. Zudem benötigen sie ein eHealth-Kartenterminal – einerseits um sich bei der Telematikinfrastruktur zu authentifizieren, andererseits um die eAU zu signieren. Für letzteres ist zudem noch ein elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) notwendig.

Doch auch auf die Arbeitgeber kommen Neuerungen zu. Um am eAU-Verfahren teilzunehmen, brauchen diese – oder ihre Steuerberater – ein systemgeprüftes Entgelt­abrechnungs­programm beziehungsweise Zeiterfassungssystem mit der geforderten Schnittstelle für den Datenaustausch eAU.

So funktioniert die eAU

Nach der Diagnose ruft der Arzt die Arbeits­unfähig­keits­beschein­igung in seinem Praxis­verwaltungs­system auf und befüllt sie. Die Meldung umfasst dabei die gleichen Daten, die auch auf der herkömmlichen AU vermerkt sind:

• Name des Versicherten,

• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit,

• das Ausstellungsdatum,

• ein Hinweis, ob es sich um eine Erst- oder Folgemeldung handelt,

• ein Vermerk, ob es Anhaltspunkte für einen (Arbeits-) Unfall oder eine Berufskrankheit gibt,

• die Diagnose.

Anschließend wird die eAU mithilfe des Heilberufs­ausweises signiert und an die Krankenkassen übermittelt. Da es, um den Aufwand für die Praxen zu verringern, auch eine sogenannte Stapelsignatur gibt, kann es sein, dass die Übermittlung nur einmal am Tag vorgenommen wird.

Sobald die eAU jedoch bei den Krankenkassen vorliegt und geprüft wurde, müssen Arbeitnehmer ihren Arbeitgeber darüber informieren. Abschließend lädt der Arbeitgeber die Daten elektronisch herunter. Wie beim gelben Schein hat er dabei keinen Zugriff auf die vom Arzt gestellte Diagnose. Liegt die eAU bei der Anfragen noch nicht vor, wird das Kennzeichen „4“ zurückgemeldet: „eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“.

eAU kommt nicht für alle

Zwar ist die eAU gesetzlich verpflichtend, doch Ausnahmen bestätigen bekanntlich die Regel: So sind etwa Minijobs in Privathaushalten von dem Verfahren ausgenommen. Auch für private Versicherte greifen die Gesetze nicht. Beide Parteien müssen weiterhin die AU-Bescheinigung in Papierform einreichen. Zudem können Ärzte, die nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen, keine eAU ausstellen.

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