De-Mail-Einführung in Ämtern und Behörden So wird die elektronische Kommunikation zum Erfolg

Die Schlagworte eGovernment und Digitalisierung der Gesellschaft sind in aller M­unde. Der neue Personalausweis (nPA) feierte Ende 2011 seinen ersten Geburtstag, der E-Postbrief ist seit über einem Jahr auf dem Markt und auf der CeBIT wird der Start der ersten akkreditierten De-Mail-Diensteanbieter (DMDA) erwartet.

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Für die rechtssichere elektronische Kommunikation zwischen Bürgern, Unternehmen und Verwaltung stehen damit innovative und moderne Technologien zur Verfügung. Es besteht nunmehr die Möglichkeit, den Bürgern unterschiedliche Kommunikationswege anzubieten.

So eignet sich der nPA für den sicheren Down- und Upload von Anträgen durch authentifizierte Bürger.

Die De-Mail ist hingegen geeignet, wenn eine Kommunikation vergleichbar zu einer Papierpostkommunikation umgesetzt werden soll.

Der Weg zur elektronischen Poststelle

Voraussetzung für die Nutzung von De-Mail-Diensten ist ein entsprechender Account bei einem DMDA. Im Rahmen der Beantragung erfolgt die sichere Erstregistrierung inklusive Identifikation jedes künftigen Account-Inhabers (Bürger, Unternehmen oder öffentliche Stellen) mittels Personalausweis, Registerauszug oder vergleichbarer Dokumente.

Wesentliche Aspekte der Nutzung von De-Mail sind daher die Authentizität von Sender und Empfänger, der Integrität der versendeten Nachricht sowie die Vertraulichkeit bei der Übertragung. Durch Bestätigungsnachweise des De-Mail-Versands können zusätzlich gerichtsfeste nachweisbare Quittungen auf Sender- und auf Empfängerseite generiert werden.

Aus rechtlicher Sicht ist das Einstellen der De-Mail in das Benutzerkonto mit dem Einwerfen eines Briefs in den hauseigenen Briefkasten vergleichbar. Ab diesem Zeitpunkt gilt das Dokument als eingegangen und eventuelle Fristen beginnen zu laufen.

Der gewerbliche oder behördliche Empfänger muss – wie bei der heutigen Papierpost – die fristgerechte weitere Verarbeitung innerhalb seiner Organisation sicherstellen.

In der Kommunikation mit Menschen können bei der Adressierung jedoch Fehler entstehen. Unternehmen und Behörden müssen als Empfänger daher sicherstellen, dass auch nicht direkt zuordenbare Versendungen das gewünschte Ziel innerhalb der Organisation finden. Eine manuelle Bearbeitung und Zuordnung der Eingänge zu den entsprechenden Empfängern wird daher in Zweifelsfällen durchgeführt werden müssen.

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