Cloud Computing, KI und Co. Verwaltungen bleiben weiter zurückhaltend

Zweifellos haben die Öffentlichen Verwaltungen in Deutschland während der Pandemie bei der Digitalisierung Boden gut gemacht. Doch es bleiben Defizite. Die Situation ist kompliziert und nicht zuletzt beim Einsatz moderner Technologien bleiben Defizite.

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Deutlich wird das auch durch die Ergebnisse der Resilienz-Studie von Sopra Steria. Gleich zu Beginn heißt es dort: „Ein erheblicher Teil der Verwaltungen in Deutschland hat den Stresstest Corona bestanden.“ Unterschiede zeigten sich jedoch auf den föderalen Ebenen: Bis Ende 2020 hätten laut Beamtenbund auf Bundesebene 67 Prozent der Beschäftigten dauerhaft ins Homeoffice wechseln, auf Landesebene waren es 55 Prozent und auf kommunaler Ebene 37 Prozent. Doch auch nach über einem Jahr Corona-Pandemie zeige sich, dass zeitlich und örtlich flexibles Arbeiten für Bund, Länder und Kommunen weiterhin eine akute Herausforderung sei.

Papierakte noch immer Standard

Nach Meinung der Analysten von Sopra Steria liegt das auch daran, dass das papierlose Büro noch kein flächendeckender Standard ist. „Mitarbeitende von Behörden können nicht einfach Akten mit nach Hause nehmen und abends in ihren privaten Schrank legen. Sie müssen die Dokumente gegen fremden Zugriff sichern, teilweise auch vor Feuer schützen“, sagt Ulf Glöckner, Head of Public Sector bei Sopra Steria Next.

Das soll sich nun ändern: Digitalisierungsvorhaben wie eAkte und eScannen werden die Resilienz der Öffentlichen Verwaltung nach Meinung der Autoren künftig weiter steigern. „Diese Programme haben bereits jetzt einen großen Anteil daran, dass Behörden schnell auf dezentrales Arbeiten umschalten konnten. Weitere Vorhaben der IT-Konsolidierung, wie die bundesweit abgestimmte Lösung zur Einführung der elektronischen Personalakte, werden dafür sorgen, dass deutlich mehr Verwaltungsfachkräfte dezentral arbeiten können“, so Glöckner.

Kommunikation mit dem Bürger leidet

Als weitere Herausforderung betrachten sieben von zehn Verwaltungen, wie sie die von Bund und Ländern geplanten Corona-Maßnahmen umsetzen. sollen. Das Überführen der Verordnungen in praktisches Verwaltungshandeln binde eine Menge Ressourcen. Mehr als die Hälfte der Behörden (54 Prozent) habe zudem Probleme bei der Kommunikation, sowohl mit den Bürgerinnen und Bürgern als auch intern.

„Im Homeoffice fehlt der kurze Dienstweg, also der Informationsaustausch über den Schreibtisch hinweg oder auf dem Weg zur nächsten Besprechung. Die Umgewöhnung dauert in Behörden sicherlich etwas länger als in Wirtschaftsunternehmen, in denen bereits häufiger standortübergreifend gearbeitet wird“, erläutert Change-Management-Experte Ulf Glöckner von Sopra Steria Next.

IT-Sicherheit deutlich erhöht

Die Steigerung der Widerstandsfähigkeit bleibt jedoch für jede zweite Behörde über die aktuelle Krise hinaus auch weiterhin ein strategisches Thema. Das gilt laut Studie auch für die Behörden-CIOs: 63 Prozent der Öffentlichen Verwaltungen hätten in die Sicherheit ihrer IT-Systeme gegenüber Cyberangriffen investiert. 47 Prozent haben IT-Personal aufgestockt, beispielsweise in Schulen, und jede dritte Behörde besitzt inzwischen mehr Kapazitätsreserven in den Rechenzentren.

Langsame Annäherung an neue Technologien

Eine spürbare Steigerung der Nutzung neuer digitaler Technologien ist als Folge der Corona-Pandemie allerdings noch nicht zu spüren, so die Studie. Nur ein Fünftel der befragten Verwaltungen setzt beispielsweise gezielt auf Cloud Computing, um schneller und flexibler zu sein. Die Automatisierung von Prozessen ist für elf Prozent als resilienzfördernde Maßnahme ein Thema, die verstärkte Auswertung von Daten für neun Prozent. „Man sieht sehr deutlich, dass Bund, Länder und Kommunen die Digitalisierung Schritt für Schritt angehen und andere Themen derzeit Vorrang haben. Der Einsatz neuer Technologien wird von den Behörden allerdings zunehmend mitgedacht“, sagt Ulf Glöckner. mk

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