Faktoren, die Anwender berücksichtigen sollten Tipps von IDC: E-Mail- und Kollaborations-Umgebungen konsolidieren

Unternehmen setzen heute, je nach Branche und Firmengröße, unterschiedliche E-Mail- und Kollaborationssysteme ein. Zahlreiche Firmen stellen dies mittlerweile auf den Prüfstand. Bei der Konsolidierung sind einige Faktoren zu berücksichtigen.

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Net at Work GmbH

USU Software AG

SmartDocuments Deutschland GmbH

IDC Central Europe GmbH

Oftmals werden sogar mehrere separate E-Mail- und Kollaborationssysteme in Organisationen parallel betrieben. Die Gründe hierfür sind vielfältig, so sind beispielsweise in den vergangenen Jahren im Zuge von Mergern und Akquisitionen oder auch durch Internationalisierung in den Unternehmen teilweise bunt gemischte, heterogene IT-Landschaften entstanden.

IDC beobachtet derzeit verstärkt, dass viele Firmen diesen Wildwuchs nun auf den Prüfstand stellen, und die Strategie verfolgen, auf eine zentral-gesteuerte Plattform zu migrieren und dabei vor allem zu konsolidieren. Ein wesentlicher Treiber für diese Entwicklung ist dabei natürlich, die Kosten für den E-Mail Betrieb zu senken, sowohl bei der Konsolidierung von E-Mail-Umgebungen eines Anbieters, zum Beispiel mehrere Notes-Umgebungen oder mehrere Outlook-Umgebungen, als auch bei der Migration von mehreren Anbietern auf einen Anbieter (Single Vendor Strategie).

Anwender sollten bei ihren Konsolidierungsbestrebungen folgende Faktoren berücksichtigen: Die Aufstellung der aktuellen IT-Landschaft muss analysiert werden, angestrebte Ziele sollten definiert und die Kosten für alternative Möglichkeiten kalkuliert werden. In manchen Fällen ist es zudem aufgrund von Sicherheitsaspekten notwendig, gewisse E-Mail-Systeme trotz aller Konsolidierungsbestrebungen getrennt weiter zu betreiben.

Mehrere Wege

Aus Sicht von IDC haben Anwender heute viele verschiedene Möglichkeit bei der Konsolidierung ihrer E-Mail- und Kollaborationslösungen. Zum einen kann die Software wie gewohnt auf dem Client installiert und als Lizenz, also On Premise, erworben werden. Es stehen mittlerweile aber auch verschiedene andere Alternativen zur Auswahl, wie die Bereitstellung als gehostete Variante oder aus der Cloud. Die großen Anbieter in diesem Umfeld bieten daher unterschiedliche Bereitstellungs- und Bezahlungsmodelle an, zwischen denen der Kunde die freie Entscheidung hat.

Zum anderen läuft die Mehrheit der On-Premise-E-Mail-Server-Produkte auf der gängigen Hardware, wie x86-Server mit Betriebssystemen von Microsoft und Linux. Daher wird die Wahl der Kunden bei der Konsolidierung von mehreren Systemen nicht durch Faktoren wie beispielsweise Wiederverwendbarkeit von Hardware oder Implementierung von E-Mail-Systemen auf virtualisierten x86-Umgebungen limitiert.

Entscheidend ist aus Sicht von IDC aber vor allem die sorgfältige Analyse der Nutzeranforderungen, von sehr mobilen bis hin zu physisch an das Büro gebundenen Mitarbeitern, um schließlich die richtige Funktionalität einzusetzen. Die meisten Hersteller in diesem Umfeld bieten hierzu eine Reihe von Produkten mit skalierbaren Preismodellen, Funktionsumfängen und Supportmodellen.

IDC beobachtet zunehmend einen Trend, der durch E-Mail Clients und Webmail Services in Richtung Integration von Kollaborationssystemen (E-Mail, Kalender, Web Konferenzen, Instant Messaging) und Geschäftsprozessanwendungen (Sales Automation, Portale, Office Productivity Suites) getrieben wird. Die vier bis fünf größten Anbieter in diesem Umfeld haben alle ein breites Portfolio zu diesen Themen im Angebot. Die einzelnen Komponenten können daher sowohl von einem Anbieter bezogen werden oder auch verschiedene Anbieter gemischt und durch spezielle Tools miteinander integriert werden.

Die Vielfalt an Wahlmöglichkeiten ist natürlich sehr begrüßenswert, erhöht aber auch die Komplexität bei der Entscheidungsfindung. Anwender, die ein solches Migrations- und Konsolidierungsprojekt planen, sollten daher strategisch an das Projekt herangehen, einen sauberen Business Case aufstellen und insbesondere auch die Implementierung schon frühzeitig und auf lange Sicht planen.

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