Transparenz über Assets, Lizenzen und Kosten Uni Wien verwaltet ihre Arbeitsplätze effizient

Die Universität Wien hat die Verwaltung aller Arbeitsplätze vereinheitlicht – organisatorisch, technisch und lizenzrechtlich. In diesem Zuge wurden zwei parallel betriebene Systeme abgelöst.

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Mit rund 9.700 Mitarbeitern, 93.000 Studierenden, 19 Fakultäten und Zentren und über 180 Studien ist die Universität Wien die größte Forschungs- und Bildungsinstitution in Österreich. Der Zentrale Informatikdienst (ZID) sowie mehr als 200 EDV-Beauftragte in den Fakultäten und Zentralen der Universität Wien verwalten rund 12.000 Arbeitsplätze.

Darunter fallen nicht nur die Arbeitsplätze von wissenschaftlichem und administrativem Personal, sondern auch Seminarräume für Studierende, also für wechselnde Anwender. In der Vergangenheit wurden hierfür zwei unterschiedliche Deployment-Systeme eingesetzt.

„Wir hatten unter anderem eine eigene Lösung im Einsatz, deren Weiterentwicklung nicht gesichert war und haben daher nach einer kommerziellen Lösung gesucht, die eine vereinheitlichte Verwaltung aller Arbeitsplätze ermöglicht, und zwar nicht nur organisatorisch und technisch, sondern auch lizenzrechtlich korrekt“, erklärt Eva Birnbacher, verantwortlich für Licensing & Training der Abteilung Managed Services am Zentralen Informatikdienst der Universität Wien. Die Wahl fiel nach einer Ausschreibung auf Matrix42.

2012 wurde mit der Einführung von Empirum (Software für die Verwaltung von Arbeitsplätzen) gestartet. 2013 wurde dies mit dem Service Catalog, über den die Anwender wie in einem Webshop lizenzpflichtige Software beziehen können, ergänzt. In der Folge kamen das Lizenz- und Vertragsmanagement dazu.

Heterogene Ausgangslage

4.500 der zu verwaltenden Arbeitsplätze sind „fully managed“ Instanzen. Darunter fallen PCs und Laptops der Universität Wien, die in einer einheitlichen Domäne organisiert und weitestgehend standardisiert sind. Die anderen rund 7.500 Geräte sind „unmanaged“ Instanzen. Darunter sind von der Universität Wien zur Verfügung gestellte, aber vom Benutzer selbst verwaltete Endgeräte verschiedenster Hersteller mit unterschiedlichen Betriebssystemen zu verstehen.

Den Projektverlauf kommentiert Birnbacher dennoch positiv. Im „managed“ Bereich habe man einen Ubuntu-Linux-Client entwickelt, um auch Linux-Geräte abdecken zu können. „Gemeinsam mit den Experten der TAP.DE haben wir darüber hinaus für unmanaged Windows-Geräte ein Tool entwickelt, das eine Inventarisierung im Selfservice ermöglicht, um auch diese Geräte einfach und schnell ins System zu bringen“, so Birnbacher. In Eigenentwicklung habe man schließlich auch für alle Apple-Geräte eine entsprechende Lösung entwickelt.

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